Fases a seguir en la gestión y seguimiento de no conformidades en los sistemas de gestión

No conformidades

En todo proceso de auditoría es muy frecuente ver tratamientos de no conformidades que no son del todo correctos, o mejor dicho, a los que no se le saca el máximo partido para contribuir a la mejora del sistema de gestión. Aunque su tratamiento es en cierto modo subjetivo, es muy importante que se tomen como guía determinados aspectos que pueden ser de lo más útil.

Antes de nada, sería positivo contar con una clasificación previa de las mismas para así abordarlas desde una perspectiva u otra.

Tipos de no conformidades en función de su grado de cumplimiento

Es muy frecuente que las no conformidades se organicen siguiendo un criterio basado en el grado de incumplimiento. Por eso podemos hablar de no conformidades mayores y menores:

• Las no conformidades menores serían aquellas que no son generalizadas a toda la organización, sino que son de carácter individual. Por ejemplo cuando un determinado miembro no lleva a cabo un procedimiento de manera correcta.
• Entendemos por no conformidades mayores aquellas que incumplen de manera directa algunos de los requisitos de la norma que las rige. Por ejemplo si estamos llevando a cabo una auditoria de un sistema de gestión de calidad certificado en ISO 9001, esta sería la norma que no debería de incumplirse bajo ningún concepto. Concretamente será en estas de un carácter más generalizado en las que nos detendremos.

Fases a seguir en la gestión de no conformidades

1. Detección: La detección es el comienzo de todo proceso de gestión de una no Conformidad. Una vez detectada, habrá que documentar correctamente por la persona que la ha detectado, teniendo en cuenta cuatro datos fundamentales: la evidencia, es decir, la prueba que demuestra que está mal; el documento del sistema, que especifica cómo se debe hacer con referencia, a los registros; el punto de la norma a la que se refiere y finalmente la fecha concreta en la que se ha detectado.
2. La investigación o análisis del efecto que ha provocado dicha irregularidad. El fin es poder actuar de forma correcta, con una acción reparadora, sobre éste para solucionarlo cuanto antes. Las acciones reparadoras suelen ser inmediatas, aunque siempre van sujetas a un plazo y por supuesto a un responsable concreto.
3. Análisis de la causa: Al igual que con el efecto, también se deberán de comprobar las causas que han provocado la no Conformidad. Para llevar a cabo este análisis existen innumerables método. Una vez que se conocen todas la causas relacionadas con la no conformidad, se analizarán y se determinará cuáles han tenido una relación más directa.
4. Llevar a cabo acciones correctivas para actuar sobre aquellas causas que han tenido una relación más directa con las no conformidades. Como probablemente serán varias, se pueden emprender varias acciones correctivas para la misma no Conformidad. También se deberá contar con un plazo y un responsable.
5. Implantación de acciones preventivas, para establecer acciones de mejora sobre las causas que no han tenido una relación directa con la no conformidad.
6. Seguimiento de las acciones emprendidas: tanto de las acciones correctivas como preventivas. Se deberán incluir a las personas que las están realizando así como las fechas de estas acciones implantadas.
7. Finalmente habrá que verificar la eficacia y cierre: Determinando la eficacia de cada una de las acciones llevadas a cabo, obteniendo el resultado esperado. Se debe indicar el responsable que establece dicha eficacia y la fecha. Cuando la acción ha sido eficaz, se procede a su cierre, indicando que ha sido eficaz. Si no ha sido eficaz también se deberá indicar.

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