ISO 9001 ¿Cómo deberá preparar su organización para la auditoría de certificación?

ISO 9001

Si ha creado un Sistema de Gestión de Calidad para su organización utilizando los requisitos de la norma ISO 9001, deberá conocer lo que necesita para estar listo para pasar su auditoría de certificación. Puede ser que se haga las siguientes preguntas:

• ¿Qué es lo que hay que hacer para prepararse?
• ¿Cómo sabe que va a pasar?
• ¿hay algo que pueda hacer para tener más posibilidades de pasar la auditoría con éxito?

¿Cómo prepararse para la auditoría de certificación ISO 9001?

La buena noticia sobre la preparación que debe tener para pasar la auditoría de certificación de su Sistema de Gestión de Calidad es que las actividades ya se encuentran incluidas. Después de implantar todos los procesos y editar todos los procedimientos requeridos por la norma ISO 9001, el organismo de certificación le mantendrá el sistema durante un cierto período de tiempo, a menudo de seis a nueve meses, por lo que se puede acumular los registros necesarios para demostrar cómo sus procesos están amaestrados.

Durante este tiempo, también esperan llevar a cabo las siguientes acciones para verificar por sí mismo qué tan bien sus procesos y procedimientos se encuentran cumpliendo con las disposiciones planificadas:

• Auditoría interna: De esta forma usted puede asegurarse de que los resultados que se están obteniendo son como lo planeado y esperado. Ahora es el momento de trabajar mediante cualquier desviación del plan y hacerles frente.
• Revisión de la gestión: no sólo los auditores, sino también la alta dirección debe realizar sus taras para asegurarse de que el Sistema de Gestión de Calidad se encuentra cumpliendo con las expectativas. Un examen del Sistema de Gestión de la Calidad, para asegurarse de que se encuentra cumpliendo los requisitos y recursos reasignando según sea necesario, tiene que ocurrir antes de que tenga lugar la auditoría de certificación. El organismo de certificación no quiere auditar un Sistema de Gestión de la Calidad que la alta dirección no ha tenido la oportunidad de revisar.
• Acciones correctivas: si encuentra algo en sus auditorías de gestión o de revisión, es necesario tener planes en lugar de investigar la causa raíz y encontrar todas las acciones correctivas necesarias para hacer frente a la causa raíz. El organismo de certificación no quiere encontrar el mismo problema que ya ha sido identificado y no ha sido referido. Si encuentran un problema que ha identificado y contenido, y que ya está siendo investigado en su sistema de acción correctiva, que estarán encantados de ver que el sistema ya está haciendo lo que está diseñado para hacer: contener el problema y proporcionar de forma correctiva a la acción de la causa raíz.

¿Qué pasa si los auditores de certificación encuentran algún problema?

A pesar de que haya sido posible, siempre existe una posibilidad de que los auditores de certificación pueden encontrar un problema que tendrán que solucionar. Esto no es raro, y durante la búsqueda de la mejora continua es mejor encontrar y corregir cualquier problema en sus procesos. Cualquier falta de conformidad que se encuentra en su Sistema de Gestión de Calidad se encuentra destinado a ser investigado y tratado.

Este es el motivo de contratar a la entidad de certificación para auditar el proceso, y es por esto que tiene un procedimiento para investigar y corregir las causas fundamentales de los resultados obtenidos de la auditoría: el proceso de acción correctiva. No crea que estos resultados sean un fracaso, son sólo un pequeño retraso en su progresión hacía la certificación de la norma ISO 9001. Una vez que son abordados, la empresa de certificación todavía puede emitir el certificado en ISO 9001.

Un Sistema de Gestión de la Calidad no es algo que se encuentra destinado a ser definido de una vez, por escrito y que nunca cambia. Contar con un Sistema de Gestión de la Calidad es la base de su organización para mantener los procesos, corregir los problemas y mejorar de forma continua los procesos dentro de la organización. En resumen, se espera que el Sistema de Gestión de la Calidad cambiará con el tiempo para mejorar de forma continua.

El objetivo que persigue un Sistema de Gestión de la Calidad es mejorar y cambiar con el tiempo, aprovechar todas las oportunidades que pueda para trabajar y conseguir mejoras. Este es el motivo por el que se ha decidido implantar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001.

Software ISO 9001

Para aumentar la probabilidad de conseguir el éxito de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015, muchas organizaciones recurren a la automatización del mismo. Para ello se pueden emplear herramientas como el Software ISOTools Excellence que está perfectamente capacitado para dar cabida a las necesidades de este estándar internacional.