ISO 9001 2015: Contexto de la organización para conseguir el éxito en la organización
Contexto de la organización
En la cláusula 4.1 de la norma ISO 9001 2015 se generan ambigüedades e incrementan las preguntas que son respondidas por la mayoría de los profesionales de calidad. Se debe definir contexto de la organización, básicamente, significa determinar el fundamento de su Sistema de Gestión de Calidad y donde se encuentra su organización en términos de problemas internos y externos que se relacionan con el Sistema de Gestión de Calidad.
Puede parecer demasiado general, y existe el riesgo de ser demasiado amplia la definición de los problemas internos y externos. En el cumplimiento de esta cláusula, usted debe centrarse sólo en cuestiones que pueden afectar a la satisfacción del cliente y la entrega del producto o servicio de calidad.
Resulta fácil comprender como se debe determinar el marco de la empresa según la norma ISO 9001 en compañía de producción de pequeña o mediana y darle un poco de inspiración en su proyecto de implementación.
Caso de estudio
Como ejemplo podemos imaginar una pequeña empresa que se encuentra en el sudeste de Europa, vamos a llamarla 123. La empresa 124 produce terrazas y escalares de valla metálicas, además exporta sus productos desde hace algún tiempo en Alemania. Los proyectos son mucho más lucrativos. Los clientes alemanes requieren la implementación de la norma ISO 9001. El primer hito en la implementación de la norma es la definición del contexto de la empresa.
Contexto interno
El país donde se encuentra la empresa 123 no un miembro de la Unión Europea y, sin embargo más del 90% de sus productos se exportan a Alemania, en particular las vallas metálicas. La entrega del producto incluye no sólo la producción de las vallas metálicas, además de la instalación de los edificios y la producción de accesorios de metal para la industria del mueble.
Se debe tener en cuenta que todos los trabajadores de la organización no pueden permanecer en Alemania más de tres meses sin conseguir la visa de trabajo. Los trabajadores se organizan en equipos, donde un equipo está en el extranjero a cargo de la instalación de los productos, mientras que otros dos equipos se encuentran trabajando en la ubicación de la producción y montaje de las vallas. Una vez que el plazo de tres meses finalice, el equipo extranjero deberá ser sustituido por otro equipo. Cada equipo tiene un ingeniero mecánico de carga y varios jefes de turno que controlan y supervisan el resto de los empleados. Los trabajadores se encuentran capacitados para realizar operaciones que se llevan a cabo para que no exista tanto formalismo en la presentación de informes y recibir instrucciones de sus superiores.
Contexto externo
La mayor parte de los productos que se entregan en Alemania, están obligados a cumplir con la normativa alemanda y la normativa de la Unión Europea con respecto a la calidad del producto, la protección del medio ambiente y la salud, además de la seguridad en el trabajo.
En el mercado interno existen muchos menos requisitos, pero deben luchar porque los mercados extranjeros son mucho más competitivos. Se debe satisfacer las necesidades del cliente y tratar de encontrar otros clientes en países de la Unión Europea.
El director general decide que los registros del análisis FODA se incluyen en el Sistema de Gestión de Calidad la documentación. Sin embargo, lo hizo de mala gana ya que la información en el análisis FODA puede ser considerado como sensible y que no se siente cómodo mostrando que la tercera parte, sino que lo hizo ante la insistencia del responsable de calidad.
La solución final fue exigir al organismo de certificación que asegure que la información proporcionada durante la auditoría será confidencial y protegida.
¿Qué sigue?
La información recopilada mediante el proceso de definición en el contexto de la organización se llevará a cabo como entrada para otras fases de aplicación en la norma ISO 9001 2015. El hecho de que un solo tipo de producto es entregado al cliente que requiere el certificado en ISO 9001 puede influir en la decisión sobre el alcance del sistema de Gestión de Calidad. Otros problemas identificados pueden conducir a acciones para abordar los riesgos y oportunidad o incluso puede incluir en el plan de negocio y la estrategia general de la organización en los próximos años en términos sobre la ampliación de los mercados y la búsqueda de los proveedores más confiables.
Software ISO 9001
Para gestionar la ISO 9001 2015 y conseguir implementa un buen Sistema de Gestión de Calidad en la propia organización, existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que realizan este trabajo de automatización, aportando beneficios como resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, facilidad en la toma de decisiones, gestión del conocimiento o el ahorro de tiempos y costes entre otras funciones.
