ISO 9001:2015 Análisis del contexto interno y externo

• Identificar aspectos que puedan ser posibles oportunidades o amenazas de la organización.
• Agrupar dichos elementos por factores.
• Clasificar el factor como amenaza o como oportunidad.
• Calificar y priorizar las amenazas y las oportunidades.
• Ponderar el impacto que tiene la oportunidad y/o la amenaza en la organización y su actividad.
• Identificar oportunidades y amenazas de acorde a su impacto de negocio.

Además de la matriz POAM podemos emplear lo que se denomina análisis competitivo. Este análisis es un proceso que consiste en relacionar la organización con su entorno. Es de gran utilidad porque sirve para identificar debilidades y fortalezas de la organización, al igual que oportunidades y amenazas de su mercado objetivo. Para ello debemos conocer:

• La naturaleza y el éxito de los cambios que pueda tener nuestra competencia.
• La respuesta que pueda dar la competencia ante nuevos movimientos estratégicos de otras empresas.
• La reacción y adaptación de nuestros competidores ante posibles cambios en su entorno.

Análisis interno

El contexto interno, aspecto a incluir en el Sistema de Gestión de la Calidad de ISO 9001 versión 2015, de una organización está condicionado por unos factores clave, algunos expuestos más arriba, y que condicionan el desempeño de la misma.

Entre estos factores podemos destacar:

• Leyes orgánicas.
• Recursos humanos.
• Cultura organizacional, compromisos, valores.
• Áreas relevantes.
• Estructura formal.
• Procesos, funciones.
• Tecnología disponible.
• Recursos financieros.
• Redes de comunicación, tanto formales como informales.

Por un lado, las organizaciones se sirven de auditorías para evaluar el desempeño de la organización comparado con el de la competencia. Normalmente, el análisis interno de la compañía complementa y valida dicho análisis con un estudio detallado del entorno y de su competencia.

Por otro lado, existen herramientas como el perfil de capacidad interna (PCI) que se emplea para evaluar las fortalezas y debilidades en relación con las oportunidades y amenazas que le presenta el medio externo.

El perfil de capacidad interna o PCI aborda cinco categorías:

• Capacidad directiva.
• Capacidad competitiva.
• Capacidad financiera.
• Capacidad tecnológica.
• Capacidad de talento humano.

La elaboración de un PCI pasa por una serie de pasos, estos son:

• Recopilar la información sobre todas las capacidades objeto de análisis.

Es necesario conseguir y procesar información sobre cada una de las capacidades que van a formar parte del PCI.

• Formar los grupos estratégicos.

  Los grupos estratégicos podemos formarlos de diferentes modos:

  • Según la estructura organizacional.
  • Por grupos estratégicos.
  • Participación total.

En relación a este último tipo se procede a elaborar una encuesta general, involucrando así a todos los miembros de la organización. Los resultados de estas encuestas se analizan en grupos por áreas funcionales y se integran en un diagnóstico corporativo.

Cuanto más amplia es la participación, mayor es la integración y el compromiso que existen con el plan estratégico.

• Identificar fortalezas y debilidades.

Será imprescindible identificar todas las fortalezas y debilidades existentes en la organización. Una recomendación es realizar una tormenta de ideas, completa y exhaustiva, en la que se involucren todos los grupos estratégicos. Debido a que los miembros que participan en el diagnóstico estratégico conocen sobradamente a la organización, con este ejercicio de tormenta de ideas las fortalezas y debilidades identificadas serán las más correctas.

• Agrupar las fortalezas y debilidades identificadas en directivas, competitivas, financieras, tecnológicas o de talento humano.
• Calificar y priorizar las fortalezas y debilidades.

Tras la tormenta de ideas, se deben seleccionar los factores claves que representen las fortalezas y debilidades de la organización.

Normalmente se realiza un análisis de Pareto que nos permite identificar el 20% de los factores que explican el 80% de debilidades y fortalezas de la compañía.

Si optamos por la encuesta general de la que hablábamos, la priorización la podemos realizar mediante un análisis ponderado de los resultados.

La calificación será realizada usando la escala alta, media y baja. Si se realiza en grupo se deberá llegar a un consenso para obtener la calificación definitiva.

• Ponderar y calificar el impacto de las mismas en el negocio.
• Interpretar la matriz identificando sus fortalezas y debilidades según el impacto en la empresa.

Estos son algunos ejemplos que las organizaciones pueden emplear para realizar el análisis del contexto y así responder a uno de los requisitos de la futura ISO 9001:2015, aunque existen otros. La organización es la que en última instancia tiene que decidir que mecanismo utilizar.