10 claves para las pymes según la norma ISO 9001 2015
Norma ISO 9001 2015
Existe una concepción errónea de que las pequeñas y medianas organizaciones pueden tener dificultades a la hora de obtener la certificación bajo la norma ISO 9001 2015.
La certificación ISO 9001 no es sólo para grandes organizaciones, ya que ofrece grandes beneficios a las pequeñas y medianas, ya que cualquier organización sea cual sea su tamaño, tipo de negocio, calidad e innovación, son elementos básicos para el crecimiento de las empresas.
La certificación basada en la norma ISO 9001 2015 es una de las más populares entre todas las empresas, con más de un millón de organizaciones en todo el mundo certificadas, según las cifras emitidas por la Organización Internacional de Normalización. Cada año más organizaciones adoptan este estándar como un pilar para mejorar el desempeño de su empresa.
Existen 10 claves básicas que todas las pequeñas y medianas empresas deben conocer sobre la norma ISO 9001 2015 y así poder realizar la evaluación de la utilidad de su negocio:
¿Cuáles son las razones por la que una nueva organización debe considerar obtener el certificado bajo la norma ISO 9001 2015?
La experiencia que hemos obtenido de forma internacional nos dice que una norma goza de ventaja competitiva hacia sus clientes y proveedores, ya que ofrece ciertos beneficios:
- Mejora continua de los procesos
- Mayor eficiencia y productividad
- Reducir costos e incrementar la rentabilidad
- Ofrece transparencia mediante los procesos definidos de forma clara
¿Es necesario reestructurar mi negocio para satisfacer los requisitos de la norma ISO 9001 2015?
De forma contraria a la creencia popular que existe, la norma ISO 9001 2015 se trabaja en un conjunto flexible de requisitos que aseguran que las organizaciones que han establecido un Sistema de Gestión de Calidad lo mantengan de forma uniforme para satisfacer la mejora de las necesidades de los clientes. Una de las ventajas de la norma es que su estructura permite que cualquier organización la adapta a sus propias necesidades sin generar muchos cambios.
¿La norma ISO 9001 2015 restringe a la empresa actuar y responde con rapidez al cliente?
La norma ISO 9001 2015 se enfoca en asegurar el mejor servicio y soporte para el cliente, ya que el estándar ha sido generado para facilitar a las empresas la flexibilidad para adaptarse a las expectativas cambiantes del mercado.
¿La norma ISO 9001 2015 supone demasiado papeleo?
La versión actual de la norma ISO 9001 2015 ha reducido muchísimo los requisitos de documentación del sistema de gestión y ha simplificado los procesos. Es posible que la siguiente versión simplifique aún más este aspecto. La mayoría de las organizaciones pequeñas y medianas sólo requieren una pequeña cantidad de documentos para que se lleve a cabo la certificación.
¿Es necesario contratar personal adicional para gestionar la certificación de la norma ISO 9001 2015?
La mayoría de las pymes, puede gestionar las responsabilidades administrativas de la norma ISO 9001 2015 usando todos los recursos de los que disponen.
¿Los proveedores deben estar certificados para que mi organización pueda certificarse?
No. Aunque, algunas de las organizaciones buscan la certificación bajo la norma ISO 9001 2015 que puede incluir parte de su sistema, que sus proveedores cuenten con un sistema de gestión o una certificación. Esto es decisión de cada empresa y no es un requisito de la norma ISO 9001 2015.
¿Qué sucede si mi organización no pasa la auditoría?
Durante el proceso de auditoría se realiza la evaluación de la mejora continua en cada nivel o etapa, por lo que es posible que durante una auditoría, se identifiquen no conformidades o incumplimientos del sistema que la empresa debe atender y resolver como parte del proceso de certificación bajo la norma ISO 9001 2015.
¿Cómo puedo implantar la norma ISO 9001 en mi organización?
Existen dos opciones para esto: se puede realizar por el personal de la organización, aunque debe tener talento suficiente y disponer de los recursos necesarios o mediante la contratación de un consultor de sistemas de gestión, cuando la empresa no cuenta con el conocimiento disponible. La primera opción supone un beneficio importante en la inversión que tiene que hacer la organización para la implantación del sistema, y por el otro lado, un consultor que puede en un momento dado, hacer más rápido el proceso.
¿Cómo nos certificamos?
Después de implantar un sistema de calidad, la empresa debe seleccionar una empresa de certificación debidamente acreditada e independiente que audite a la organización contra los requisitos de la norma ISO 9001 2015. Esta auditoría valida el cumplimiento con los requisitos del estándar y los propios procedimientos de la empresa. Además del organismo debe tener la experiencia para auditar a una pequeña o mediana organización, ya que aun cuando el proceso es el mismo, hay diferencias entre evaluar a una empresa grande que a una pequeña y mediana empresa.
¿Cuánto tiempo dura la certificación?
La certificación normalmente tiene una duración de tres años. Para mantener y asegurar la mejora continua en sus procesos y en la documentación, una empresa debe realizar auditoría periódica en intervalos anuales o semestrales. Al terminar los tres años, la organización puede someterse a una auditoría de recertificación, la cual permite renovar su certificado para otros de 3 años más.
Software ISO 9001
La implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad es más fácil si se automatiza con herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software está diseñado para responder a los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 versión 2015 y para lograr resultados excelentes.
