¿Cuáles son los pasos básicos para implementar ISO 9001?
Norma ISO 9001
Para comenzar con la implementación de un sistema de gestión como la norma ISO 9001, es necesario contar con la aprobación y el apoyo de la dirección. El compromiso de la dirección es primordial para el éxito de la implementación.
Una vez que tenemos el apoyo de la alta dirección, para trabajar correctamente con la norma ISO 9001 necesitaremos contar con un equipo o persona encargada de la calidad, que se ocupe de elaborar y seguir los planes de trabajo, determinar todas las necesidades de capacitación, motivar al personal mediante una adecuada comunicación interna, así como medir e impulsar la mejora continua del sistema, entre otras funciones.
Durante la primera etapa es necesario que se determine la situación actual de la empresa, normalmente se sugiere que sea mediante la realización de una auditoría de diagnóstico, la cual nos ofrecerá las bases de la norma ISO 9001 y saber hacia donde ir. Seguidamente es bueno definir los objetivos y el alcance para el Sistema de Gestión de Calidad. Durante esta etapa es muy importante hacer un análisis del contexto de la empresa, así como establecer las necesidades y expectativas de las partes interesadas. El diagnostico puede ser ejecutado mediante un personal interno, si se cuenta con la experiencia y el conocimiento necesario, o con la ayuda de consultores expertos.
Una vez que se haya definido el alcance se tiene que establecer una política y los objetivos de calidad de la empresa, los cuales deben ser compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la empresa, además deben estar orientados a incrementar la satisfacción del cliente.
Se procede a la identificación de las actividades de la empresa y la descripción de cada proceso, las actuales y los necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad, describiendo las características de los procesos:
- Quién es el dueño
- Quiénes participan en el proceso
- Quién es el cliente
Se identifican las entradas, las salidas, qué actividades forman el proceso, los recursos necesarios, los riesgos y oportunidades asociadas, mecanismos de control, así como las necesidades de documentación y sus interacciones con otros procesos.
Una vez desarrollado y estructurado todo lo anterior, se pone en marcha la etapa de implementación, en la que se despliegan los elementos del sistema de gestión y se lleva a cabo el seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación de cada uno de los procesos identificados, buscando siempre todas las oportunidades de mejora de la efectividad de cada proceso. Es importante conservar toda la información documentada generada, ya que es la evidencia a mostrar en una eventual auditoría de certificación. Es muy recomendable elaborar un plan de implementación en el que se detallen, las actividades requeridas, fechas y responsables para cada requisito de la norma ISO 9001.
Tendremos que realizar de forma periódica auditorías internas, para ver cómo se encuentra funcionado el sistema y detectar posibles fallas y oportunidades que permitan el crecimiento del mismo. Los resultados de las auditoras internas deben ser revisados por la dirección y tienen que establecer las acciones correctivas necesarias para solucionar los desvíos detectados.
Implantar un Sistema de Gestión de Calidad no implica necesariamente la certificación. Si la organización quiere hacerlo, este proceso implica una auditoría oficial por un ente certificador, después de las etapas anteriormente descritas se tienen que contactar para hacer la solicitud formal e iniciar el proceso de certificación.
Podemos ver cuáles son los 10 errores más graves que se cometen durante la implementación norma ISO 9001:
1.- Falta de visión completa de la empresa.
Uno de los primeros y principales errores se producen a la hora de la visión de la empresa como una serie de procedimientos. Es decir, se conoce a que se dedica la empresa y cuáles son los pasos generales que se dan para transformar una materia prima a un producto finalizado, pero a la hora de crear un mapa de todos los procesos se olvidan o se encuentra difícil describir todos los procesos de una forma clara y concisa.
2.- Falta de compromiso e implicación.
Esta falta de implicación hace que sus empleados perciban que no es necesario poner su compromiso y su trabajo en atender y seguir los procedimientos que se han indicado en el Sistema de Gestión de la Calidad.
3.- Falta de formación y de recursos.
Nos encontramos que el personal que dispone de la formación adecuada no dispone de la responsabilidad correspondiente, sino que se encuentra en otro sector de la organización.
4.- Búsqueda exclusiva de reducción de costes.
Un error muy grave es pensar que usando un Sistema de Gestión de Calidad conseguimos una reducción sustancial de los costes. Es cierto que los gastos en costes se reducen.
5.- Interés exclusivo en el certificado.
Si la empresa sólo implanta un Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001 buscando únicamente conseguir el certificado.
6.- Desinterés, resistencia al cambio y resistencia a la participación activa.
Siempre que se implanta un Sistema de Gestión de Calidad en las empresas se suele producir una cierta resistencia al cambio que si no es controlada y no se generan las medidas oportunas puede provocar un efecto de resistencia en toda la empresa y una actitud a la defensiva que sólo va a dificultar la implantación efectiva.
7.- Designación de un Responsable de Calidad sin autoridad real.
Es necesario decidir quién va a ocupar el puesto de Responsable de Calidad y se deben definir cuáles son sus actividades.
8.- Falta de objetivo claro.
Se debe marcar unos objetivos claros y seguirlos, por qué si no sabemos hacia donde nos dirigimos no conseguiremos llegar a ningún sitio.
9.- Inadecuado sistema de medición.
Cuando se aplican los sistemas para medir y saber el estado de aplicación del Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001, tenemos que utilizar un sistema que comprendamos y manejemos de forma fácil y rápida.
10.- Falta de conocimiento del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001.
Muchas veces las empresas se embarcan en el trabajo de implantar la norma ISO 9001 sin conocer exactamente cuáles son sus beneficios, que nos aporta, que hace falta para implantarlo y como hay que hacerlo.
Software ISO 9001
Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.
