5 Fases que deben seguir las organizaciones para implementar la actualización de la ISO 9001:2015

Auditorías ISO 9001

Antes de comenzar con la revisión, queremos hacer un recorrido por los pasos que deben seguir las empresas para realizar las auditorías ISO 9001.

El principal propósito que ofrece la nueva norma ISO 9001 es atender y aportar soluciones a todas las empresas, por este motivo las normas se revisan para adáptarlas a las necesidades de la organización, generando escenarios óptimos para la gestión de la empresa.

Encontrarse a la vanguardia es, sin duda, la meta de todas las organizaciones y para ello deberá evolucionar junto al mundo actual, estamos en la era de la tecnología y la tendencia en la utilización de redes sociales, además de que las empresas cada vez son más visibles en el mercado y es prioridad contar con un sistema de gestión que apoye en el logro de la misión y la visión de la organización, por otra parte, ha sido necesario adaptar la norma al sector de servicios, pues en anteriores normas había un sesgo muy marcado hacia la empresa de producción.

Las ventajas que ofrece la actualización de la norma es facilitar la implantación y armonización de los sistemas mediante la estructura y terminología común. El Anexo SL, define la estructura de referencia, texto básico equivalente, así como términos y definiciones comunes de las normas de sistemas de gestión ISO.

La principal dificultad que podemos encontrar en la implementación de la nueva versión de las normas es el diseño inapropiado del mismo, y esto sucede porque los modelos de gestión no se alinean a los objetivos estratégicos de las empresas.

El principal reto es alinear los sistemas de gestión con los propósitos estratégicos de las empresas. En el capítulo de generalidades de la norma ISO 9001 2015 se encuentran beneficios adicionales como:

• Mejorar el desempeño general de la empresa.
• Proporcionar una base sólida para las iniciativas del desarrollo sostenible.

Enumeramos los pasos que pueden seguir las empresas:

Las fases que pueden seguir las empresas para implantar la actualización de la nueva ISO 9001 2015 son:

Lo primero que se debe conocer es el periodo de transición que existe de tres años después de la publicación de la nueva versión de la norma. Para las empresas es de gran importancia adaptarse a los cambios y para ello sugerimos seguir las siguientes fases para que la transición sea lo más simple posible.

Fase 1

Identificar los nuevos requisitos de las nuevas versiones. Es necesario revisar el contexto de la empresa teniendo en cuenta las partes interesadas, clientes internos-externos, etc. con sus respectivas necesidades expectativas y rendición de cuentas según los puntos 4.1 y 4.2. Resulta necesario identificar la gestión del riesgo y las oportunidades teniendo claro el contexto de la empresa y abordando riesgos relacionados con la conformidad del producto, satisfacción de la percepción del cliente y los que pueden afectar la eficacia del sistema de gestión, es decir, la capacidad o incapacidad de cumplir con los objetivos.

Será necesario definir la metodología para analizar y documentar la gestión del cambio que se presente en la empresa, con la finalidad de preservar el conocimiento y conservar información para la toma de decisiones, para ello revisar el punto 7.1.6 de la norma.

Fase 2

Establece el status quo de la empresa llevando a cabo un diagnóstico para identificar el estado actual del sistema de gestión. Cuando se identifican los nuevos requisitos es necesario elaborar un diagnóstico que permita hacer conciencia del estado actual de los sistemas, listar todos los numerales de la norma ISO 9001 y verificar el grado de cumplimiento presente.

Fase 3

Desarrollar un plan de implantación, teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico. Una vez conocido el porcentaje de cumplimiento en la fase de diagnóstico, es hora de establecer un plan de acción incluyendo todas las actividades necesarias para cumplir con el 100% de los requisitos de la norma.

Fase 4

Divulgar los cambios que se van a producir e involucrar a las partes interesadas. Es necesario que se identifique todos los stakeholders y establecer un plan de comunicación que permita dar a conocer los procedimientos y los procesos establecidos.

Fase 5

Verificar el plan de trabajo asegurando que se cumplan los requisitos identificados en las fases. Es necesario realizar una auditoría ISO 9001 interna por medio de una persona que cumpla con las competencias requeridas y una vez resueltos los hallazgos de esta auditoría proceden de solicitar una auditoría ISO 9001 externa a un ente certificador.

Software ISO 9001

Con la intención de gestionar y supervisar de una manera sencilla y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras posibles herramientas, del Software ISOTools Excellence, el cual permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios para la organización.