Auditar la alta dirección ¿Reto o compromiso?

Auditar la alta dirección

Muchos aseguran que es delicado auditar a la alta dirección, es un proceso complicado que afecta directamente el destino de la empresa y puede ser crucial para el futuro de la empresa. Realmente no se debería diferenciar como un caso especial, la norma ISO 9001:2008 es estricta en sus puntos para auditor interno. Por lo que para auditar a la alta dirección se requerirá de un auditor con conocimiento.

Si la alta dirección está interesada en la gestión de la empresa, una auditoría interna es una gran oportunidad para conocer e implicarse en todos los procesos de la empresa. La edición 2008 de ISO 9001 exigía a la alta dirección mostrar evidencia que demostrará su compromiso con la implementación del SGC. Así, la responsabilidad no se delegaba precisamente sobre la Alta Dirección, y resultaba siendo adjudicada a un gerente intermedio como el de Calidad.

Puntos para Auditar la Alta Dirección

Planificación:

• Identificar los procesos en los que interviene la alta dirección.
• Es importante que la alta dirección entienda la organización y realice una revisión adecuada de la información.
• Se debe de tener en cuenta en la planificación el impacto de la auditoría y los ajustes correspondientes.
• Establecer un cronograma para auditar a la alta dirección, con el fin de establecer un impacto en el plan de auditoría y los ajustes necesarios.
• Es necesario o más bien recomendable contar con un auditor con experiencia para las entrevistas a la alta dirección.

Ejecución:

• El auditor debe de manejar términos específicos para afrontar una entrevista con la alta dirección.
• Es importante obtener evidencias del compromiso de la alta dirección con respecto al Sistema de gestión y objetivos globales de la organización.
• Es necesario establecer evidencias de los requisitos en la norma o normas por las que se rija el sistema de gestión para la responsabilidad de la alta dirección.
• El equipo auditor que realice la ejecución debe analizar las comprobaciones oportunas según las respuestas recibidas por la alta dirección.
• Es necesario tener en cuenta la disponibilidad y relevancia de las políticas de la empresa y los objetivos. Al igual que la conexión entre ambos.
• Obtener las evidencias es fundamental durante la auditoría, para análisis de políticas y objetivos.

• Las mejoras continuas contempladas deben estar relacionadas con la política y objetivos para la mejora de la calidad.
• Cuando se aborda una cuestión es recomendable establecer preguntas concretas y directas de tal forma que la alta dirección auditada responda de forma precisa sobre el tema que se le está preguntando.
• El auditor es quien mejor conoce los requisitos necesarios en la auditoría y por ello la conversación se debe centrar en ese entorno.

Elaboración:

• Tras la ejecución de estas entrevistas se deben realizar informes adecuados para la presentación a la alta dirección. Es recomendable presentar un informe de auditoría adecuado para la presentación tanto a la alta dirección como a las partes interesadas de dicha organización. El informe ejecutivo debería destacar las mejoras continúas detectadas, tanto de aspecto positivo como negativo.
• Hay cierto reparo a la hora de generar mejoras continuas cuando se audita la alta dirección, aunque este aspecto debe ser llevado con total diplomacia por parte del auditor y no tener reparo a la hora de comunicar un incumplimiento en alguno de los puntos del sistema de gestión, por parte de la alta dirección.
• Los puntos de mejora continúa detectados deben reflejarse en el informe final de la auditoría. La alta dirección debe entender el objetivo de esta auditoría para conseguir la mejora de la organización, ya que es un aspecto beneficiario para todos los niveles.

 Auditar la alta dirección dentro de la ISO 9001

La experiencia indica que los auditores resultan claves en este proceso para auditar a la alta dirección. Cuando se trata de auditoría de certificación es un tema que implica al organismo acreditador. Cuando la auditoría es interna, es la propia organización la que debe establecer a los profesionales adecuados, auditores capacitados para esta labor.

El auditor interno que realice esta labor de auditar la alta dirección, debe poseer el conocimiento y la formación esencial. En este proceso es muy dependiente si se trata de una auditoría interna o externa, generalmente cuando nos encontramos en la auditoría interna se trata de demostrar a la dirección que la ejecución sea efectiva bajo una buena planificación, con el menor tiempo posible por parte de la alta dirección. Mientras que en la auditoría externa se pretende demostrar que el auditor se ciñe a una ejecución profesional y dominas los puntos de los que se hablan.

En definitiva, se entiende como un asunto sensible cuando se pretende auditar a la alta dirección.

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