ISO/DIS 9001 Mejora

Nueva ISO 9001

El ISO/DIS 9001 es el documento de referencia que tenemos a fecha de hoy sobre la nueva ISO 9001:2015 y, que post a post hemos ido analizando durante estos últimos meses. Este análisis es de gran importancia pues se trata del documento antecesor del borrador definitivo de la norma y, aunque aún puede haber más cambios, ya están casi todas las modificaciones relevantes realizadas dentro del proceso de revisión del estándar internacional ISO9001.

El siguiente borrador que estamos esperando en este proceso de revisión de la norma ISO 9001 es el FDIS, tras él lo que quedará será la publicación definitiva de la norma, prevista para septiembre de 2015.

En este recorrido hemos comparado los cambios sucedidos desde el primer borrador, el ISO/CD 9001 publicado el 3 de junio de 2013 , al segundo, el ISO/DIS 9001 publicado el 10 de julio de 2014. Y se ha podido comprobar que los cambios anunciados en la norma se han materializado:

• Se mantiene el enfoque basado en procesos.
• La redacción se vuelve más sencilla para el sector servicios.
• Desaparecen las medidas preventivas por el concepto gestión del riesgo.
• Los términos “documentos” y “registros” son sustituidos por “información documentada”.
• Se menciona a las partes interesadas.
• Se centran esfuerzos en la gestión del cambio.
• Se fortalece la mejora continua.
• Desaparece el Manual de Calidad.
• La alta dirección desempeñará las funciones del rol de los representantes de dirección.

Este post pone fin al estudio del actual borrador de la norma ISO 9001:2015, por tanto nos ocuparemos de su última cláusula:

10. Mejora

10.1 Generalidades

La organización, por su parte, tiene que determinar y seleccionar qué oportunidades de mejora existen e implementar acciones que busquen satisfacer las necesidades de sus clientes y mejorar las mismas.

Pero, ¿de qué mejoras hablamos? Estamos hablando de mejoras que incluyan:

• Mejoras de procesos para prevenir que se produzcan no conformidades.
• Mejoras en productos y servicios para satisfacer los requisitos previstos.
• Mejora de los resultados del Sistema de Gestión de la Calidad.

Estas mejoras se pueden poner en práctica de diferentes formas:

• Reactiva, como acciones correctivas.
• Incremental, con la mejora continua.
• Por cambio de paso, como por detección.
• Creativa, debido a la innovación.
• Por reorganización, o por transformación.

10.2 No conformidades y acciones correctivas

10.2.1 En ocasiones se producen en el seno de una organización no conformidades, algunas derivadas de las quejas presentadas por clientes. Ante esto, el ISO/DIS 9001 propone:

• Reaccionar a la no conformidad y según corresponda:

o Adoptar medidas para corregirla y controlarla.

o Afrontar las consecuencias de la misma.

• Evaluar la necesidad de implantar medidas que eliminen la causa o causas de la no conformidad para poder:

o Revisar la no conformidad.

o Determinar las causas de la no conformidad.

o Determinar si se pueden dar o existen no conformidades similares.

• Ejecutar las acciones que sean necesarias.
• Revisar la eficacia de las medidas correctivas implantadas y llevadas a cabo.
• Efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 si fuera necesario.

Las acciones correctivas que se lleven a cabo deben ser siempre apropiadas a los efectos de las no conformidades detectadas, y buscan reducir la probabilidad de recurrencia a un nivel aceptable.

Puede darse el caso de que en ocasiones sea imposible eliminar la causa de la no conformidad.

Actualmente, con la versión vigente de ISO 9001, los auditores se encuentran repetidamente ciertas no conformidades a lo largo de los requisitos de la norma, algunos ejemplos son:

• No estar definida la educación, formación, habilidades y experiencia necesarias para cada puesto de trabajo.
• Ausencia de definición de responsabilidades para la aprobación de ofertas y contratos.
• No existe planificación documentada referente al diseño de los productos.
• No se encuentran definidos los criterios para la validación.
• La muestra de cuestionarios de clientes analizados no es representativa del total de clientes.

Probablemente algunas de las no conformidades desaparezcan con la nueva versión debido al cambio en los requisitos.

10.2.2 De todo este trabajo, la organización ha de preservar las evidencias o pruebas de las actuaciones ejecutadas. Tales evidencias se mantendrán como información documentada, y pondrán de manifiesto:

• La naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción llevada a cabo posteriormente.
• Los resultados obtenidos tras aplicar cualquier acción correctiva.

10.3 Mejora continua

Hemos mencionado al principio de este post las novedades con las que se publicará la nueva ISO 9001 versión 2015, y entre ellas se encontraba el fortalecimiento de la mejora continua.

Este documento, el ISO/DIS 9001, indica que la organización, que voluntariamente implante este Sistema de Gestión de la Calidad, está en la obligación de mejorar continuamente la idoneidad, adecuación, y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001, para que siga funcionando correctamente y ofreciéndonos los resultados que buscamos.

Para ello, se deben considerar tanto los resultados del análisis como de la evaluación, así como los resultados de la revisión por la dirección. La utilidad de esto radica en confirmar si existen áreas de bajo rendimiento y en identificar las oportunidades a abordar como parte de la mejora continua.

Sea cual sea el caso, es necesario utilizar metodologías y herramientas aplicables en la investigación de las causas del bajo rendimiento y en el apoyo de la mejora continua.

Si volvemos la vista atrás y retomamos el ISO/CD 9001 en esta misma sección de mejora, podemos comparar ambos borradores. Vemos que el primer apartado, generalidades, no aparecía, se muestra como novedad en el borrador ISO/DIS 9001. Y si seguimos leyendo comprobamos que la parte dedicada a no conformidades y acciones correctivas mantiene su contenido, aunque cambia de estructura, y, en último lugar el apartado de mejora continua ofrece pequeñas modificaciones, centrando su atención en identificar áreas de bajo rendimiento y oportunidades de mejora para la organización.

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