7 consejos clave al redactar un informe de auditoría de clase mundial
Informe de auditoría
Un informe de auditoría debe primordialmente agregar valor a la auditoria, luego proporcionar la información requerida, y finalmente satisfacer las necesidades de los usuarios y partes interesadas pertinentes de manera equilibrada y oportuna.
A continuación, se presentan 7 consejos que no puede dejar pasar si quiere redactar un informe de auditoría efectivo y lograr un llamado a la acción que dé resultados; registro completo, preciso, conciso y claro.
Sé breve y especifico
Ser conciso, es probablemente el factor diferencial que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no se atribuye solamente a la cantidad de páginas que incluye el informe, sino también la capacidad del redactor de sintetizar los aspectos que son vitales para el usuario del informe, empleando la menor cantidad de palabras posible.
Las lecciones para los auditores internos:
- Los informes de auditoría interna son más persuasivos cuando se adaptan a las necesidades de nuestras partes interesadas
- Si abrumamos a nuestros lectores con demasiada información, nuestros informes tendrán menos impacto.
- Si una palabra, idea u oración no contribuye directamente al punto, considere eliminarlo
Mantén una redacción simple
Los mejores informes de auditoría interna, expresan grandes ideas en pequeñas palabras, nunca pequeñas ideas en grandes palabras, por consiguiente, utilizar un lenguaje simple alineado al tema, facilita la comprensión, somos más convincentes cuando usamos un lenguaje claro, directo y familiar.
Esto no significa » truncar» nuestros informes; sino facilitar una comunicación clara y efectiva
Las lecciones para los auditores internos:
- El lenguaje sencillo vende mejor las ideas. Es más probable que su escritura sea convincente si no es exagerada, innecesariamente complicada o cargada en exceso de lenguaje técnico.
- El contenido de un informe indica a los lectores, pero es el estilo de escritura es lo que motiva leer y comprender el contenido.
Destaca tus mejores ideas
Necesitamos facilitar el hecho de que los ejecutivos ocupados lean, absorban y actúen sobre los resultados de nuestro trabajo, en este orden de ideas, mantener las cosas cortas y simples puede ayudar, pero no es suficiente. Si queremos tener un informe de clase mundial, debemos organizar nuestros informes para resaltar las ideas más importantes.
No dude en usar diferentes herramientas como, secciones, encabezados, subtítulos, tablas, colores, cuadros, gráficos o imágenes para aclarar y agregar énfasis a temas importantes y así llamar la atención sobre la información más relevante en su informe. De igual manera, considere usar un resumen ejecutivo, una tabla de contenido y / o un índice para ayudar al usuario a encontrar fácilmente la información de su interés en el informe. Para informes demasiado largos, es esencial obtenerse un resumen ejecutivo (extracto).
Las lecciones para los auditores internos:
- Las diferentes partes interesadas tienen diferentes necesidades, por lo que debemos ayudar a los lectores individuales a acceder a la información específica que necesitan, nuestro informe no será persuasivo si los mensajes clave se pierden en los detalles.
- Divida el Informe en secciones, esto facilitara la lectura, muchos de los usuarios no leen el informe completo, sino navegan en las secciones del informe, buscando la información que ellos necesitan.
- Los usuarios de alto nivel generalmente leen las conclusiones y se detienen ahí, en consecuencia, dependiendo de la severidad de los resultados, revisan los hallazgos, las observaciones, y las recomendaciones, aunque es muy probable que se enfoquen solamente en el punto de su interés, por lo cual no las leen completamente.
- Los dueños de los procesos leen el informe completo, pero podrían enfocar principalmente su atención en los resultados de sus procesos y en las recomendaciones.
Prestar atención a los detalles
Un informe de auditoría de clase mundial no contiene faltas de ortografía, gramática o puntuación, pues os auditores lideres no están dispuestos a correr el riesgo, de afectar negativamente su credibilidad, así que en consecuencia leen y releen el informe hasta estar seguros que no tiene ningún error (técnico, por descuidado o de otro tipo).
La lección para los auditores internos:
- Es difícil ser determinante, si tu credibilidad se ve afectada porque ignoraste los conceptos básicos.
