Mejora continua: La transición a la norma ISO 9001
ISO 9001 – Mejora continua
A continuación vamos a analizar un caso concreto de cómo llevar a cabo la mejora continua en una gran organización a partir de la transición a la norma ISO 9001 2015. El énfasis se pone en los requisitos que aparecen, o se eliminan, por primera vez en esta revisión de la norma.
A efectos de este estudio, XYZ Inc. es una gran organización que hace negocios en tres continentes. Ofrece servicios de diseño y arquitectura para sus clientes, la mayoría de los cuales son los gobiernos y/o agencias operados por el gobierno. Más del 80% de los proyectos de la organización suponen un valor de más de 30 millones de dólares. A fin de mantener la licitación y hacer obra pública, al ser una organización registrada en ISO es un requisito obligatorio.
Puedes conocer más acerca de la norma ISO 9001 a través de cualquiera de nuestro artículo, como por ejemplo “ISO 9001: ¿Cómo realizar una planificación de la calidad?”
Comprender el contexto de la organización
La determinación de los problemas externos e internos que tienen relevancia para el propósito de la organización y su dirección estratégica es algo que XYZ Inc. siempre ha hecho durante las reuniones de la junta ejecutiva con el fin de comprender mejor el negocio. La sección 4.1 de la norma ISO 9001 no establece expresamente un procedimiento para entender el contexto de la organización. Sin embargo, la información documentada que servirá como prueba objetiva de que este aspecto está controlado y revisado periódicamente es necesaria. Teniendo en cuenta que no hay una “herramienta adecuada para el trabajo”, en este caso, el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) o análisis PEST (Políticos, Económicos, Sociales y Tecnológicos) pueden ser utilizados, aunque XYZ Inc. considera que el uso de un simple formulario de actas de las reuniones sería suficiente con el fin de garantizar el cumplimiento de este requisito.
De organización, funciones, responsabilidades y autoridades
El Representante de la Dirección es una cosa del pasado. Actualmente, XYZ Inc. suele tener un Representante de Oficina de Gestión de Calidad en cada una de sus ubicaciones cuyas responsabilidades, entre otras, son la de asegurar que los procesos necesarios para el SGC se establecen, implementan y mantienen. Así como para informar sobre el desempeño de la SGC a la alta dirección. Con una formación adecuada, los ingenieros del proyecto serán capaces de garantizar el cumplimiento de la norma ISO 9001 en sus propios proyectos a la vez que persiguen la mejora continua sin que consume gran parte de su tiempo. XYZ Inc. dio cuenta de que la forma más eficiente para documentar las funciones, responsabilidades y autoridades fue estableciendo un gráfico RACI para cada ubicación. Este gráfico será revisado y cambiado si fuese necesario, todo ello periódicamente con el fin de lograr la mejora continua general del SGC.
Las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
La acción preventiva ha sido eliminada de la nueva versión de la norma ISO 9001. Se ha reemplazado por acciones para hacer frente a los riesgos y las oportunidades. El riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre el resultado esperado y el concepto de pensamiento basado en el riesgo siempre ha sido implícitamente cubierto en la norma ISO 9001.
XYZ Inc. siempre ha considerado los riesgos y las oportunidades para cada uno de sus proyectos. La responsabilidad de abordar los riesgos y oportunidades se designa al Departamento de Gestión de Riesgos. Los riesgos y las oportunidades para cada uno de los proyectos son evaluados y abordados antes de que comience dicho proyecto y periódicamente durante su ciclo de vida. El método utilizado en XYZ Inc. se basa en herramientas de gestión predictivos como FMEA (Modos de Fallo y Análisis de Efectos) y SMEA (Modos de Éxito y Análisis de Efectos), y consta de cuatro partes:
- Identificación
- Análisis y evaluación
- Acción (mitigación de los riesgos y adoptar o rechazar las oportunidades)
- Evaluación de la eficacia de las acciones
La información documentada, como un registro de riesgos y un plan de acción, se establecen para cada proyecto y se tratan como documentos a lo largo del ciclo de vida del proyecto “vivo”. Asegurando así que la organización está constantemente consciente de los riesgos y oportunidades y tiene un control completo sobre ellos.
Conocimiento de la organización
Al igual que cualquier otra empresa, XYZ Inc. tiene conocimiento especial que lo diferencia de la competencia y la hace única. En la sección 7.1.6 de la norma ISO 9001 se habla del conocimiento de la organización y se establece que la empresa debe determinar, mantener y poner a disposición, en la medida necesaria, los conocimientos necesarios para el funcionamiento de los procesos y el logro de la conformidad de los productos y servicios. El enfoque de XYZ Inc. con respecto a este asunto era simple: se estableció una base de datos de conocimientos en los servidores de la organización con una estructura de registro apropiada y se nombró a las responsabilidades para su mantenimiento y autoridades para la concesión de acceso. El conocimiento, tanto interno como externo, que la organización considera importante se almacena en la base de datos de conocimiento.
Software ISO 9001
Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.
