¿Cómo ayuda un sistema de gestión documental a la certificación de la norma ISO 9001?
Norma ISO 9001
Cada día más jefes de proyectos quieren utilizar diferentes estándares ISO. Existen diferentes motivos para ello. Lo primero, es que los estándares ayudan a optimizar la calidad de los procesos de la organización. Eso genera una ventaja interna. La organización podrá ir más allá para conseguir la certificación de una norma ISO, y es que es interesante a la hora de atraer clientes. Un claro ejemplo es la norma ISO 9001.
Normativa y gestión de documentos
Cada vez más organizaciones quieren conseguir un certificado ISO. La gran mayoría de jefes de proyectos no conocen muy bien cómo les pueden ayudar las normas ISO. Es muy complicado encontrar información concreta. Puede encontrar información sobre la norma ISO 9001 en el blog Nueva ISO 9001 2015.
La norma ISO 9001 es un estándar internacional que ayuda a las organizaciones a optimizar los procesos de la organización. La norma ISO 9001 se elabora por la Organización Internacional de la Estandarización. Existen muchos sectores unidos a la normativa ISO, como puede ser el control de la calidad de los productos que ofrece la organización. La norma ISO 9001 no contiene reglas específicos o listas de control. Ofrece la posibilidad de que cada organización pueda crear su propia estrategia. Un sistema de gestión documental puede dirigir la ejecución de la estrategia planificada para gestionar los documentos.
¿Cómo ayuda un sistema de gestión documental?
La norma ISO 9001 no es ningún paquete que se puede añadir a un sistema de gestión documental, pero la gestión documental tiene una gran influencia sobre si se puede cumplir con la norma ISO 9001. Un gestor documental cumple con diferentes condiciones básicas para la certificación ISO, y se puede ajustar a una estrategia ISO específica.
¿Qué gestor documental es adecuado?
Una organización que quiera cumplir con la norma ISO 9001 de forma estricta y conseguir la certificación deberá seguir un número de pasos específicos antes de elegir el sistema de gestión documental. El primer paso es realizar una medida por parte de la agencia de certificación. Después, es necesario conocer que le falta para conseguir el certificado de la norma ISO 9001.
Con esta información puede preceder a un consultor de normas ISO. Dicho consultor ayuda a las organizaciones a desarrollar la estrategia necesaria para reforzar los puntos débiles y así, poder cumplir con la norma ISO 9001. Un jefe de proyecto puede hacer esto, pero la certificación es un asunto muy complejo y un consultor suele tener mucha más experiencia.
La organización recibirá los resultados de forma progresiva y deberá establecer una estrategia, ese sería el momento de comenzar a buscar un software. Un buen software sería el que de cara a la certificación ofrezca una amplia personalización.
Un gestor documental para las empresas que quieren implantar la norma ISO 9001
No todas las organizaciones se benefician por igual al realizar un seguimiento y certificación de la norma ISO 9001. El coste del proceso por completo supera el beneficio que obtiene la empresa al conseguir la certificación. Esto se aplica de forma especial en pequeñas organizaciones.
Un sistema de gestión puede ayudar a cumplir con las condiciones básicas de la norma ISO 9001 en procesos internos de la organización. Cada norma ISO cuenta con diferentes clausulas básicas sobre la gestión de la información, el archivo, el acceso a la información y el flujo de trabajo de los documentos. Dichas funcionalidades se encargan de que el sistema de gestión contribuya de forma indirecta con el cumplimiento de las condiciones de la certificación ISO 9001.
¿Es adecuado un sistema de gestión documental para ISO 9001?
Un sistema de gestión documental puede ser una herramienta para conseguir el certificado ISO 9001. El alcance varía dependiendo de la norma que se certifique. Hay empresas que pueden estar interesadas en certificarse en ISO 14001, ISO 31000, aunque todas necesitan un buen gestor documental en el que poder describir la estrategia a seguir.
En este caso, la aplicación de la norma ISO 9001 tiene normativas específicas de gestión de la calidad. Existen también diferentes estándares para la gestión de archivos sobre los que el sistema de gestión documental tiene una gran influencia.
¿Qué influencia tiene un gestor documental?
Un sistema de gestión documental contribuye de dos formas a la seguridad de la información, previniendo la perdida de información y la seguridad de la información confidencial. Lo complicado es garantizar la seguridad de la información sin comprometer la accesibilidad de los documentos. Se pueden establecer copias de seguridad de toda la información con regularidad y proteger dicha información detrás de un cortafuegos. Un sistema de gestión documental se encarga de generar un acceso, pero se controla mediante controles de acceso.
El sistema deberá identificar a las personas que están autorizadas para consultar o editar ciertos documentos.
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