NUEVA ISO 9001:2015

Durante las auditorias de los Sistemas de Gestión de la Calidad basadas en la norma ISO 9001, al comprobar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos por dicha norma se detectan una serie de No Conformidades.

Cuando hablamos de No Conformidades, nos estamos refiriendo al incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en la ISO9001, en la documentación del sistema de gestión o en la legislación que se puede aplicar al producto o servicio ofrecido por la organización.

En este artículo y en posteriores, hablaremos de las no conformidades que se producen frecuentemente y que se detectan durante el proceso de auditoría del Sistema de Gestión de Calidad.

Las no conformidades se producen en los requisitos de la ISO-9001, es decir, a partir del punto 4 de dicha norma. Desglosaremos cada uno de los puntos de la norma en los que sea posible definir las no conformidades más reiterativas que se producen en cada uno de ellos.

En el apartado 4, se encuentran los requisitos de la documentación correspondiente a la cláusula 4.2. En este punto pueden producirse numerosas no conformidades.

En concreto en el 4.2.2. Manual de la calidad, las no conformidades más comunes son:

• No se menciona cuál es el alcance concreto del sistema de gestión de calidad.
• No se muestra la planificación del sistema, en el que se determine la relación existente entre los procesos y los documentos en los que están descritos.
• Falta de justificación de exclusiones.
• No se citan los procedimientos relacionados a cada uno de los requerimientos de la norma ISO 9001.

En el apartado 4.2.3. Control de la documentación, encontramos no conformidades que conllevan a que el proceso de certificación de la norma no concluya con éxito:

• Insuficiente control de las copias distribuidas. En las auditorias, es muy común que se realicen copias de revisiones anticuadas de los procesos.
• Se encuentran listados de documentación y registros que incluyen la fecha tanto de aprobación como del estado de revisión sin actualizar después de haber realizado las modificaciones oportunas.
• No se dispone de la documentación necesaria para los responsables.
• Es muy frecuente que los nombres de los responsables de la revisión y aprobación de ciertas tareas, no coincidan con los que lo han ejecutado realmente.
• En muchas ocasiones se distribuye  a través de medios informáticos, documentos del sistema de gestión sin que estén protegidos adecuadamente y sin especificar que las copias impresas no tienen valor.
• Se hace uso de formatos de registro que no están incluidos en la documentación del sistema de gestión.

Como ya hemos mencionado antes, en las próximas semanas seguiremos hablando de las no conformidades más comunes que se producen en las auditorias.

La Plataforma Tecnológica ISOTools cuenta con un sistema de alertas que avisa de aquellas actividades tenemos que llevar a cabo y cuándo, evitando que se produzcan no conformidades.