Análisis GAP ISO 9001:2015 aplicado a una organización
GAP análisis ISO 9001:2015
En las últimas semanas os hemos venido hablando de la metodología de detección de brechas o análisis GAP aplicado a la nueva versión de la norma internacional ISO 9001:2015 de reciente aprobación.
Las metodologías de análisis GAP se fundamentan en la detección de las diferencias existentes entre la situación actual en la que se encuentra un determinado elemento y la deseable. De este modo, nos da una idea de cuál es el esfuerzo de adaptación de la realidad actual y qué es necesario poner en marcha para alcanzar ese ideal.
Aplicadas a los Sistemas de Gestión como los de Calidad ISO 9001 o de Medio Ambiente ISO 14001, estas metodologías ayudan a afrontar algunas situaciones específicas como es el caso de la adaptación a las modificaciones del estándar de referencia o la preparación de una auditoría, tanto interna como externa.
Además, constituyen un elemento que, con matices, se puede aplicar en el ámbito directivo como de gestión directa apoyando la toma de decisiones, ayudando a definir prioridades y gestión de los recursos y esfuerzos.
En el caso del Análisis GAP ISO 9001:2015, esta metodología está especialmente orientada a las organizaciones que afrontan el proceso de transición hacia la nueva versión de la norma, aunque también es una ayuda a aquellas que por primera vez trabajan en el ámbito de los Sistemas de Gestión de la Calidad.
Veamos algún ejemplo de la metodología de Análisis GAP ISO 9001:2015 a través de la aplicación realizada por ISOTools en su software ISO.
Supongamos una empresa de tamaño mediano del ámbito de los servicios empresariales, por ejemplo una consultora contable. La verdad es que no importaría el tipo de organización, el tamaño o el sector para trabajar con esta metodología, ya que trabaja con la misma filosofía que la ISO 9001, siendo de aplicación “universal”.
Esta organización está certificada con la ISO 9001:2008 y tiene que trabajar en el proceso de transición a la nueva norma ya que su certificado expira en marzo de 2016 y quiere estar preparada para esa auditoría externa.
Esta consultora contable opta por realizar el análisis GAP para conocer qué tiene que hacer y qué prioridades tiene para que en estos meses se pueda llegar con confianza a la certificación.
En primer lugar opta por hacer una evaluación en el nivel directivo o ejecutivo valorando la aplicabilidad y el cumplimiento de los bloques de requisitos que contempla la norma. Así, va cumplimentando su autoevaluación y comienza a darse cuenta de las primeras brechas de su sistema de gestión.
Por ejemplo, en el apartado 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la organización reflexiona sobre si se han determinado las partes interesadas, así como los requisitos de las mismas, que son relevantes para el SGC o si se realiza el seguimiento y la revisión de la información relevante sobre éstas partes interesadas. La respuesta a estas dos preguntas es que no cumple con los requisitos. Éstos son apartados de la nueva versión y, aunque llevan muchos años trabajando con el sistema de gestión, son algo novedoso para la organización.
Figura 1
Nuestra consultora contable sigue con el proceso de autoexploración del apartado 4 y de parte del 5 de la norma ISO 9001:2015, detectado algunas oportunidades de mejora importantes para la organización, fortalezas y observaciones a tener en cuenta respecto de cada bloque de contenidos.
Al final todo el proceso, tenemos como resultado una primera aproximación a los niveles de cumplimiento de la organización y comenzamos a hacernos una idea cuál es el GAP entre nuestro sistema de gestión de la calidad actual y el que debemos tener en marzo de 2016.
Figura 2
Con esta idea, la dirección da el visto bueno para elaborar el plan de actuación de la transición a la nueva norma, de tal modo que la compañía pasa a la evaluación detallada.
Aquí es donde empieza a analizar, requisito a requisito el grado de cumplimiento y, en caso de contar con medidas relacionadas con cada uno, valorar el grado de implementación de las mismas otorgándoles un nivel de madurez como los definidos en la norma ISO 9004. En el caso de las correspondientes al apartado 4.2, la organización no tiene medidas actuamente.
Figura 3
Finalmente, con la autoevaluación detallada terminada y determinadas las prioridades de actuación, la empresa de consultoría contable establece las medidas a implementar como, por ejemplo, para el apartado 4.2 decide hacer una identificación y evaluación de las partes interesadas de su negocio y establecer mecanismos de comunicación para la determinación de los requisitos de las mismas que les son de aplicación. Todas las actividades del plan de acción van acompañadas de sus fechas, responsables, recursos y medidas de control y evaluación.
Tras este proceso de análisis interno, la organización está lista para la acción, sabe lo que tiene que hacer, cuándo y cuál es el objetivo final de este proceso: superar la auditoría externa y obtener la certificación conforme a la ISO 9001:2015.
Por lo tanto, la metodología de Análisis GAP ISO 9001:2015 ha ayudado a la organización a detectar las principales brechas, acotarlas, definir el plan de acción y ponerlo en marcha sin perder de vista las prioridades de la organización.
Les invitamos a inscribirse en el Taller ISO 9001:2015. Implantación de cambios con GAP análisis, organizado por la Escuela Europea de Excelencia en el que podrán tener mayor detalle sobre esta metodología y beneficiarse de trabajar con el plan de acción para la transición a la nueva norma.
