ISO 9001: ¿Cómo mantener tu certificado?
ISO 9001
La implantación de la norma ISO 9001 no es una tarea fácil y una vez que la certificación se ha conseguido, podría parecer que la mayor parte del trabajo ya está hecho. Sin embargo, no se duerma en los laureles por mucho tiempo porque el trabajo real con su Sistema de Gestión de la Calidad está a punto de comenzar. Una vez que comience el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, se verá que pasar la certificación no es un problema si se llevan a cabo todas las actividades requeridas por la norma ISO 9001.
Las organizaciones no se encuentran seguras de lo que hay que hacer antes de la auditoría de seguimiento, y por lo tanto no reúnen la información necesaria o llevan a cabo las actividades requeridas. Una posible solución es llamar a un consultor para hacer un arreglo y ayudarles a pasar formalmente la auditoría de certificación. Esta es sólo una solución rápida y realmente no aporta a la organización ningún valor, excepto que cuenta con un certificado para cumplir formalmente con la norma ISO 9001. Es necesario poner en marcha un Sistema de Gestión de la Calidad útil, eficaz y que nos de buenos resultados.
El desarrollo de todos los procedimientos es más fácil que su implementación. Es necesario asegurarse que se siguen los procedimientos y se toma el tiempo necesario para escribirlos. Una vez que los procedimientos se escriben, requeriremos tiempo para capacitar a los trabajadores. Es importante incrementar la conciencia de los propietarios de los procesos en para asegurarse de que cumplen todos los procedimientos entre los trabajadores.
Formación
Las nuevas actividades requieren que se realice la formación de los trabajadores. Lo bueno es que el estándar proporciona a la empresa el marco sobre la manera de identificar las necesidades y planifica la formación a lo largo de los requisitos para medir la efectividad del entrenamiento.
La medición de la eficiencia le facilitará la información sobre cómo las personas son muy competentes en lugar de simples certificados de recogida.
Control de socios y proveedores
Esto puede parecer como reinventar la rueda, pero no hay muchas organizaciones que tienen un enfoque estructurado para este tema. Casi todos los casos se basan en la sensación de la tripa y el precio, pero estos no son los únicos criterios para decidir qué proveedor pueden contratar de nuevo. A veces es bueno parar un segundo y definir lo que realmente espera de su proveedor, y si ya se ha transformado en el procedimiento, sólo es necesario evaluar los proveedores en intervalos planificados.
El seguimiento y la medición
El seguimiento y la medición debe proporcionarle la información sobre el estado de un sistema, proceso o actividad dentro del sistema de Gestión de Calidad. Si configura el proceso de seguimiento y medición de forma correcta, le proporciona información sobre el rendimiento de todos sus procesos. Si no es así, esto es algo que se debe tener en cuenta para la próxima revisión del sistema de gestión.
La satisfacción del cliente
Siendo uno de los principios más importantes detrás de la norma ISO 9001, la orientación al cliente se demuestra mediante el seguimiento y la medición de la satisfacción del cliente. La organización tiene que definir cómo y con qué frecuencia se llevarán a cabo todas las encuestas para establecer el nivel de satisfacción del cliente. Contar con información sobre cómo los clientes perciben la empresa es una valiosa aportación para un mayor desarrollo de los productos y servicios propios de la organización.
Verificar y actuar fases
La recopilación de información relevante sobre el sistema mediante el seguimiento y la medición, además del seguimiento de los procesos permitirá que la alta dirección ejerza el último principio de la norma ISO 9001, y que es la toma de decisiones basada en la evidencia. Se realizará una detallada auditoría interna, le proporcionará información sobre el nivel de cumplimiento y sobre el estado general del sistema de gestión.
Junto a toda la información recopilada a lo largo del camino, la alta dirección será capaz de llevar a cabo bien, revisión por la dirección de valor añadido y tomar decisiones que conduzcan a la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad y la organización.
Software ISO 9001
La opción que mejor funciona para aumentar la eficacia de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 es la automatización. Para ello existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que cuenta con las características adecuadas para dar respuesta a los requerimientos de este estándar y a los de la propia organización.
