Ventajas de la automatización de un Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad

Hoy en día, muchas organizaciones están optando por apoyarse en herramientas que les permitan automatizar matizar los procesos para ser más ágiles y centrarse en la calidad y mejora de sus productos/servicios y no sólo en el proceso que conlleva la propia certificación de una norma ISO y el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Las opciones tradicionales para implementar y mantener la Gestión de la Calidad en base a los requerimientos que establece la ISO 9001 presentaban una serie de desventajas que es posible paliar trabajando con un Software ISO.

Que funcionalidades puede aportarnos un software para automatizar el Sistema de Gestión de Calidad

Entre las funcionalidades que están permitiendo la transformación de la implementación de la ISO 9001 a través de una herramienta online de Gestión de la Calidad podemos encontrar las siguientes:

Gestor documental

Permite tener control sobre la documentación necesaria para implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad. Hace posible la gestión de documentos mediante workflows o flujos de trabajo de revisión, aprobación o distribución de documentos, el control de cambios y de versiones, la gestión de documentos en vigor y obsoletos, y la gestión de registros.

Recursos Humanos

Definición de puestos y roles, así como de responsabilidades y autoridades dentro de la organización, gestión de currículums, evaluación del desempeño y de las competencias de los miembros de la organización.

Capacitación

Hace posible poner en marcha y gestionar el Plan de Capacitación de la organización y evaluar la eficacia de las acciones que se llevan a cabo a este respecto.

Procesos

Facilita la gestión por procesos incluyendo un Mapa de Procesos interactivo desde el que acceder fácilmente a la información de cada uno de los procesos que realiza la organización.

Indicadores

El seguimiento y la medición son esenciales para lograr la mejora continua. Un software ISO debe incorporar un Dashboard o Panel de Control que permita conocer los principales indicadores para cada unidad de negocio, así como un avanzado sistema de reportes y gráficos que posibilite su interpretación y toma de decisiones en tiempo real.

Objetivos

Resulta crucial establecer los objetivos de calidad y sus indicadores asociados, así como la integración de los objetivos estratégicos con la gestión de los procesos.

Gestión de hallazgos, acciones correctivas y acciones preventivas

Una herramienta para automatizar la Gestión de la Calidad ha de incorporar un sistema de registro de hallazgos y acciones a llevar a cabo para eliminar riesgos reales o potenciales y gestionar potenciales oportunidades de la organización.

Auditorías

Para mantener con garantías el Sistema de Gestión de la Calidad es imprescindible realizar auditorías internas de forma periódica por lo que, el Software ISO debe incluir el Plan anual de Auditorías y recoger el programa y auditores, los informes de auditoría, los hallazgos encontrados y las acciones correctivas realizadas.

Satisfacción del cliente

Generación y envío automatizado de encuestas para medir la satisfacción del cliente y estadísticas y datos de las mismas.

Para que puede servir la automatización de un Sistema de Gestión de la Calidad

Gracias a las nuevas tecnologías y el desarrollo de software especialmente diseñado para realizar la implementación y mantenimiento de Sistemas de Gestión basados en normas ISO, organizaciones y equipos de todos los tamaños cuentan con una opción alternativa a la hora de buscar la excelencia de sus procesos y productos/servicios.

Los responsables de la organización elegirán automatizar la gestión de la Calidad si:

• Se necesita realizar la implementación ISO 9001 rápidamente.
• El alcance del proyecto es más amplio o involucra una serie de procesos.
• El conocimiento y experiencia del personal respecto a implementaciones de normas ISO es bajo.
• Se puede destinar un poco de tiempo del personal al proceso de implementación. Pero sin embargo, no se quiere que el trabajo diario de todos se vea afectado excesivamente.
• Hay intención de optimizar la inversión realizada en la implementación.
• Se quiere retener el conocimiento y experiencia de llevar a cabo la implementación de la norma ISO 9001 y que se quede “en casa”.

Software ISOTools Excellence para automatizar un SGC

Sabemos lo difícil que puede resultar implementar un Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001. Y más aún, si se inicia el proceso desde cero. Volvemos a recordar que para realizar este proceso correctamente es importante designar a un responsable con los conocimientos apropiados para que facilite el proceso.

No obstante, no basta con conseguirla, sino que hay que mantenerla. Realizar una correcta gestión es imprescindible.

Para solucionar todos los problemas que conlleve esta gestión de su norma, le ofrecemos el software ISOTools Excellence, que a través de sus distintas funcionalidades garantiza una mejora continua, gestión de no conformidades, ahorro de tiempo y dinero y la eliminación de los documentos físicos. Todo esto mientras lo gestiona a través de cualquiera de sus dispositivos incluso sin conexión a internet.