¿Cómo aporta la gestión de la información documentada al conocimiento organizacional?

Conocimiento organizacional

En un entorno cambiante, en constante evolución, donde las exigencias se incrementan día a día, los mercados, los sectores y sus requisitos cambian continuamente, obliga a las organizaciones a tener la capacidad de adaptarse y optimizar constantemente sus operaciones y el manejo de sus recursos, por lo cual sus sistemas de gestión están en un proceso continuo de aprendizaje, y aquí es dónde podemos aplicar la siguiente frase de Benjamin Franklin, en la que el conocimiento organizacional adquiere sentido.

“Invertir en conocimientos produce siempre los mejores beneficios”

La inversión en conocimientos que hace una organización, puede interpretarse de diferentes formas, una de las menos nombradas es la documentación del conocimiento organizacional, esto nos lleva a preguntarnos ¿qué es el conocimiento organizacional? ¿cómo se gestiona? y finalmente, ¿por qué es importante documentarlo?

¿Qué es conocimiento de la organizacional?

La RAE define el conocimiento como “Acción y efecto de conocer”, donde conocer implica “Averiguar por el ejercicio de las facultades intelectuales la naturaleza, cualidades y relaciones de las cosas”, si integramos estos conceptos desde el enfoque empresarial, el conocimiento organizacional sería el conjunto de conocimientos sobre la naturaleza del negocio, las características distintivas de operación y las relaciones de los elementos  que componen la organización (personas, métodos, maquinas, materiales, contexto, entre otros).

Desde una perspectiva más simple el conocimiento organizacional es una forma de concebir el conocimiento como capital organizacional.

En el apartado 7.1.6 Conocimientos de la organización de la Norma internacional ISO 9001:2015, se define el conocimiento organizacional como el conjunto de conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia, es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.

Los conocimientos de la organización pueden basarse en:

1. Fuentes internas: por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios;
2. Fuentes externas: por ejemplo, normas; academia; conferencias; recopilación de conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

Gestión del conocimiento es un proceso sistemático por el cual una organización, facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus colaboradores. En general existen dos soportes básicos de la gestión del conocimiento:

1. Las Personas que intervienen en los procesos estratégicos, misionales o de soporte organizacional, (las cuales tienen un bagaje de conocimientos, capacidades, cualidades personales, experiencias, entre otras características).
2. La información manejada en dichos procesos, que capacita a estas personas a incrementar su formación o habilidades para el desarrollo de sus tareas.

Al fusionar estos dos soportes, emerge el conocimiento organizacional, el cual tiene como propósito armonizar las necesidades concretas de información de las distintas personas y equipos de trabajo con la disponibilidad efectiva de dicha información.

El éxito de la gestión del conocimiento dentro de las organizaciones, podría resumirse en:

• La calidad del recurso humano.
• La capacidad de gestionar la información e incrementar las habilidades de sus colaboradores.
• La habilidad del sistema de gestión de implementar e integrar los métodos. herramientas, y técnicas adecuadas

Valor del conocimiento organizacional

En el apartado 7.1.6 de la Norma Internacional ISO 9001:2015 se considera la necesidad de determinar y gestionar los conocimientos mantenidos por la organización, para asegurarse de la operación de sus procesos y que puede lograr la conformidad de sus productos y servicios.

El principal valor del conocimiento organizacional es directamente proporcional al impacto de este, en la capacidad de la organización de abordar las necesidades y tendencias cambiantes, en efecto la organización debe considerar sus conocimientos actuales, es decir debe disponer de la información sobre capacidad actual de lograr los resultados deseados, y esta será la base para determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y/o a las actualizaciones requeridas.

Riesgos a los cuales está sujeto el conocimiento organizacional

El conocimiento organizacional está expuesto particularmente a los siguientes riesgos:

• Pérdida de conocimientos, por ejemplo:
  1. Un operador de una maquina especializada con más de 20 años de experiencia en la organización, se jubiló, una vez se retira, la empresa identifica que no se documentó ni sus funciones, ni sus métodos de trabajo, ni las lecciones aprendidas por esta persona en su trayectoria, como los tips de operación más importantes.
  2. La rotación de personal; un cargo directivo es cambiado constantemente de persona, esto no permite que se alcance una curva de aprendizaje y genera que cada vez que se nombra un nuevo jefe, este cambie las directrices de funcionamiento, encentrando la incertidumbre
  3. Se fracasó a la hora de capturar y compartir información correspondiente al método empleado para ejecutar cierta función, el documento define una secuencia de paso que en la práctica no se ejecutan o viceversa.

• Inversiones ineficaces en conocimiento, por ejemplo:
  1. Contratar un tercero externo para documentar el know how de la organización, y el sistema documentado no llega nunca llega a implementarse, pues no está alineado con la operación de la organización.
  2. Planificar y ejecutar planes de formación sin tener en cuenta las fortalezas y debilidades de las competencias por áreas y de cada colaborador, por lo cual se ejecutan acciones de formación de tendencia del mercado y no corresponden a necesidades reales.
  3. Ejecutar acciones de formación que no miden la eficacia del conocimiento impartió, es decir no se evalúa la trasferencia de conocimiento.
  4. No se definen resultados específicos a lograr una vez ejecutada una acción de formación.

¿Qué es la Información documentada?

Para entender de forma precisa este término es necesario aclarar, no toda la información debe estar documentada, mas todos los documentos si contiene información, la decisión de documentar o no cierta información, depende del tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios; la complejidad de los procesos y sus interacciones; y la competencia de las personas que realizarían la documentación.

La Norma ISO 9000:2015 en su apartado 3.8.6 define la información documentada como “información (3.8.2) que una organización (3.2.1) tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene”, así mismo aclara que esta puede provenir de cualquier fuente.

Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015

Cumplir con cada punto de ISO 9001, como el de política de calidad, para sacarle el máximo partido a un SGC, parte de conocer cada requisito con profundidad y cómo aplicarlo. En este sentido, seguir un programa formativo como el Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 puede ser de gran valía.

Además, este programa, diseñado por profesionales y para profesionales, cuenta con el valor añadido de ofrecer una doble titulación. Por una parte, el alumno recibe el certificado  del diplomado expedido por la Escuela Europea de Excelencia, y por otra el de Auditor Interno de ERCA, que faculta al estudiante para practicar auditorías internas a un SGC basado en la norma ISO 9001.

Este es un diplomado con plazas limitadas, pero aún está a tiempo de obtener una aquí.