Cómo documentar funciones y responsabilidades según la norma ISO 9001 2015

Norma ISO 9001 2015

A la hora de implantar la Norma ISO 9001 2015, querrá encontrar una forma de documentar las funciones y responsabilidades para su Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en lugar de hacerlo oralmente. Sin embargo, ¿cuál es la mejor opción para su empresa? Hay varias opciones entre las que puede elegir para que todo funcione adecuadamente en su organización.

¿Cuáles son las funciones del SGC que la norma ISO 9001 2015 considera necesarias?

Como parte de los requisitos de liderazgo, la cláusula 5.3 de los SGC es muy específica sobre las funciones que la dirección de la empresa debe asignar:

• Responsabilidad para la conformidad del SGC: Las personas necesitan asegurarse de que los procedimientos que se ponen en marcha en su empresa cumplen con los requisitos de la norma ISO 9001 2015. Esto es especialmente importante al principio cuando planea sus procedimientos y los pone en funcionamiento a la vez que implanta su SGC. No obstante, esta responsabilidad también conlleva mejorar y mantener sus procedimientos de SGC a lo largo del tiempo. A medida que se avanza, alguien necesita asegurarse de que cuando realiza mejoras y cambios en los procedimientos, no debe eliminar partes del procedimiento que sean esenciales para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001 2015. No es necesario que una sola persona sea la responsable del SGC, pero se tienen que asignar todas las responsabilidades.
• Conformidad del proceso: ¿Quién se va a asegurar de que los procedimientos consiguen los resultados que se esperan de ellos? Esto se hace frecuentemente asignando a un responsable del procedimiento que identifique los Indicadores clave de rendimiento, llamados KPIs (Key Performance Indicators en inglés), para que controlen si el procedimiento funciona como se esperaba.
• Información del rendimiento del SGC: Revisar el rendimiento del SGC es un requisito indispensable de la gestión.
• Promover el enfoque al cliente: El enfoque al cliente es una parte importante de la ISO 9001, y es necesario que alguien sea el responsable de asegurarse de que todo el mundo comprende su importancia y de cómo afecta a la satisfacción del cliente.
• Integridad del SGC durante el cambio: está vinculada a los apartados 1 y 2. Esto se debe, a que mientras mejora sus procedimientos, necesita asegurarse de que durante esos cambios no convierte su SGC en no conforme según la  norma ISO 9001 2015 o al propósito de los procedimientos. Por ejemplo, podría estar mejorando un procedimiento y como consecuencia podría cambiar los datos que se necesitan para un informe. Por lo que, si ese informe fuese esencial para otro procedimiento de rendimiento, habría deteriorado la integridad del SGC.

¿Cómo puede documentar las funciones y responsabilidades del SGC?

Las anteriores responsabilidades de las funciones de su SGC no solo necesitan ser asignadas, sino que también deben ser comunicadas y comprendidas dentro de su empresa. ¿Cómo se consigue?

Una de las formas más sencillas de asegurarse, consiste en documentar las funciones y responsabilidades y comprobar que todo el mundo comprende la información que se ha redactado. De esa forma, los empleados conocerán las responsabilidades que tienen con el SGC. No obstante, aún queda la incógnita de cómo documentarlas. Si tiene que tomar una decisión, aquí hay unos cuantos métodos que podría tener en cuenta mientras decide cuál es la mejor opción para su empresa:

1. Información consolidada: una forma de cumplir con este requisito consiste en elaborar un documento para las funciones y responsabilidades; que incluya tanto las funciones, responsabilidades y autoridades de los SGC como los responsables del procedimiento en su organización. De este modo, cuando alguien tiene una duda sobre a quién llamar para conseguir una información concreta, solo tendrá que consultarlo en el documento. Este método es una muy buena forma de documentar las funciones y responsabilidades más importantes en su organización.
2. Documentación dispersa: Con este método, se anotan las funciones y responsabilidades en cada documento con el que trabaja para realizar sus procedimientos. Este es uno de los mejores métodos, debido a que si alguien lee el procedimiento para saber qué se tiene que hacer, puede ver fácilmente cuál es su función y responsabilidad en el mismo. Al igual que lo puede hacer cualquier otro que tenga responsabilidades con las que cumplir. Para las operaciones diarias, esto facilita el trabajo a las personas que necesitan saber qué hacer. También facilita la revisión del documento del procedimiento.
3. Materiales formativos documentados: Evidentemente, no todos los procesos necesitan estar documentados, así que cuando esto ocurre, a menudo se dispondrá de material de capacitación documentado, que se usa para formar a los empleados sobre cómo hacer el trabajo y también proporciona un lugar para refrescar la memoria si tienen alguna pregunta. Además, se puede usar para registrar las funciones y responsabilidades del SGC durante el procedimiento.

Algo a tener en cuenta es que podría querer usar uno o incluso todos estos métodos.

Saber a quién llamar es fundamental

Por supuesto, hay una razón para querer tener esta información documentada. Si alguien necesita saber a quién llamar es útil tener un lugar en donde encontrarlo. Asegurando una comunicación adecuada, pude asegurar mejor que las responsabilidades y funciones de su SGC se completarán de forma exitosa como se había planeado.

Software ISO 9001

Los métodos anteriormente mencionados para tener un buen control y realizar una buena gestión sobre la documentación de las responsabilidades y funciones de los procedimientos que se inicien son muy útiles. Sin embargo, a medida que su organización crece, también lo hace la complejidad y la cantidad de procedimientos. Por ello, es recomendable el uso del Software ISOTools Excellence, que le permitirá realizar una gestión automatizada de los procedimientos óptima y sencilla.