Tips y claves para la gestión de riesgos en ISO 9001
Riesgos
La normativa de calidad ISO 9001 es una de las mas utilizadas en el ámbito de relaciones entre cliente y proveedor nacionales e internacionales. Este modelo en un principio solo era utilizado por grandes empresas o multinacionales, sin embargo, hoy en día también se ha trasladado al ámbito de las PYMES.
En los últimos años, se han reducido los requisitos burocráticos y se ha potenciado el enfoque hacia una gestión eficiente. Además, a todo esto, se le une la inclusión de un ciclo de mejora continua, que será utilizada por todos los modelos de gestión.
10 tips para la mejora de la gestión de riesgos.
Definir la gestión como un principio.
Cuando hablamos de sistemas de gestión, encontramos con frecuencia que hay muchas empresas que implantan la norma ISO 9001 simplemente por tendencia o exigencia del mercado, pero sin hacer un análisis exhaustivo del porque le es necesaria para su empresa. Esta clave promueve la búsqueda proactiva de los fallos en la gestión y de la necesidad de implementar esta norma. Además, esto debe de ser comunicado a todo el equipo para que estén concienciados de ello.
Contemplar las partes interesadas.
Es muy importante establecer las partes que van a estar dentro de la gestión, es decir, todos aquellos que de una manera u otra estén relacionados el con el cumplimiento de la misma.
Nombrar un equipo para innovar en la gestión de riesgos.
Se refiere a la creación de un equipo multifuncional que sea capaz de diseñar los diferentes escenarios donde pueda haber un posible riesgo. De este modo se podrá generar un documento con los posibles riesgos y materializar las soluciones de los mismos.
Trabajar con los líderes del proceso.
Para tener un mayor control sobre los riesgos es muy importante trabajar mano a mano con el encargado del proceso donde se pueda materializar. Nadie mejor que ellos conocen los posibles riesgos a los que están expuestos los equipos de trabajo y pueden ayudarnos a evitarlos.
Usar la información histórica
Cuando se dispone de información histórica es de gran provecho utilizarla para poder anteponernos a un posible riesgo.
Elaborar una matriz de riesgos
Es muy importante realizar un documento donde se vean identificados los diferentes riesgos, analizándolos y asignándoles una probabilidad de ocurrencia y frecuencia. También es de interés analizar la tolerancia de la empresa a esos riesgos.
Prioriza los riesgos.
Una vez hemos elaborado nuestro documento enumerando los posibles riesgos, el siguiente paso es evaluarlos y priorizar el tratamiento de aquellos que consideremos mas peligrosos. Si bien la materialización de los riesgos representa un alto costo para la organización, la gestión del riesgo también puede requerir un presupuesto importante.
Plan de actuación
En caso de que la prevención no funcione debemos elaborar un plan de actuación. Cuando la empresa hace una buena gestión de los riesgos se podrán evitar en un gran porcentaje. No obstante, a veces algunos de los riesgos que hemos documentado llegan a materializarse. Ya sea, porque no se ha documentado debidamente o porque sus controles no fueron efectivos. En un hipotético caso de que esto llegara a suceder lo correcto seria volver a documentar el riesgo e investigarlo para poder activar las posibles soluciones que diseñemos tras la investigación. Tenemos que volver a evaluar nuestra matriz de riesgos ya que la frecuencia o el impacto puede haber cambiado. Toda esta información es muy importante para dar dinamismo a la gestión del riesgo y el soporte a la toma de decisiones estratégicas en nuestra empresa.
Procedimiento para la toma de decisiones
Crear un proceso de toma de decisiones es un punto clave para que todo funcione debidamente. Este procedimiento puede simplificarse y ser más fácil cuando se establece una rutina, por ejemplo, creando reuniones mensuales o semanales con los responsables de cada sección para hacer un análisis de los trabajos realizados y así tener un fácil acceso a posibles riesgos.
Medir, ajustar y mejorar.
Medir y analizar los diferentes resultados es muy importante para la toma correcta de decisiones, a fin de mejorar nuestro sistema. Plantear metas e indicadores específicos, medibles, realistas y delimitados en el tiempo nos ayuda a la mejora continua de nuestro sistema de gestión. Para que todo funcione tenemos que evaluar las metas periódicamente para asegurarnos de que la gestión que hemos establecido se está implantando de forma correcta dentro de la empresa.
Para el correcto funcionamiento de una empresa tener implantada una buena gestión del riesgo es muy importante. El análisis interno de los posibles riesgos y la búsqueda de soluciones, nos ayudara a elaborar un plan estratégico que, implantándolo de forma correcta, pueda reducir de una forma significativa los riesgos a lo que están sometidos los empleados.
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