La importancia de una buena gestión documental en el SGC
Gestión documental
La gestión documental en las empresas se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante. En estos momentos que estamos viviendo de incertidumbre y teletrabajo la agilidad en el acceso a la información resulta necesario. La cantidad de información generada por las empresas va creciendo exponencialmente y la anterior forma de almacenar los documentos no es factible en estos momentos.
El conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos internos y externos es lo que denominamos la gestión documental. Esta gestión vela para que se puedan recuperar documentos, extraer su información, eliminación de aquellos obsoletos, conservación de documentos históricos, siempre usando una metodología eficaz.
Un sistema de gestión de documentos o un sistema de gestión de documentos (DMS) se utiliza para recopilar, organizar, digitalizar, etiquetar, gestionar e inspeccionar el movimiento de documentos dentro de una empresa. De esta manera, los documentos digitales y las imágenes se pueden organizar en una ubicación central a la que los empleados pueden acceder fácilmente.
Principales ventajas de utilizar un sistema de gestión documental.
Una eficaz gestión documental ayuda a que las empresas puedan combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos en papel se pueden escanear y los digitales pueden proceder de documentos elaborados dentro de un programa a través de un editor de texto, por medio de fichero, o por medio de un enlace.
Repositorio de documentos:
La gestión documental tiene la ventaja de tener todos los documentos en un repositorio central para todos los documentos internos y externos de la empresa. De esta forma, se puede tener acceso a los documentos y con la asignación de permisos y etiquetas que el administrador determine, además tendrán los privilegios que estimen. Con privilegios nos referimos a poder: visualizar, editar, descargar, imprimir, distribuir… A través de estos privilegios y permisos evitamos que la documentación se exponga a personas equivocada pudiendo provocar un daño irreversible a la empresa.
Esta centralización de la documentación evitamos la búsqueda infinita de documentos agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
Digitalización de documentos
Para poder tener todos los documentos en la nube se requiere el escaneado de toda la documentación que se tenga en papel. Este proceso suele ser trabajoso, pero es importante para garantizar el acceso a todos los usuarios que se requiera y además evitar su pérdida.
Con la digitalización también nos beneficiamos de tener acceso a los documentos y archivos desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. La localización de los archivos es inmediata
En caso de desastre como una inundación o un incendio la documentación está protegida evitando el riesgo de su pérdida.
Muchos softwares realizan copias de seguridad cada cierto tiempo para tener acceso a ellas en cualquier momento por si se requiere.
Mejorar el flujo de elaboración, revisión y aprobación.
Una gestión documental eficaz tiene herramientas para automatizar los flujos de elaboración, revisión y aprobación de documentos. Se realiza mediante circuitos de trabajo, donde interfieren distintas personas y son comunicados mediante correos electrónicos de las tareas que se les encomienden. Algunos softwares poseen un histórico o log donde se puede visualizar los cambios y las fases por las que ha ido transitando y los cambios que ha ido sufriendo los documentos.
Mejor organización y distribución:
Los documentos son más fáciles de localizar y recuperar con un simple buscador. Otros programas tienen buscadores más completos donde podemos localizar el documento por medio de la fecha de creación, la persona que lo elaboró, revisó o aprobó, o incluso por el estado en el que se encuentra.
Otra opción que nos brindan los gestores documentales es el poder compartir o distribuir documentación con los compañeros de la empresa o con personal ajeno a ella. Esta distribución se puede realizar por medio de una url, en un correo adjunto o incluso a través de un código QR. Esto supone que ya no debe de haber documentación obsoleta repartida por la organización como ocurría anteriormente ya que todos tienen acceso a la última versión o le ha sido notificada por medio de mail.
Colaboración documental
Existen algunos programas que facilitan trabajar en documentos en línea. Esto quiere decir que puede haber varios trabajadores trabajando sobre el mismo documento o incluso que un documento no dé por aprobado o revisado si no pasa por determinadas personas de la organización y que se realicen todos los cambios que estas personas estimen.
Software ISOTools para ISO 9001
No cabe duda de que un SGC mejorará en nuestra empresa en numerosos aspectos. Sin embargo, en muchas ocasiones, gestionar correctamente este sistema puede ser complicado. Es por eso que le recomendamos el Software ISOTools Excellence, que eliminará toda la burocracia y le ayudará a gestionar su SGC de forma sencilla.
