¿Qué son las iniciativas de mejora y como se gestionan?

Iniciativas de mejora

Las iniciativas de mejora, son oportunidades para aumentar la capacidad de los procesos de lograr los resultados deseados, por lo cual, a diferencia de las no conformidades, que se enfocan en minimizar el efecto de los problemas y/o eliminar sus causas raíces, las oportunidades de mejora se fundamentan en la consecución de objetivos que permitan maximizar el efecto de las buenas prácticas.

La valoración del impacto, el beneficio y la alineación de la mejora con el direccionamiento estratégico de la organización, suelen ser algunos de los factores más usados a la hora de priorizar las iniciativas de mejora, en efecto solo las iniciativas priorizadas como relevantes se convierten en proyectos de mejora a implementar, a los cuales la alta dirección asigna recursos.

Los proyectos de mejora están sustentados en la formulación de objetivos y actividades, que deberían ser acotados en el tiempo y factibles con las limitaciones de recursos disponibles, por lo cual el análisis previo al emprendimiento del proyecto suele ser más exhaustivo que en el caso de los planes para tratar riegos o no conformidades, en efecto las iniciativas de mejora solo se consideran eficaces, cuando se logran los objetivos y se materializan los cambios deseados.

Términos y definiciones clave

• Objetivo: Resultado a lograr [Fuente: ISO 9000:2015, 3.7.1]
• Oportunidad de mejora: Diferencia detectada en la organización, entre una situación real y una situación deseada. La oportunidad de mejora puede afectar a un proceso, producto, servicio, recurso, sistema, habilidad, competencia o área de la organización. [Fuente: UNE 66178:2004, 3.2]
• Proyecto: Proceso (3.4.1) único, consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo (3.7.1) conforme con requisitos (3.6.4) específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. [Fuente: ISO 9000:2015, 3.4.2]
• Proyecto de mejora: Proyecto seleccionado por los órganos competentes de la organización, cuyo objetivo, es la eliminación o reducción de la diferencia identificada entre la situación deseada y la situación real relativa a una o más oportunidades de mejora. [Fuente: UNE 66178:2004, 3.8]

Fuentes Identificación de oportunidades de mejora

Las oportunidades de mejora se pueden identificar prácticamente en cada uno de los elementos que componen un sistema de gestión de calidad, no obstante, a continuación, se expresan algunos ejemplos comunes de generación de iniciativas de mejora:

• Oportunidades de mejorar por el tratamiento de observaciones generadas en auditorias de primera, segunda o tercera Parte.
• Oportunidades de mejorar como resultado a la atención de sugerencias de un proveedor, un cliente externo, lo colaboradores u otras partes interesadas.
• Oportunidades de mejorar como estrategia para cerrar brechas identificadas en Autoevaluaciones del sistema de gestión de calidad o evaluaciones externas de los requisitos legales y reglamentarios
• Oportunidades de mejorar y/o innovar los productos, insumos, procesos, métodos de trabajo, equipos e instalaciones, como respuesta al análisis de datos del desempeño del producto y/o servicio, estudios de mercado y del sector o buenas practicas identificadas en estudios comparativos (benchmarking).
• Oportunidades de mejorar y/o aumentar la capacidad productiva, por incorporación tecnologías adecuadas y/o automatización de los procesos productivos.
• Oportunidades de mejorar el despeño de los procesos, cuando han sido cumplidas las metas de los indicadores y objetivos de la calidad, sin embargo, se puede mejorar el rendimiento de los implementando iniciativas de estandarización, automatización, etc,.
• Oportunidades de mejorar el desempeño de los procesos, al analizar el comportamiento de los competidores, la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas pertinentes y los costes relativos a la mala calidad.
• Oportunidades de mejorar las competencias del personal, como parte de desarrollo integral del Talento humano.
• Oportunidades de mejorar la gestión integral del sistema como respuesta a la evaluación periódica de riesgos y/o a planes de prevención de pérdidas o contingencias.
• Oportunidades de mejorar el knock how de la organización, es decir cuando el contexto apremie la necesidad de diseñar o actualizar la información documentada que resguarda el conocimiento.
• Oportunidades de mejorar la disponibilidad y confiabilidad de los equipos e instrumentos, es decir se identifican fallas con niveles bajos de criticidad, las cuales que no afectan la calidad del producto, ni ocasionan daños graves al equipo, pero se pueden prevenir realizando mejoras en el proceso, por ejemplo, estandarizado la gestión de fallas con un AMEF, realizando un seguimiento más efectivo del Tiempo promedio Operativo y Fuera de servicio, etc.
• Oportunidades de mejora detectadas en la verificación de eficacia del cierre de las no conformidades y las acciones para tratar los riesgos, en las cuales se identifican oportunidades de mejorar, los métodos, los mecanismos de seguimiento y medición, las máquinas y herramientas utilizadas, las competencias del personal, etc.
• En general, cuando se estime la necesidad de aumentar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de una organización.

