GAP Análisis ISO 9001:2015, metodología para detectar y acortar la brecha

ISO 9001:2015

En el proceso de transición entre la versión de 2008 y la de 2015 de la norma ISO 9001, es de vital importancia contar con diferentes herramientas de ayuda que permitan focalizar los esfuerzos de las organizaciones para asegurar el total cumplimiento de los requisitos de la nueva norma de Sistemas de Gestión de la Calidad.

Cuando se produce un cambio en una normativa de ámbito internacional y con el calado a nivel mundial de la ISO 9001 (según datos de 2014 hay aproximadamente 1,14 millones de organizaciones certificadas en el mundo bajo este estándar), se visualiza una ola planetaria de dudas e inseguridades sobre cómo afrontar estos cambios de forma exitosa.

Surgen también las sugerencias y recomendaciones de diferentes ámbitos desde una perspectiva experta que intentan tranquilizar a todos los interesados. Desde la Escuela Europea de Excelencia, se quiere aportar una recomendación para afrontar esta transición hacia la ISO 9001:2015 o la implementación directa de este estándar internacional: la Metodología de GAP Análisis.

Esta herramienta es un compendio de diferentes elementos que van a poder conocer el escalón existente entre el desempeño actual en un Sistema de Gestión de la Calidad y los requisitos especificados por la norma ISO 9001:2015. Es una metodología de Diagnóstico, Priorización, Planificación y Reevaluación.

Existen dos versiones de este instrumento:

• Una de ámbito directivo, que permite una aproximación inicial y de alto nivel a las necesidades. Se focaliza en los aspectos de diagnóstico y priorización siendo un input para la toma de decisiones desde el punto de vista de la gerencia respecto a la transición entre normas.
• Otra de carácter detallado, muy orientada a ayudar a los responsables y líderes de Calidad en el proceso de adaptación o de implementación de la nueva ISO 9001:2015. Aborda el diagnóstico de forma detallada, requisito a requisito, por lo que las prioridades van a poderse detectar con un mayor nivel de información. Además, se acompaña de un plan de acción y una reevaluación que puede destinarse a predecir el impacto de las acciones a implementar o a estimar este grado de cumplimiento y madurez una vez ejecutado el plan de acción.

En ambas, se incluye la comparativa entre la versión 2008 y la 2015 de la norma ISO 9001 que es de gran ayuda para las empresas con sistemas de gestión de la calidad ya implementados o que hayan comenzado la implementación con la ISO 9001:2008 y tengan que hacer ahora el paso a la nueva norma.

En cualquier caso, el GAP Análisis ISO 9001:2015 es de aplicación también a organizaciones que no hayan tenido contacto previo con los sistemas de gestión de la calidad, solo que lo más probable es que su brecha sea mayor que la que puedan tener organizaciones experimentadas en este ámbito.

Para el GAP Análisis directivo, se cuenta con los diferentes bloques o apartados de la norma a través de los cuales se reflexiona sobre el cumplimiento o no de las exigencias de la norma. A grandes rasgos, nos ofrece una perspectiva de dónde flaquea la organización en su Sistema de Gestión de la Calidad respecto al estándar de referencia, la ISO 9001:2015, y determinar dónde concentrar sus esfuerzos de cada a cumplir con el mismo.

El GAP Análisis detallado se focaliza en enfrentar cada uno de los requisitos de la versión de 2015 con el nivel de cumplimiento de la organización. Para ello, aporta ejemplos y referencias que ayuden a entender uno a uno los requisitos y detectar si nuestra organización llega a cumplir o no con cada uno, siendo necesaria la aportación de una evidencia de ello. Hasta aquí encontramos la parte de diagnóstico y detección de necesidades.

De forma adicional, permite valorar el grado de implementación de cada apartado de la norma y conocer cuánto de cerca nos encontramos de la excelencia organizacional en materia de Gestión de la Calidad. Esto se hace a través de la medición del grado de madurez de nuestra implementación de cada uno de los requisitos inspirándose en la escala que contempla la norma ISO 9004:2009 en su anexo A de Herramienta de Autoevaluación.

En el citado anexo, se toman como referencia 5 niveles de madurez en los cuales una organización puede encontrarse en función de la eficiencia y eficacia de su desempeño. En nivel más bajo, el 1 es el que corresponde a la línea base y en función de esta, se producen incrementos hasta llegar al nivel más alto, el 5 en el que se habla de las mejores prácticas para un determinado criterio.

Para el GAP Análisis detallado, los niveles de madurez se corresponden con porcentajes de cumplimiento:

• 0% No existente, no implementado
• 25% Establecido(y documentado)
• 50% Implementado (hay evidencias iniciales)
• 75% Mantenido (hay registros existentes)
• 100% En mejora continua (alto nivel de madurez)

Con ello, el valor asignado a la madurez del cumplimiento de un requisito, contribuye a conocer el grado de cumplimiento de cada apartado de la norma y, como consecuencia, poder fijar prioridades en cuando a la focalización de esfuerzos del plan de acción a implementar.

A partir de aquí, se encuentran los elementos del plan de acción. Asociado a cada requisito o apartado, se pueden definir las acciones, responsables, recursos y fechas, por lo que el GAP Análisis es también una herramienta de planificación sobre cómo transitar de una versión a otra de la ISO 9001.

Por último, el elemento diferencial frente a otras herramientas es la posibilidad de contar con una reevaluación. Esta puede destinarse a predecir el impacto de las acciones a implementar o a determinar el grado de cumplimiento y madurez una vez ejecutado el plan de acción. En el primer caso, tendremos una visión de los posibles logros a alcanzar con las acciones propuestas y determinar si el esfuerzo a realizar merece la pena. En el segundo caso, tendremos claro de cara a la auditoría si estamos preparados para superarla.

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