Se objetivo e imparcial
Si queremos que los lectores se comprometan con nuestras ideas, nuestro tono debe ser objetivo e imparcial, incluso cuando redactemos mensajes que podría ser negativos. A continuación, se expresan algunos ejemplos que, desde la perspectiva del usuario, pueden parecer innecesariamente sesgados o negativos:
La lección para los auditores internos:
- Rara vez convencemos al hacer que alguien se sienta hostil o defensivo. Si nuestro informe parece parcial o injusto, es probable que el cliente presente discrepancias
Recuerda el ABC / 5 C de los Hallazgos
La redacción de hallazgos en los informes de auditoría es uno de los puntos más cruciales, para lograr convencer a los lectores, a continuación, se describen cinco componentes importantes que podrían usarse tanto en No conformidades y Observaciones, como en Oportunidades de mejora:
Como mínimo un hallazgo debe cumplir con el ABC de los hallazgos:
- Condición (estado actual): Describa la situación actual de incumplimiento o situación deseable, y su evidencia, por ejemplo, falta de conocimiento en los temas del Sistema de Gestión de Calidad
- Consecuencia (efecto): Describa el efecto identificado, por ejemplo, desconocimiento en temas como acciones correctivas, normas de seguridad de la información, etc.
- Criterios (lo que debería ser): Identifique el requisito asociado al incumplimiento, por ejemplo, Norma ISO 9001:2015, 7.3 Concientización.
En algunos casos se pueden adicionar los elementos D y E para completar las 5 C:
- Causa (la razón de la diferencia): Describa las causas verificadas, por ejemplo, durante la entrevista con Talento humano, se evidencio que no se ha realizado nunca ninguna divulgación de las políticas de seguridad de la información.
- Correcciones / recomendaciones: Describe las acciones sugeridas para solventar el hallazgo
La redacción del hallazgo debe indirectamente orientar las acciones posteriores a tomar, para alcanzar el resultado deseado, a este propósito es particularmente importante ser muy específico y exacto en composición de las consecuencias y criterios. La descripción de las posibles consecuencias, indica quién se beneficiará, cómo se beneficiarán y por qué, mientras la descripción del criterio determina los parámetros que se deben considerar antes de obtener el beneficio.
Presente conclusiones claras
Para asegurarse de que el lector comprenda claramente los resultados de la evaluación realizada, así como los argumentos descritos a lo largo del informe, es esencial desarrollar un enunciado de opinión preciso y conciso en cada conclusión.
La lección para los auditores internos, es redactar conclusiones que dirijan la atención las partes interesadas en los resultados de la satisfacción de sus necesidades, incluyendo:
- Si el sistema cumple con los requisitos
- Cualquier fortaleza y debilidad
- Si el sistema de gestión aborda adecuadamente los riesgos asociados con el logro y manteniendo de la calidad
- Información para la Ppanificación de auditorías futuras
- Áreas que requieren de seguimiento
Comunicación y divulgación del informe de auditoría
El informe de auditoría debe emitirse en los tiempos definidos previamente, y debe distribuirse al cliente de auditoría y a quienes se haya definido en el programa y/o plan de auditoria, en efecto los auditores deben preparar sus informes de auditoría para que sean apropiados y oportunos en su presentación a las partes interesadas clave de la organización, incluyendo a la alta dirección, en algunos casos puede ser apropiado presentar un informe preliminar y/o un resumen ejecutivo del informe de auditoría,
En caso de retrasos en la entrega del informe, se le deben informar las razones al auditado a las personas responsables de la gestión del programa de auditoría y según sea apropiado, este debería estar fechado, revisado y aceptado.
Con el propósito de presentar los resultados de las auditorias, los auditores generalmente utilizan los siguientes tipos informes de auditorías:
Software ISO 9001
El Software ISOTools está totalmente recomendado para las empresas que quieran los óptimos resultados en la realización de auditorías de sistemas de gestión basados en norma ISO.
Es decir, agiliza y optimiza los procesos de manera que se reduce el tiempo dedicado al sistema de gestión, pudiendo llevar a cabo su seguimiento sin miedo a no superar la auditoría, ya sea interna o de certificación.
