10 técnicas de análisis de causa raíz de los desperdicios de la calidad para eliminarlos

Desperdicios de la Calidad

Continuando con el análisis de los desperdicios de la calidad, y con el propósito de responder la pregunta planteada en el artículo anterior: ¿cómo podemos identificar y eliminar las actividades que no agregan valor? Este artículo pretende dar a conocer las principales técnicas de análisis de causas raíz, que todo responsable de calidad debe dominar, para poder gestionar efectivamente los planes de mejora o eliminación de desperdicios, y a su vez, permitan a las organizaciones, incrementar la probabilidad de lograr los resultados deseados.

Estandarizar un trabajo, es un proceso continuo a fin, de controlar los parámetros normales de ejecución y los desprecios naturales del proceso, una pregunta frecuente que deberíamos hacernos para lograr este objetivo es “¿Qué estamos tratando de lograr con este proceso en este momento?”.

La respuesta a esta pregunta va a ser variable y acotada al contexto, en efecto no hay una fórmula mágica para lograr la estandarización, y tampoco el hecho de haber logrado un estándar en algún momento, implica que es mismo sea perenne y no cambie, por lo tanto, respuesta sería simple a la pregunta planteada es “Depende”, ahora ¿De qué depende? Sencillamente de la situación específica, antes de que pueda determinarse un curso de acción.

Lo que sí es constante, es la filosofía de querer lograr el trabajo más eficiente con la menor cantidad de desperdicio, promoviendo un desempeño consciente, consistente y correcto de parte de las personas. La estandarización y eliminación de los desperdicios, requiere de un proceso continuo de identificación, análisis, tratamiento y estandarización de los procesos y/o actividades de valor.

Dependiendo del tipo de trabajo objeto del análisis, será necesario una implementar un método de estandarización simple o más robusto, en este sentido es necesario entender las diferentes herramientas y cómo pueden ser aplicadas o no a cada situación única, a continuación, se describen 3 de las metodologías más usadas en la estandarización de los procesos:

Ciclo de la calidad o ciclo (PHVA)

• Planificar: establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos necesarios para generar los resultados deseados
• Hacer: implementar lo planificado
• Verificar: realizar el seguimiento y medición de los resultados de los procesos
• Actuar: tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario

Metodología de las 5’S

• Seiri: Separar
• Seiton: Ordenar e Identificar
• Seiso: Limpieza
• Seiketsu: Estandarizar
• Shitsuke: Sistematizar o disciplina

El proceso SMED

• Establecer el tiempo actual del cambio.
• Identificar todas las actividades que se llevan a cabo.
• Identificar actividades que pueden ser eliminadas
• Distinguir entre actividades Internas y Externas.
• Eliminar las actividades innecesarias.
• Hacer externas todas las actividades posibles.
• Optimizar las actividades internas y externas
• Establezca el nuevo tiempo de cambio

En todos los métodos de estandarización de procesos, se requiere una identificación y un análisis de los elementos críticos a controlar, dependiendo del tipo de trabajo a analizar le será útil una o un conjunto de las siguientes herramientas para identificación de causas raíz:

Flujograma

Herramienta fundamental utilizada para la identificación de desperdicio en las tareas de trabajo repetitivas. Utilizada para documentar el flujo de trabajo básico, capturar información. También es denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea de pasos lógicos para realizar un proceso. Es técnica consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

5W – 2H

Es una herramienta utilizada para definir el alcance de un problema. Permite realizar un análisis más específico del evento, caracterizando el efecto y sus causas. El método de aplicación de esta técnica requiere responder las siguientes preguntas:

• What: Escriba una breve descripción del problema que se está presentando, máximo 2 líneas.
• When: ¿Cuándo estamos viendo el problema? ¿En qué momento del día y/o del proceso en cuestión?
• Where: ¿Dónde estamos viendo los problemas (Línea / Máquina / Lugar)? ¿En qué parte/lugar del producto/proceso estamos viendo el problema?
• Who: ¿A quién le sucede? ¿El problema está relacionado con las habilidades de las personas?
• Why: ¿Por qué sucede el problema?
• How: ¿Cómo se diferencia el problema del estado normal (óptimo)? ¿La tendencia en la que aparece el problema es aleatoria o sigue un patrón?
• How Much ¿Cuántos problemas se dan en un día? ¿En una semana? ¿En un mes? ¿Cuánto dinero están implicando?

