ISO 9001: Sus funciones en los negocios

ISO 9001

ISO 9001 se instala en pequeñas, medianas y grandes organizaciones para resolver o solventar las carencias que se encuentran en el día a día.

Hay que entender que estamos en un mundo globalizado, por lo que las necesidades y retos que tenga una organización hay que tratarlos desde ese punto de vista.

En esta dimensión el entorno en el que se desarrolla una actividad cambia constantemente, por lo que de un modo u otro afectará a la organización, a los productos o servicios, a la competencia, y al desarrollo tecnológico.

Al igual que cambia el entorno lo hace la validez u obsolescencia de procesos, productos y servicios. Es decir que lo que antes les conducía al éxito ya no lo hace, es entonces cuando la organización se pregunta qué ha pasado y por qué. En esta situación la organización tendrá sistemas o actividades que no pueden responder a los cambios del entorno, es decir han quedado obsoletos.

Ahora ya los clientes no se conformarán con lo que la organización viene ofreciendo, quieren calidad en los productos y servicios.

Aunque el entorno, exigencias del cliente u otros factores cambien, los accionistas, dueños y el corporativo piden resultados, una planificación estratégica adecuada y una apropiada gestión de los riesgos del negocio.

Por estos motivos las organizaciones deben servirse de una herramienta adecuada que responda de forma racional a dichas necesidades y se anticipe en la medida de lo posible.

La herramienta perfecta para lograr los resultados deseados es un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.

Un Sistema de Gestión de la Calidad debería constituir una nueva forma de trabajar y que permita a la organización alcanzar sus objetivos, aportar valor añadido a sus productos y servicios, satisfacer a sus clientes y desarrollar y mantener ventajas competitivas que los diferencie del resto.

El éxito de la adopción del Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 radica en gran parte en la aceptación de los cambios y la visión proactiva por parte del personal.

Para definir con precisión los objetivos y resultados que deseamos obtener del sistema, es necesario partir del análisis actual de la organización, su entorno, mercado y competencia. Además, se deberán actualizar continuamente los objetivos y metas para seguir cumpliendo con la satisfacción del cliente.

Por lo general existen cinco razones que apoyan la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:

1. Aumentar la calidad y valor añadido en procesos, productos y servicios.
2. Fomentar la creatividad, la innovación y el aprendizaje organizacional.
3. Aumentar la eficiencia de las actividades.
4. Optimizar la productividad.
5. Mejorar la posición competitiva de la organización en el mercado.

Las ventajas que puede encontrar una entidad al implementar la norma ISO-9001 respecto al modo anterior de operar son:

• La organización sabe que funciona bien y así puede cumplir con los objetivos propios de la misma. Para esto es primordial que los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad estén alineados con los objetivos del negocio, de no ser así el sistema no servirá para que la organización cumpla sus metas y objetivos.
• Existe un sistema que ofrece la oportunidad de gestionar, con calidad, el desarrollo de todas sus actividades. Además con él podemos analizar el desempeño de forma integral y detectar oportunidades de mejora que repercutirán en él.
• Se consigue una forma de organizar el trabajo mejor y más simple. El enfoque por procesos y los equipos de trabajo multifuncionales permiten producir resultados superiores gracias a la sinergia generada por la integración de las distintas habilidades y experiencias de cada miembro.
• El Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 permite establecer una auténtica cadena de valor con proveedores y clientes.

Aunque hemos descrito las ventajas que tiene trabajar con ISO 9001 respecto a no hacerlo, es destacable mencionar qué beneficios puede obtener la organización de ella. Aunque parezca algo obvio, muchas organizaciones cuando tienen la norma implantada comienzan a buscar los beneficios obtenidos.

Antes de nada, en el momento que una organización comienza a desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, debe definir cuáles son los beneficios que espera de él.

Tanto estos beneficios definidos previamente como los objetivos deben constituir las exigencias de diseño del sistema, además son los factores clave del éxito del mismo.

Los beneficios que más frecuentemente espera una organización de ISO-9001 son:

• Cumplir los objetivos de la organización.
• Ser competitivos.
• Ser eficaces para cumplir con el compromiso adquirido con los clientes.
• Ser eficientes en el desarrollo de actividades.
• Simplificar la comunicación entre las diferentes áreas de la organización.
• Garantizar que todos los miembros de la organización trabajan para cumplir con las exigencias del cliente.

ISO 9001 es una norma que para nada está restringida al ámbito de las grandes empresas, las Pymes pueden optar a este tipo de sistemas, tener éxito, crecer y desarrollarse, aunque eso sí son más vulnerables en caso de fallos.

Si una empresa grande falla en la implementación de ISO-9001 no tiene consecuencias tan terribles como si le sucede a una Pyme. En las grandes empresas justificar un fracaso es bastante simple, lo que suelen hacer es que cuando han amortizado la inversión explican que el sistema cumplió su ciclo y lo abandonan o buscan alguno que lo sustituyan.

En el caso de las Pymes si se produce un fallo pueden llegar a morir. Para evitar el fracaso es necesario no dejarse llevar por lo que dicen otros y centrarse en el funcionamiento de nuestro sistema. En ellas tanto la dirección como accionistas suelen ser la misma persona, y una reunión entre los integrantes de la organización puede solucionar problemas y discutir la situación actual de la misma.

Las Pymes tienen sistemas y procesos simples, el personal operativo es eficaz y sabe cómo actuar, por ello la posibilidad de implementar con éxito esos sistemas es más alta y menos compleja que en el caso de las grandes empresas.

Esto es aplicable tanto a la vigente ISO 9001:2008 como a la futura ISO 9001:2015, pues el Sistema de Gestión de la Calidad siempre va a buscar proporcionar a la empresa unas ventajas y unos beneficios propios y que los diferencien del resto

Software para ISO 9001

El Software ISO para los Sistemas de Gestión de la Calidad se emplea a través de sus diferentes aplicaciones para integrar dicho sistema en la organización de forma automatizada. Tanto para las empresas grandes como para las Pymes constituye una herramienta perfecta que puede solucionar grandes problemas a la hora de la implementación y mantenimiento del mismo, y por tanto será más fácil poner solución a los fallos que comentábamos antes.