22 Herramientas para mejorar la calidad del Teletrabajo en tiempos de crisis

Teletrabajo

Uno de los mayores desafíos para implementar el teletrabajo, como modalidad laboral está en la selección de las herramientas tecnológicas adecuadas, que permitan lograr los resultados previstos en los niveles de calidad acordados, y a su vez contribuya con el balance entre la vida laboral y personal de los colaboradores.

Felizmente, hoy contamos con un sinfín de herramientas y aplicaciones que pueden ayudarnos a mejorar nuestra productividad, y hacer que sea muy sencillo trabajar desde casa:

Software para comunicación y coordinación de equipos

Mantener un canal de comunicación abierto, en línea y eficaz durante el teletrabajo, es fundamental para el logro de los mejores resultados, las mejores aplicaciones para ello son:

• Slack: Permite que los usuarios organicen las conversaciones en espacios exclusivos llamados canales cerrados o compartidos con otras empresas, estableciendo distintas categorías (administrador, miembro e invitado) con sus respectivos permisos.
• Microsoft Teams: Permite la comunicación general (chat, reuniones, llamadas, archivos y herramientas) para permitir un trabajo en equipo más productivo, está integrada con Office 365, por lo cual permite consultar, compartir y editar en tiempo real documentos de Word, Powerpoint y Excel.
• WhatsApp: Es una aplicación que nos permite comunicarnos por escrito, audios, llamadas o videollamadas, permite enviar todo tipo de archivos, puede usarse desde dispositivos móviles, pero también desde un ordenador o la web. Su principal ventaja es que se usa prácticamente en todo el mundo y no requiere ningún tipo de formación para su uso.
• Outlook:Es la aplicación de Microsoft para trabajar de forma eficiente con correo, calendario, contactos, tareas y más, todo en el mismo lugar. La integración de Office te permite compartir adjuntos desde OneDrive, acceder a contactos y ver perfiles de LinkedIn.
• Gmail: Es una aplicación de correo electrónico muy fácil de usar que te ahorra tiempo y protege tus mensajes.

Software para videoconferencias

La comunicación con partes interesadas pertinentes es imprescindible durante el teletrabajo, las mejores aplicaciones para llevar a cabo reuniones virtuales con diferentes participantes, son:

• Zoom: Herramienta de reuniones, videoconferencias y chats, tiene niveles gratuitos y de pago para elegir, no obstante incluso en la versión gratuita se pueden realizar reuniones individuales y de grupo de calidad, su desventaja es el límite de tiempo de 40 minutos en la versión gratis.
• GoToMeeting Es una de las mejores aplicaciones para planificar y gestionar las reuniones con vídeo de manera rápida, sencilla y confiable.
• GoToWebinar: Permite planificar, presentar y gestionar el seguimiento de seminarios web mediante presentaciones interactivas con encuestas, además permite grabar la sesión para volver a verla posteriormente.
• Skype: Permite mantener reuniones a distancia con varios usuarios conectados a la vez y funciona en dispositivos móviles y computadoras.
• Hangouts: Herramienta de google para la gestión de mensajería segura para equipos (chats),s llamada y videoconferencias de fácil acceso, que admiten hasta 100 interlocutores en web y un máximo de 10 en Smartphone.

Software para la gestión de tareas y organización

Son herramientas de trabajo colaborativo, como gestores de proyectos y/o, tareas. Esta clase de aplicaciones nos permite gestionar durante el teletrabajo las tareas del equipo, agruparlas por proyectos, asignar tareas a usuarios específicos, ver el estado de ejecución, compartir archivos y documentos, establecer recordatorios, notas adicionales, e incluso la comunicación eficiente entre los miembros del equipo.

• Teamwork: Un software de gestión de proyectos, el cual incorpora herramientas esenciales para colaborar de forma eficaz, cumplir los plazos de entrega y obtener resultados de alto rendimiento.
• Asana: Herramienta de gestión del trabajo colaborativo, permite realizar un seguimiento sobre las tareas a completar y los proyectos a cumplir por cada miembro del equipo, incluye chat incorporado y notificaciones en tiempo real.
• Microsoft To Do: Herramienta para administrar listas, tareas y avisos, perite desglosar las tareas en pasos simples, agrega fechas de vencimiento y definir avisos de seguimiento, además se integra con Tareas de Outlook.
• Todoist: Es un organizador que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo compartiendo las listas, asignando tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas.
• Google Keep: Aplicación de notas y recordatorios de Google, incluye posibilidad de añadir recordatorios y la mayoría de funciones de una aplicación de notas y tareas.
• Trello: Herramienta de organización multiplataforma basada en tableros, que puede ser utilizada para gestionar ideas, tareas u objetivos.
• ISOTools: Software que brinda un conjunto de soluciones para la Gestión de la Excelencia y Conformidad Empresarial Sin lugar a dudas una herramienta clave para la gestión integral del negocio, en todas las modalidades laborales, incluyendo el teletrabajo.

Software para la gestión remota

Estas aplicaciones permiten algo fundamental en el teletrabajo el acceso remoto para el soporte y el acceso (autorizado con permisos), a los distintos archivos y documentos importantes en la organización. Incluye herramientas para realizar soporte, transferencia de archivos o almacenamiento en a la nube.

• TeamViewer: Permite conectarse a otro equipo de manera remota en tiempo real, con el fin de dar soporte instantáneo o administrar ordenadores (Windows, Mac OS, Linux) u otros dispositivos móviles (Android, Windows 10 Mobile).
• WeTransfer: Herramienta para enviar archivos grandes a otras personas.
• Google Drive: Gestor de almacenamiento seguro en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google sino también de otros desarrolladores como Microsoft.
• Dropbox: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios.
• Microsoft OneDrive: Es la opción de almacenamiento en la nube, para los que tienen muy integrado el ecosistema de Microsoft en sus procesos de trabajo.

¿Qué requisitos mínimos del teletrabajo?

Para concluir y como ejemplo, el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, establecen como requisitos mínimos a tener cuenta por las organizaciones al momento de adoptar teletrabajo:

• Requisitos organizacionales: Gestión del cambio organizacional, compromiso y sensibilización de los colaboradores
• Requisitos tecnológicos: Definición y disposición de la infraestructura y plataformas tecnológicas que soportarán el teletrabajo
• Requisitos jurídicos: Atención a la legislación vigente en materia jurídica, de riesgos laborales aplicable a cada país.

Al hablar de tecnología, se refiere a la combinación entre infraestructura, dispositivos, contenidos (información) y aplicaciones, y en consecuencia a su uso y apropiación efectivos para alcanzar las metas organizacionales.

• Infraestructura: Soporta las operaciones básicas de la organización. En ella se cuentan los servidores, las plataformas de trabajo y los sistemas que permiten la interconexión.
• Dispositivos: Corresponden a todos aquellos aparatos que median la conexión entre la organización y el trabajador, aquí es cada vez más amplio el espectro de posibilidades abarcando desde computadores portátiles hasta teléfonos inteligentes cada vez más compatibles con aplicaciones de teletrabajo
• Aplicaciones: Hacen uso de los servicios para interactuar con el usuario final.