¿Cómo realizar una lista de verificación según la ISO 9001 2015?
ISO 9001 2015
Una de las herramientas más importes de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001 2015 es la auditoría interna. La norma ISO 9001 2015 plantea este requisito cómo un elemento crítico dentro del Sistema de Gestión de Calidad.
Las listas de verificación son una herramienta ampliamente utilizada que asegura, que cuando se lleva a cabo la auditoría interna en un proceso, éste se cumple a la perfección.
Para entender mejor el por qué y el cómo de las listas de verificación de la auditoría interna, debemos entender cuales son los requisitos que establece la norma ISO 9001 2015 y porque realizamos las auditorías internas.
Según la cláusula 9.2 de la norma, la auditoría interna está disponible para llevar a cabo dos funciones:
- Para asegurarse de que los procesos cumplen con las disposiciones planificadas que la empresa ha identificado en el Sistema de Gestión de la Calidad y cualquier requisito que la norma ISO 9001 2015 establece para ese proceso.
- Para asegurarnos de que el proceso se aplica y se mantiene de forma efectiva.
Por lo tanto, al generar una lista de verificación que incluya la información necesaria, nos estamos asegurando que se comprueban con éxito todos los resultados del proceso.
¿Cómo se crea una lista de verificación para comprobar la conformidad?
Una auditoría interna se realiza para presenciar el resultado de un proceso mediante una revisión de todos los registros o ser testigo de las acciones de los trabajadores. Posteriormente se compara esto con las disposiciones planificadas para el proceso para comprobar si lo que se está llevando a cabo es lo que tenían previsto.
Como ya hemos comentado, existen dos conjuntos de disposiciones planificadas a comprobar:
- Los requisitos exigidos por la norma ISO 9001 2015
- Los requisitos que la compañía ha puesto en marcha para que su proceso funcione.
Si te encuentras auditando un proceso de compra en contra de la norma ISO 9001 2015, se deberá confirmar que los proveedores externos son evaluados, seleccionados, monitoreados y vuelven a evaluarse en base a la capacidad que tengan de proporcionar productos o servicios según los requisitos establecidos por la ISO 9001 2015.
La organización puede especificar que esto se lleva a cabo mediante una auditoría de los clientes cada tres años, lo que sería un criterio definido por la organización para el proceso.
De esto podemos comenzar a crear una lista de comprobación. Una lista de comprobación es básicamente un conjunto de preguntas que el auditor quiere hacer o las actividades que el auditor quiere presenciar, con el fin de verificar las disposiciones planificadas.
La lista de verificación se genera mediante la revisión de la norma ISO 9001 2015 y los procedimientos documentados para las actividades que realiza la organización.
La lista de control de auditoría puede incluir ciertas preguntas sobre la evaluación de los proveedores y una revisión de dichos proveedores mediante los informes de auditoría que han sido recogidos para ver si se hacen cuando se determina por el Sistema de Gestión de Calidad.
La lista puede incluir algo más que preguntas, ya que puede incluir declaraciones de los procedimientos que haya hecho el auditor. Debe recordar que la lista de verificación es una herramienta que tiene el auditor, por lo que cualquier formato será válido para que el auditor lo utilice con el fin de asegurarse que funcionan todas las partes importantes del proceso.
¿Cómo se puede saber si el proceso es efectivo?
La segunda parte de la norma ISO 9001 2015 puede ser mucho más fácil de evaluar, pero, dependiendo del proceso, la aplicación puede ser bastante simple.
Muchas organizaciones utilizan el concepto de indicadores clave de rendimiento para los procesos cuando éstos satisfagan la norma ISO 9001 2015. Es necesario contar con diferentes medidas que les permitirán saber que el proceso está funcionando como se esperaba.
Por lo tanto, si usted tiene indicadores clave de rendimiento, y estos son mantenidos por los propietarios de los procesos, se debe realizar una evaluación de la efectividad del proceso que debe ser incluida en la lista de comprobación de la auditoría interna mediante la revisión de los KPI y determinar si las medidas que se están demostrando cumplen con los resultados esperados.
Si no se utilizan los indicadores clave de rendimiento, se deberá cuestionar al responsable del proceso como saben si su proceso es efectivo o no.
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