¿Conoce todas las ventajas de automatizar un sistema de gestión de calidad?
Sistema de gestión de calidad
Hoy en día, las organizaciones cada día cuentan con menos tiempo para realizar labores burocráticas. ¿Cuenta con un sistema de gestión de calidad implementado en su organización? Si la respuesta es sí, sabrá la cantidad de tiempo que invierte la persona encargada del sistema de gestión de calidad en tener al día todos los documentos que requiere la norma ISO 9001 2015.
Por ese motivo, principalmente, cada día es más importante informatizar el sistema de gestión de calidad. Aunque cuando investigas un poco, descubres que existen otras muchas ventajas. La tecnología forma parte de nuestra vida diaria y se encuentra cada vez más integrada en el mundo profesional.
Muchas empresas son ya las que gestionan las relaciones con sus clientes mediante un software. Además, utilizan herramientas tecnológicas para controlar procesos indispensables en la organización como la contabilidad, la facturación, etc. Estas organizaciones tienen integradas plenamente dichas herramientas, y en la mayoría de los casos, resulta prácticamente imposible realizar su trabajo sin tenerlas disponibles.
Como conclusión, podemos decir que para que una actividad empresarial sea eficiente, debemos contar con un sistema informatizado que nos facilite el trabajo, minimizando los tiempos de determinadas tareas y eliminando la realización de acciones innecesarias.
Si esto nos lo llevamos al sistema de gestión de calidad, uno de los principales inconvenientes que encuentran las empresas a la hora de realizar la implantación y el mantenimiento es la excesiva carga de documentación que generan. Además, deberán tener en cuenta que deben establecer un espacio en el que contar con un archivo físico que sus responsables deberán manejar y controlar.
Se añaden otros problemas, como puede ser el excesivo individualismo en el control y manejo de la información. En ocasiones el know how de la organización es tratado por los distintos responsables como si fuera información propia, genera importantes problemas la ausencia de los responsables.
Algunas empresas suelen ser reacias a los cambios tecnológicos, ya que están acostumbradas a hacer las cosas a la antigua usanza. Detrás de ese pensamiento pueden existir gran cantidad de ineficiencias en el trabajo que no han sido debidamente detectadas y que implica coste en tiempo y dinero.
Para solucionar estos y otros problemas, se establecen los sistemas automatizados de gestión.
Puede que este pensado, todavía no se ha explicado que es un sistema automatizado de gestión. Muy sencillo, es un conjunto de elementos tecnológicos que interactúan entre sí con el fin de apoyar a las actividades de una organización.
Como en todo, los sistemas automatizados de gestión cuentan con una serie de ventajas. Podemos destacar, la integridad de la información ya que se encuentra en óptimas condiciones al estar alojada en un soporte informático. Dicho soporte informático debe ser seguro y estar diseñado específicamente para el fin establecido. Se encuentra en un medio controlado y es muy difícil que la información se pierda o se utilice para otros fines, ya que el sistema dispone de sus propias medidas preventivas.
La información se encontrará centralizada, es decir, el sistema automatizado será la principal fuente de información. Esto hace que los documentos, registros y demás sean manejados contribuyendo a evitar problemas a la hora de realizar las revisiones no controladas de los documentos o errores en la distribución de los mismos.
Analizar la agilidad en la generación de informes, ya sean internos o externos. Al contar con información bien organizado es mucho más fácil obtener datos analíticos o estadísticos en tiempo real.
Los procesos serán mucho más claros. Al establecer un sistema automatizado de gestión seguirán unas reglas ágiles y perfectamente identificadas.
Los sistemas de gestión automatizados se encuentran sujetos a la mejora continua mediante los mantenimientos que se encuentran programados en las organizaciones que desarrollan software, de forma que las actualizaciones y las nuevas versiones aportan valor a sus clientes.
Es necesario que se tengan en cuenta los factores culturales y considerar la información de los sistemas de gestión que ayudan a reducir costes de tiempo y dinero a la empresa, su implementación debe ser un objetivo primordial para cualquier organización.
Gracias a la norma ISO 19011, hace años que se puede realizar una auditoría de certificación de forma on-line. Esto minimiza los errores que pueda generar contar con la documentación en papel.
Existe también el consultor tecnológico, que tiene la posibilidad de realizar conexiones a distancia con diferentes empresas que dispongan del software de gestión. Esto supone una gran ventaja, ya que reduce el tiempo de respuesta y minimiza los gastos por desplazamiento.
Software ISO 9001
El software ISOTools Excellence le ayudará a gestionar su sistema de gestión de calidad de una forma fácil e intuitiva. ISOTools cuenta con consultores expertos que le acompañarán durante todo el proceso de automatización del sistema de gestión, por lo que una vez finalicen podrá trabajar con la herramienta conociendo todos sus puntos fuertes y sacándole el máximo partido.
