4 consejos para una gestión PDCA eficaz

Ciclo PDCA

El ciclo de Deming o ciclo PDCA (en español PHVA), está basado en los principios de mejora continua. La función principal de este ciclo es guiarnos, con la planificación de una acción y el resultado que obtenemos de la misma. Analiza los pasos de la planificación y los que verdaderamente hemos dado cuando la hemos llevado a la acción, comparándolos, para de esta manera poder realizar los ajustes que sean necesarios. El siguiente paso seria realizar una nueva planificación y así el ciclo vuelve a iniciarse de manera infinita. Por ello hablamos de que el ciclo de Deming conduce a las empresas a una mejora continua.

Las empresas de la actualidad, están dentro de un entorno cada vez mas competitivo y cambiante. En un mundo globalizado, las organizaciones están expuestas a un constante cambio, donde se ven obligadas a evolucionar y adaptarse, para poder tener la posibilidad de competir dentro de un mercado cada vez más exigente. Para ello las empresas necesitan incorporar a sus políticas una serie de herramientas que les ayuden en el proceso de evolución. Una de esas herramientas es el ciclo PHVA, el cual les permite mejorar continuamente los procesos de una organización.

Este ciclo fue creado por el estadístico estadounidense Edward Deming, y presentado en los años cincuenta. Fue muy revolucionario, ya que, se convirtió en un método de gestión esencial por su efectividad y eficacia. Es un modelo dinámico y flexible porque se puede aplicar tanto en diferentes productos o servicios de la organización, así como, en los procesos del sistema de gestión. Este ciclo ayuda a las empresas a reducir costes, mejorar su productividad y poder ser competitivas en un mercado cada vez más exigente.

Los cuatro pasos de PDCA

• Planificar. Es la primera fase y su principal función es verificar los objetivos, estrategias, métodos y diferentes procesos que sean necesarios para conseguir las metas que tienen que alcanzar. El primer paso en esta fase es definir la situación para poder una correcta aplicación del ciclo PDCA. Para definirla debemos realizar un análisis sobre el problema o la oportunidad. En esta primera etapa es muy común que se realicen análisis cuantitativos, reuniones, investigaciones, etc. Una vez conocemos cual es nuestro problema u oportunidad, planteamos el plan estratégico para poderlo abordar de una manera eficiente. Este paso es muy importante ya que, si no tenemos un correcto diseño del plan de acción a seguir, es posible que fallemos en nuestro intento de solucionar o llegar a conseguir una oportunidad. Lo mínimo que debe contener un plan de acción para que funcione es, actividades, recursos, riesgos, materiales, medios, fechas y los responsables que van a llevar a cabo la acción.

• Hacer. Nos encontramos en la segunda fase. Consiste en la ejecución del plan estratégico que hemos elaborado. En este paso realizamos las actividades expuestas en nuestro plan, teniendo en cuenta los parámetros que hemos establecido. Para que fuera mas eficaz, seria recomendable adjudicar a una persona, la responsabilidad de seguimiento de este paso. Dentro de la acción del plan, pueden existir pequeñas variaciones que deben de ser documentadas. En caso de materializar esas variaciones, se pueden hacer pequeñas pruebas piloto, para que, en función de los resultados obtenidos, podamos establecer las mismas actividades o afrontar otras.

• Verificar. Ya estamos en la tercera fase. Su función principal es el seguimiento y análisis para poder evaluar eficientemente los resultados de las tareas que hemos llevado a la acción. En esta etapa medimos que si se ha cumplido lo planificado. Lo mejor para llevar a cabo este paso es, hacerlo mientras se esta ejecutando el plan, para poder ir evaluando en el momento si está funcionado o no, y ver si es posible alcanzar los objetivos y, por último, hacer un análisis final en el que determinemos si el resultado es positivo o negativo y nos oriente hacia la siguiente etapa, ajustar. Las normas de los sistemas de gestión suelen incluir este punto.

• Actuar. Es la última fase del ciclo. Es la hora de tomar decisiones. En esta fase dirigimos nuestra atención a llevar a cabo las acciones necesarias para mejorar la funcionalidad de los procesos, realizando las correcciones y modificaciones que sean necesarias. En esta última etapa del ciclo de Deming, suelen surgir planes futuros o recomendaciones. Este proceso es que precisamente nos lleva a la mejora continua. En resumen, esta fase se dedica a la estandarización de la solución, su recopilación y documentación, y su posterior difusión. Acabar con todas las fases no significa que proceso haya finalizado, debido a que, si el análisis del proceso nos ha llevado a la relación de una nueva actividad, debemos poner en marcha otra vez el proceso. Por ello lo denominamos como mejora continua.

Software ISOTools para la mejora continua de las organizaciones según el PDCA

Con ISOTools, facilitamos la implementación, mantenimiento y automatización de cualquier Sistemas de Calidad, tanto de aquellos basados en la norma ISO9001, como aquellos que se basan en los diversos modelos de Excelencia. Las diferentes funciones que lo integran, facilitan la gestión, la comunicación y el control de los procesos de mejora continua que se llevan a cabo y favorecen el seguimiento y valoración de los resultados.

Aplicaciones como No Conformidades, Mejora Continua y Auditorías son claves para ejecutar el ciclo PDCA en las organizaciones, permitiendo que los responsables de calidad puedan localizar, corregir, actuar y hacer seguimiento de todas las no conformidades de la organización. Así se contribuirá a mejorar continuamente sin caer en errores comunes.