Valoración y priorización de las oportunidades de mejora

Las oportunidades de mejora son un factor constante en las organizaciones, es decir siempre va a existir la posibilidad de obtener mejores resultados, por lo cual la cantidad que se puede detectar periódicamente es muy alta y teniendo en cuenta que los recursos disponibles en la misma la mayoría de las veces son limitados, es vital contar con criterios claros que permitan valorar y priorizar los posibles beneficios de cada oportunidad de mejora, así como los costes de llevarla a cabo.

El tratamiento de las oportunidades de mejora, se traduce en iniciativas que deben clasificarse, otorgando un orden de prioridad conforme a los distintos criterios de interés para la organización, incluyendo la alineación de las mismas, con factores como estratégicos como la misión, visión, valores, política, estrategias y/o factores críticos de éxito de la organización.

El conjunto ordenado y priorizado de iniciativas de mejora debe servir como elemento de entrada para el análisis y la selección de los proyectos de mejora que deben llevarse a cabo, y es la alta dirección de una organización a quien corresponde esta decisión, pues es quien determina las estrategias y asignación de los recursos, y por ende es responsable de la coherencia de estos proyectos con el direccionamiento estratégico.

Descripción de Actividades a realizar para gestionar las iniciativas de mejora:

Cada una de las oportunidades de mejora, se deben analizar y pueden convertirse en iniciativas de mejora estructuradas en un conjunto de actividades, una vez aprobadas se llevan a cabo a través de un proyecto de mejora, y dependiendo de la complejidad del proyecto, pueden requerirse más o menos recursos, por ejemplo, unas pocas horas de dedicación de una sola persona, o hasta miles de horas de un equipo multidisciplinar.

A continuación, se presentan 5 pasos básicos, que pueden servir de guía para todo tipo de proyectos de mejora, no obstante, es importante resaltar que para cada iniciativa la organización deberá ajustar la complejidad del proyecto (personas, recursos, técnicas y herramientas) al valor del objetivo de la mejora perseguido.

Lo ideal es que todos los miembros de la organización estén implicados, de forma directa o indirecta, en los proyectos de mejora, sin embargo, dependiendo del objetivo perseguido, como mínimo se debe definir un equipo que defina el conjunto de actividades y se haga responsable de cada uno de los compromisos en el tiempo.

Para emprender y cerrar efectivamente una iniciativa de mejora una organización debe:

1. Visualizar las oportunidades: Cualquier integrante de la organización puede identificar la existencia de oportunidades de mejora en las diferentes fuentes.
2. Crear un equipo y priorizar las mejoras: Crear un equipo de mejora para analizar las oportunidades y proponer iniciativas con un alcance y objetivos específicos claros, es sumamente importante antes de tomar cualquier acción, por ello es recomendable que los integrantes del equipo conozcan el tema a debatir y la capacidad actual de los procesos, esto hará más sencillo el análisis y ayudara a establecer de forma más especifica el alcance y los objetivos perseguidos en el proyecto de la mejora
3. Seleccionar las iniciativas más importantes: Aprobar las iniciativas, es sin lugar a dudas el filtro en el que se decide de acuerdo a la relación de costo – beneficio que proyectos valen la pena emprender y que proyectos pueden esperar o no representar un cambio necesario
4. Diseñar y ejecutar el plan de acción: Una vez aprobadas las iniciativas, se debe diseñar el plan con las acciones necesarias para alcanzar cada objetivo específico de mejora, donde como mínimo es necesario asignar fechas de compromiso y responsables de la ejecución y seguimiento de las actividades definidas.
5. Realizar seguimiento hasta el cierre eficaz de la iniciativa de mejora: Mientras los responsables de las actividades ejecutan el plan y actualiza los avances, el responsable del seguimiento deber verificar el cierre eficaz de las acciones planificadas, para ello debe contrastar si las mismas lograron los resultados deseados, es decir si se alcanzaron o no los objetivos del proyecto.

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