Costo de la Mala Calidad (CMC)

El análisis del costo de la mala calidad, implica obtener una suma total, de los costos incurridos en prevenir y evaluar que se haga bien el trabajo siempre, más los costos resultantes de los recursos desperdiciados, por causa de la ineficiencia en la planificación y operación, o el incumplimiento de acuerdos. El método de aplicación de esta técnica impla identificar, clasificar y sumar los costos de la mala calidad por las siguientes categorías:

• CMC Resultantes
• CMC Controlables

Análisis de los 5 Por qué

Los 5 porqués son una técnica de preguntas encadenadas que se utiliza para explorar las relaciones causa-efecto subyacentes a un problema en particular, si se desea profundizar en el análisis, se recomienda hacer la secuencia de preguntas por cada uno de los elementos que generan variabilidad en los procesos.

El método de aplicación de esta técnica, consiste en examinar cualquier problema y realizar la pregunta: “¿Por qué?” La respuesta al primer “porqué” va a generar otro “porqué”, la respuesta al segundo “porqué” te pedirá otro y así sucesivamente.

Análisis estadístico de datos

Esta técnica está basada en la estadística del comportamiento histórico de una o más variables de estudio, para lo cual generalmente se usan los siguientes gráficos: Gráfico de dispersión, histograma y gráfico de control. el método de aplicación de esta técnica debe como mínimo seguir los siguientes pasos:

• Determinar el problema específico a analizar
• Definir las variables a estudiar y su Coeficiente de correlación.
• Realizar las tablas de frecuencia y calcular las métricas estadísticas del comportamiento histórico del proceso
• Obtener los gráficos de dispersión, histogramas y gráficos de control los valores históricos según los periodos establecidos y las métricas anteriores
• Interpretar los resultados y definir las causas especiales de variación

Diagrama Causa-efecto

El Diagrama de Ishikawa, causa-efecto o «espina de pescado» permite analizar un efecto identificando y categorización todas sus posibles causas, de acuerdo a los 6 factores de variabilidad de los procesos conocidos como las 6 M.

El método de aplicación de esta técnica implica:

• Identificar el Efecto, puede ser deseado (Oportunidad de Mejora) o no deseado (No Conformidad)
• Identificar las diversas causas principales y secundarias que generan este efecto
• Determinar el impacto por cada Causa principal
• Determinar las causas raíces

Diagrama de Árbol

Permite obtener una visión sistemática del problema. Su estructura es similar a la del organigrama en el que se plantea una relación jerárquica. El diagrama de árbol ayuda a establecer una dependencia ininterrumpida como una cadena.

El método de aplicación de esta técnica requiere:

• Identificar el hallazgo en el nivel superior
• Defina los criterios de ordenación de problema
• Desglose las causas en ramas hasta llegar a la causa de mayor detalle
• Determinar el impacto por cada Causa
• Determinar las causas raíces

Diagrama de relaciones

Esta herramienta es sumamente útil para el análisis de un problema en el cual sus causas se encuentran relacionadas entre sí, de manera compleja. En efecto las causas raíces son las que tiene mayor influencia y menor dependencia entre su interrelación.

El método de aplicación de esta técnica requiere:

• Determinar el hallazgo
• Identificar las diversas causas que la derivaron
• Ordenar las causas y calcular influencia (número de salidas) y dependencia (número de entradas)
• Determinar las causas raíces, siendo estas las causas +influyentes y – dependientes, es decir aquellas que tiene un mayor potencial impacto sobre las demás variables y menor dependencia a la hora de implementar un cambio

Pareto

Se basa en la analogía de que, al describir un problema, el 80% del resultado proviene del 20% de las causas. El 80% de causas restantes sólo afecta al 20% del resultado. Es decir, existen pocas causas realmente importantes (vitales), y muchas de poca importancia (Triviales).

Tormenta de Ideas

La lluvia de ideas, también denominada tormenta de ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

El empleo de aplicaciones como: análisis de contexto, gestión de riesgos, planes de acción y mejora o recursos de medición y seguimiento contribuirán a mejorar el control a posibles cambios, ya que permiten analizar datos a tiempo real de una manera gráfica y amigable y compartirlos con otros profesionales a tiempo real.