Auditoría Interna Remota: una nueva normalidad a futuro
Auditoría interna remota
Nos ha tocado vivir una pandemia mundial que nos obliga a encontrar soluciones, de forma rápida, para poder continuar con las actividades que realizamos. Las condiciones en las que estamos trabajando a día de hoy son diferentes a como veníamos haciéndolo antes de la pandemia.
La auditoría interna de calidad es uno de los procesos que, en su forma tradicional, se vuelve muy difícil de llevar a cabo. Se generan diferentes dificultades que pueden poner en riesgo la salud de los auditores y de los auditados, pero es necesario encontrar una alternativa ya que la realización de las auditorías mantiene vivos los procedimientos y la cultura de calidad que se ha implementado en la organización. La alternativa más factible es la de realizar la auditoría interna remota de calidad en las organizaciones.
Auditoría interna remota de calidad, la solución
La auditoría interna remota puede volverse una práctica ventajosa, principalmente para organizaciones que sean muy dispersas de forma geográfica o que tenga un elevado número de unidades. Con la utilización de las herramientas de apoyo correcta es posible que se realicen auditorías remotas tan eficaces como las que se realizan de forma presencial. Además, presenta una serie de ventajas como puede ser que se pueden realizar con mayor frecuencia y en un mayor número de locales debido a su costo más reducido.
¿Cuáles son las ventajas de la auditoría remota?
- No existe la necesidad de desplazamiento.
- Incrementa la frecuencia y número de locales que se pueden auditar.
- Mayor disponibilidad de los auditores necesarios en el momento correcto.
- Extiende la amplitud de la auditoría.
- Cada vez más personas realizan teletrabajo.
- Minimización de costes.
¿Cómo se lleva a cabo una auditoría interna remota?
La auditoría interna remota es, en su esencia, idéntica a una auditoría presencial. De la misma manera que en su realización física, la auditoría se deberá centrar en el alcance seleccionado, garantizar que las evidencias sean correctamente recopiladas, validadas y archivadas de forma adecuada. Sin embargo, las auditorías remotas exigen algunos cuidados extras que no pueden ser descuidados. Por ejemplo:
- Comunicar con tiempo a todos los involucrados las tecnologías que se utilizarán y el alcance de la auditoría.
- Verificar que se dispongan de equipamientos y recursos necesarios.
- Instalar algún software de videoconferencia.
- Involucrar al personal de TI para los temas de seguridad en el acceso.
- Prever los registros que deberán evaluados en el plan de auditoría.
- Certificarse de que las personas puedan utilizar los softwares necesarios.
- Llevar a cabo test.
- Definir el tiempo de preparación antes de llevar a cabo la reunión para realizar los ajustes de conexión.
- Dejar preestablecido lo que realizará en caso de se produzca una caída de la conexión.
Una vez concluya la auditoría, es necesario que todo el resultado del trabajo sea formalizado en el informe de auditoría. Por medio del mismo, se transmitirán todos los resultados a la alta dirección.
¿Cuáles son los beneficios de realizar la auditoría interna remota con ISO 9001?
Una vez se ha implementado la norma ISO 9001 y se ha obtenido el certificado, la auditoría interna remota puede presentar interesantes beneficios en muchos casos:
Eficiencia en tiempo y coste
La nueva generación de auditores tiene un pensamiento muy diferente. Piensan que no es necesario acudir a realizar una auditoría en un lugar lejano y de difícil acceso cuando pueden obtener los documentos alojándolos en la nube.
Esto genera, sobre todo, beneficios económicos ya que se reducen los gastos en desplazamiento y tiempo.
Ubicaciones de difícil acceso
No siempre el coste y el ahorro de tiempo son los únicos factores que se deben considerar. Los lugares en los que el ruido de la producción interrumpe o dificultan la labor del auditor, en este caso realizar una auditoría remota sería mucho más eficiente.
Funcionalidades de la tecnología
Las empresas realizan inversiones en tecnología que tiene un elevado coste. El objetivo es obtener el máximo de beneficio.
Las organizaciones que utilizan sistemas de videoconferencia para mantenerse en contacto con las sucursales, en algunos casos en el exterior, en temas que se relacionan con la estrategia comercial o el giro ordinario de los negocios.
Comodidad de auditores y auditados
Cuando se sugiere la realización de una auditoría interna remota, los auditados apoyan la idea porque esto supone que no pierden una sala de conferencia para destinarla a los auditores durante una semana, o no tener que disponer de una logística de alimentación y alojamiento que se puede obviar con la auditoría remota.
La interactividad y la conectividad que proporcionan las herramientas de tecnología actual abren muchas posibilidades con las que mantenerse y aún hasta optimizar los procesos que, a primera vista, parecen imposibles de realizar.
Curso Auditor Interno ISO 9001
La auditoría interna es un requisito obligatorio en un sistema de gestión de la calidad, y se encuentra en la cláusula 9.2 de la norma ISO 9001. Así, muchas organizaciones deben contar con uno o varios auditores cualificados, dependiendo de su tamaño y su complejidad.
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