Consejos a tener en cuenta para realizar la política de calidad de su empresa
Política de calidad
La carta de presentación de cualquier empresa es siempre su política de calidad. La normativa ISO la incluye como uno de sus pilares básicos y plantea mantenerla disponible para consultar en cualquier momento por empleados o usuarios de la empresa.
En este post vamos a presentarle varias nociones básicas que debe tener en cuenta acerca de la política de calidad de su empresa y que pueden ayudarle a mejorarla.
La política de calidad de su empresa tiene que reflejar la identidad de la misma
La política de calidad es el documento con el que la empresa pone de manifiesto lo que considera calidad. Este es un concepto que ya existe en su empresa, aunque no aparezca recogido en ningún documento, todos los que forman parte de ella siguen unos patrones establecidos para alcanzar los objetivos marcados. Para redactar la política de empresa hay que recoger todos esos patrones de lo que se hace o no en su entidad y primero confirmar que son realmente importantes para ser formalizados.
Tener una política de calidad clara y bien definida le puede ayudar también a identificar lo que no es bueno para su empresa, o prácticas que van contra la consecución de sus objetivos. No olvide que la política de calidad es la guía que van a seguir los miembros de su empresa para proceder y tomar decisiones.
Ajuste su política de calidad a los objetivos de la empresa
Según la norma ISO 9001:2015, la política de calidad debe apoyar el direccionamiento estratégico de la empresa, de forma que es imprescindible que se tengan en cuenta los objetivos de la misma en el desarrollo y establecimiento de la política. Lo ideal, es que tanto la dirección como los trabajadores estén implicados en la elaboración de la política.
Todo esto será más fácil de desarrollar una vez que se haya aplicado de forma eficiente el requisito 4 de la norma, referido al contexto de la organización, ya que todo debate que surja en torno a la definición de contexto llevará a reflexionar acerca de los objetivos de la empresa, el nicho en el que se mueve y otra información relevante que sentarán las bases de futuras decisiones.
No olvidemos que la política de calidad es un documento que estará disponible para consulta tanto para trabajadores como para usuarios, por lo tanto, debe ser revisado periódicamente. En dicha revisión habrá que evaluar si lo que aparece reflejado todavía está vigente para la empresa y si sigue manteniendo el sentido y los valores de la misma, buscando quitar o agregar la información necesaria.
Adapte su política de calidad con los requisitos de los clientes
Todas las partes implicadas en el trabajo y desarrollo de su empresa son importantes, sin embargo, no puede descuidar que el cliente es lo primero, puesto que es el cliente quien determina cuáles van a ser los resultados consumiendo o no su servicio o productos.
De manera que la política de calidad tiene que recoger por encima de todo los deseos y necesidades de sus clientes. La política de calidad no puede crearse desde la nada, es producto de una necesidad del cliente, de lo que detecta cuando recibe el producto o servicio que recibe de su empresa.
Por todo esto, es necesaria y básica una buena evaluación de satisfacción de los clientes para poder dar respuestas concretas a las demandas del mercado que pongan en alza el valor de su empresa. La política de calidad, en todo este maremágnum de decisiones, debe ser una guía a seguir para alcanzar el éxito.
Emplee un lenguaje simple y focalizando en el objetivo
La política de calidad es algo así como una guía de buenas prácticas para la empresa. Todo el trabajo de la empresa debe estar incorporado en ella. Esto significa que todas las personas que están en contacto con la empresa necesitan conocer la política, entenderla y ponerla en práctica.
Por esta razón, la política de calidad debe estar redactada de una manera simple y fácil de comprender. Es importante que tanto empleados como usuarios puedan entender fácilmente cómo se trabaja en la empresa y los objetivos que esta persigue al leer su política de la calidad. Para los trabajadores debe ser sencillo incorporar esta política a sus acciones y decisiones diarias.
Arregle la estructura de su política de calidad
No existe una manera correcta o específica, según la normativa ISO, para redactar y estructurar la política. Puede adoptar diferentes formas como una frase, un texto corto, una tabla con diversas columnas… Sin embargo, la recomendación que le proponemos, teniendo en cuenta que la política debe ser fácil de comprender y memorizar, es que esté escrita en una frase corta.
Si su política de calidad necesita ser más extensa para abarcar mejor los objetivos de la empresa y cubrir las necesidades de los clientes, la mejor opción es dividirla en distintos epígrafes que mantengan la estructura de frases cortas, para fomentar siempre la comprensión y memorización de los puntos que componen el documento.
Asegúrese que su política de calidad es verdaderamente útil para su empresa
No olvide que los trabajadores de su empresa tienen siempre que ver la política de calidad y relacionarla fácilmente con el trabajo que desempeñan en su día a día y los procesos que lleven a cabo. Si esto no sucede es porque la política actual vigente en su empresa no es más que un documento administrativo sin sentido, algo que no aporta nada y hace perder el tiempo de quien lo elabora y sobretodo de quien intente ejecutarla.
La política de calidad es un elemento muy importante para la concienciación, por lo tanto, está directamente conectada con el día a día de las personas. Si éstas son capaces de relacionar la política con su puesto de trabajo, lograrán tomar mejores decisiones y contribuir más con el rendimiento de la empresa. Esto ayuda a organizar mejor las rutinas, mejorar continuamente los procesos y lograr mayores resultados.
Software ISO 9001
Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.
