ISO 9001 2015. Codificación de documentos
ISO 9001
Realizar una codificación de los documentos es una tarea necesaria para gestionar los distintos departamentos de la organización, los proyectos y los servicios que ofrece. Además, dicha codificación de los documentos es muy importante para la norma ISO 9001 2015.
La norma ISO 9001 2015 certifica que una organización cumple con los diferentes requisitos de calidad que garantizan la satisfacción de los clientes. Es necesario obtenerla y renovarla de forma periódica, además de informar al consumidor que cumple con un Sistema de Gestión de Calidad establecido.
Es la norma más conocida e implementada del mundo. Se estima que más de un millón de organización disponen del certificado. La primera certificación ISO 9001 se publicó en el año 2008, pero los avances vividos en los últimos años y los profundos cambios en la gestión documental de las organizaciones lo que provoca una revisión que se centra en implantar un ciclo conocido como PHVA (Planificar-Hacer-Verificar y Actuar).
Garantizar que las organizaciones practican el llamado “pensamiento basado en riesgo”, es decir, que son capaces de prever todas las dificultades a corto y medio plazo y poner en práctica medidas preventivas que minimicen los daños.
Implantar un Sistema de Gestión de Calidad que cubra todos los aspectos clave que debe tener cualquier organización es muy importante hoy en día.
La importancia de la codificación de los documentos desde el punto de vista de la calidad
Nadie pone en duda que la codificación de documentos, ya que es importante para todas las organizaciones, de forma especial para las grandes empresas que cuentan con miles de empleados, proveedores, colaboradores y asociados. La codificación clara de la ingente documentación digital diaria que generan en nuestras oficinas es fundamental para evitar o minimizar la incidencia de errores y fallos que, no lo olvidemos, suponen un coste importante no solo económico, sino de algo incluso mucho más valioso, el tiempo de nuestros técnicos y directivos.
Desde este punto de vista todos entendemos que la codificación de documentos es importante para garantizar el corrector flujo, almacenamiento y utilización de la documentación textual o audiovisual de la organización.
- La correcta codificación documental permite a los responsables de calidad de nuestra empresa para almacenar en distintas carpetas con acceso limitado toda esa documentación que nuestros departamentos generan y manejan a diario.
- Los manuales de calidad, procedimiento, actuaciones, prevención de riesgos laborales, etc.
- Los planes generales de comunicación externa e interna, los planes de formación y promoción interna, etc.
- El registro de las comunicaciones internas entre los distintos miembros de un departamento, las comunicaciones internas entre diferentes departamentos, etc.
- Los procedimientos técnicos o las instrucciones concretas para ejecutar los procesos de todo tipo.
La codificación correcta del volumen de documentación de una gran empresa no solo minimiza el tiempo de trabajo de las distintas áreas, departamentos o sedes de nuestra organización, además mejorará de forma sustancial unos sistemas integrales de gestión de calidad que certifica la norma ISO 9001 2015 y que se traduce en una mejora de la competitividad de nuestra empresa a nivel nacional e internacional.
Los diferentes documentos del Sistema de Gestión de Calidad se pueden codificar basándose en la norma ISO 9001, en la publicación os voy a mostrar un sistema muy sencillo e intuitivo.
La norma ISO 9001 no fija ningún método de codificación concreto, lo único que requiere es que la información documentada se encuentra identificada y sea trazable. Por lo tanto, igual que el formato, la codificación se puede realizar según vuestro propio criterio.
Es necesario que apliquéis un sistema que sea de fácil comprensión por parte de todos los empleados, ya que los distintos documentos deben encontrase fácil y rápido.
¿Cómo codificamos los formatos de los documentos?
Cuando decimos que tenemos codificar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, nos referimos a codificar los formatos de los documentos, para esto, debemos establecer una edición del formato que se encuentra asociada a una fecha concreta de aplicación de dicho formato.
¿Y si no disponemos de un manual y de unos procedimientos?
Como ya se ha comentado, la nueva ISO 9001 2015 no requiere la existencia de un manual de calidad y un manual de procedimientos, de forma única exige la existencia de la información documentada que sea evidencia del cumplimiento de los diferentes requisitos de la norma ISO 9001 2015.
La empresa debe decidir si elaborar o no el manual de calidad y los procedimientos, si decide no elaborar el manual y los procedimientos debéis idear un sistema de codificación coherente, con la finalidad de conseguir los documentos de forma rápida y con una coherencia concreta.
Software ISO 9001
Con la intención de gestionar y supervisar de una manera sencilla y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras posibles herramientas, del Software ISOTools Excellence, el cual permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios para la organización.
