¿Cuáles son los errores más comunes del plan de acción?
Plan de acción
Realizar un plan de acción se puede convertir en un trabajo muy estresante en un Sistema de Gestión a la hora de poner en marcha las auditorías. Es necesario contar con un informe final y las felicitaciones o caras poco agradables ya finaliza en este momento. Los coordinadores y responsables del sistema de gestión.
La parte más emocionante es la de levantar el plan de acción. Aunque en algunas ocasiones solo se levanten 2 no conformidades, la realidad es que lo normal es lidiar con un gran número de hallazgos es lo más común. Y aún así, que todas sean al mismo tiempo, lo que puede generar una ansiedad por finalizar este proceso de verificación.
¿Cómo hacer un plan de acción?
Paso 1: Entiende la no conformidad
Deberás estar seguro de conocer bien la no conformidad que aparece en el informe de auditoría.
Para que no se quede ninguna duda, aprovecha el momento en el que el auditor se encuentra cerrando la auditoría cuando te está leyendo los hallazgos de auditoría. Es ahí cuando deberás preguntar cualquiera duda que surja sobre la no conformidad para asegurarte que la entiendes para poder trabajarla luego.
Paso 2: Corregir para cerrar la no conformidad
Es necesario centrarse en solucionar la no conformidad de una manera inmediata. Se deberá buscar una corrección en la que elimine esta situación de no conformidad.
Paso 3: Analizar la causa raíz
Se deberá estudiar con cierto detenimiento el por qué ha aparecido la no conformidad. Es necesario preguntarte para ello varias veces el por qué ha aparecido hasta que llegues a la causa origen, la causa raíz que ha llevado a que aparezca este incumplimiento.
Paso 4: Establecer la acción correctiva
Cuando se tiene identificada la causa raíz, deberás planificar la acción correctiva que elimine la causa raíz. Es muy fácil establecer esta acción correctiva si tienes bien identificado la causa principal o causa.
Las cosas no se implantan por sí solas. Es necesario concretar cómo se va a llevar a cabo esta acción correctiva, que va a cambiar y quién o quienes se van a encargar de llevarlo a cabo.
En el caso de que existen diferentes causas es necesario que te preguntes si con una sola acción correctiva es suficiente para eliminar las diferentes causas o por el contrario necesitas implementar una acción correctiva por cada una de las causas raíces que se han identificado.
Paso 5: Verificar la eficacia de la acción correctiva
En este paso se realizará una comprobación de lo que se está implementado está funcionando. Lo sabrás porque la próxima vez que suceda una situación parecida a la que se origina la no conformidad, ahora gracias a la acción correctiva que se encuentra implementada, no existe desviación y, por lo tanto, no aparece la no conformidad.
En este caso ya sabrás si la acción correctiva implantada ha funcionado. De lo contrario significaría que no has analizado bien la causa raíz o has implantado de forma incorrecta la acción correctiva.
Ahora vamos a ver cuales son los errores más comunes que se suelen comerter a la hora de realizar un plan de acción:
- No se hace un buen análisis de la causa.
- Establecer una corrección que no abarca todos los diferentes aspectos de la no conformidad.
- Programar las acciones sin tener en cuenta las prioridades, y la repercusión de cada actividad en otra.
- Planificar sin tener en cuenta lo que no ha funcionado y sin definid responsables directos y personal involucrado.
- Ejecutar sin dejar evidencias claras y demostrables.
- No establecer bien las fechas de seguimiento posterior a la ejecución.
- No medir la eficacia del plan de acción teniendo en cuenta los recursos con los que se cuentan.
Algunas recomendaciones para evitar estos errores son:
- Utilizar una herramienta para establecer la causa, que se ajusta al tamaño y estructura de los procesos.
- Leer todos los verbos y detalles que se encuentren en la no conformidad con lo que poder verificar que en la corrección se den respuestas con acciones específicas.
- Establecer todas las actividades que se deberán ejecutar y ordenar su ejecución por prioridad. Organizar las que se pueden hacer en paralelo y las que no son consecutivas.
- Antes de establecer una acción se deberá recordar si fue eficaz o no.
- Documentar mediante fotos, procedimientos, minutas y demás registros internos o externos que sean necesarios para demostrar la ejecución.
- Es necesario realizar la evaluación y establecer los tiempos necesarios para el cierre.
- Utilizar las revisiones por la dirección o reuniones que ya se encuentran programadas para revisar en qué estado se encuentran los hallazgos.
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