ISO 9001 ¿Cómo ayuda a las organizaciones a crecer?

ISO 9001

Podemos analizar de una forma rápida en qué consisten los cambios fundamentales que se han realizado en la nueva ISO 9001 2015, el ciclo Deming se incluye en ambas versiones, pero nos puede dar las claves de los cambios realizados.

Llama mucho la atención como el liderazgo ha pasado a ocupar un papel central y preponderante a nivel gráfico, situándose en el centro del diagrama e interconectado con todas las fases (planificar, hacer, verificar y actuar), ya que efectivamente para que la calidad y la orientación al cliente se implanten en una empresa no basta con designar a un responsable de calidad, sino que la alta dirección debe liderar, desde su propio comportamiento diario, este enfoque en la empresa.

En segundo lugar, nuestros mercados actuales y potenciales, se encuentran condicionados por todas las partes interesadas y, sobre todo, por el contexto de la organización.

Si aplicamos el efecto mariposa, todas las organizaciones del sector del comercio, ocio y restauración se encuentran situadas en las principales ciudades de Europa y se pueden ver afectadas por este importante cambio en el contexto externo de sus empresas y, a día de hoy, ya deberían haber comenzado a poner en marcha las medidas para disminuir el impacto que generan sus objetivos, si no desean acabar pagando dicha falta de planificación.

Tras la crisis, las organizaciones que hayan sobrevivido comienzan a tener leves síntomas de mejoría y, sin duda, uno de los primeros es el incremento de nuevos clientes. Se alegran de crecer e incrementar la cartera de clientes que puede ser un arma de doble filo.

Esto no es necesariamente bueno, puesto que crecer sin saber de forma más o menos exacta hasta qué punto estamos siendo eficaces no conduce a nada. Como ya hemos comentado anteriormente, esto incurrirá en mayores pérdidas para la organización, aunque esta pérdidas no den la cara debido al crecimiento de los flujos de tesorería.

Por esto es bastante importante disponer de diferentes elementos o guías mínimas que nos ayuden, y sobre todo, nos apoyen durante las fases de crecimiento, que son:

• Documentar nuestros procesos: esto es, si tenemos documentado de forma clara que se debe hacer en cada caso, a quien debe reportarse, como debe documentarse y a quien acudir en caso de problemas, no solo ayudaremos a nuestro personal sino que facilitaremos el proceso de incorporación de nuevo personal a nuestra empresa.
• Establecer criterios de control: no podemos conformarnos simplemente con atender a nuestros clientes, debemos controlar que se les atiende bien, en los plazos previstos y habiendo cumplido sus requisitos. Cuando comenzamos a incumplir plazos o compromisos, debemos reaccionar rápidamente la señal de que no estamos dotados de todos los recursos necesarios para cumplir lo comprometido.
• Establecer todos los criterios de rentabilidad: prestar servicios no rentables supone perder el tiempo, caemos en el error de pensar de hacerlos rentables algún día, estamos ajustando el presupuesto económico de nuestra organización y para ganar entre un 2 o 3% es mejor invertir en renta fija.
• Medir, analizar y controlar: desde que se han presentado todas las ofertas comerciales hasta la finalización del servicio o entrega del producto, todo es medible en una empresa. Para que este proceso sea eficiente solo es necesario que cada trabajador controle y documente de forma eficiente su propio trabajo, y no caer en el error de andar todo el día persiguiendo al personal para que nos informen de su situación. En esto, la tecnología cloud ha supuesto una auténtica revolución para las pymes, con herramientas que permiten un control permanente en tiempo real de las actividades que genera todo el personal de las empresas, sea cual sea su puesto o función. De esta forma se eliminan las horas improductivas en las que se realizan listados de control que nos llevan a perder el tiempo.
• Mejorar: las mejoras vienen normalmente por 2 caminos, el aprendizaje ante los errores o fallos, e incluso por iniciativa propia. Solamente un sistema de comunicación continua en una empresa puede permitir esta dinámica de forma que cunda, en el caso contrario cada uno mejora sus actuaciones, documentos y actividades.

El Sistema de Gestión de Calidad basado en la ISO 9001 es un magnifico referente en cuanto a las pautas mínimas que debe seguir cada organización, independientemente de su actividad o tamaño, debería seguir para disponer de ciertos elementos básicos de control, medición y mejora.

Software ISO 9001

Herramientas como el Software ISOTools Excellence está especialmente diseñado para cubrir las necesidades de la norma ISO 9001 entre otras, siendo la mejor solución para conseguir un plan de calidad perfecto y a prueba de fallos es la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad.