¿Cómo reducir costos en la empresa sin reducir la calidad?
Calidad
Minimizar costos de manteniendo la calidad de los productos y servicios es posible.
Es necesario realizar una planificación y organización por parte de las organizaciones. De forma desafortunada, la mayoría de las organizaciones sienten que la reducción de costos se encuentra directamente relacionada con el recorte de gastos ¿También lo crees?
Cuando los procesos de la organización se estudian de forma adecuada, es posible detectar fallos, desperdicios y promover la innovación de los procesos para hacerlos más eficientes. Es decir, hacer más gastando menos.
En tiempos de crisis suelen aparecer grandes innovaciones. La necesidad de ahorrar abre oportunidades para nuevas ideas y requiere soluciones más baratas y más productivas.
Planificación de acciones
No es posible dejar a la organización recortando costos sin un mapeo que realice de forma consistente en cuanto a las operaciones y procesos relevantes.
Se tiene que elaborar un plan para que los objetivos sean lo suficientemente claros como para conseguirlos.
Sin embargo, sean cuales sean las iniciativas, es muy importante que se garantice la eficacia y no solo el ahorro de capital.
Después de todo, ahorrar dinero, para entregar un producto de mala calidad no resuelve problemas de la organización.
Esto es un error que puede costarle a la organización la posibilidad de sobrevivir en el mercado.
Buenas alternativas son las acciones preventivas y la mejora de los procesos internos que se basan en la eliminación de fallas mediante acciones correctivas.
La planificación de forma adecuada en estas dos áreas ahorra costos y establece una mayor productividad.
Acciones preventivas
Se conoce que el costo de la corrección es siempre mayor que el costo de anticipar el error. Por lo tanto, esto convierte las acciones preventivas en un medio de ahorro.
En un momento de colapso económico, la administración puede encontrar una alternativa en eliminar el trabajo de prevención o dudar en establecer recursos financieros para estas acciones.
Las acciones preventivas son generalmente menos tangibles que las acciones correctivas, no siempre involucran cambios físicos visibles. Además, no tienen resultados inmediatos y, por lo tanto, se consideran de prioridad baja.
Puede resultar costoso para la organización, ya que cuanto menos cuidado se tenga al respecto, mayores serán las posibilidades de que la organización tenga que pagar altos gastos después.
¿Cuáles son las mejores alternativas para implantar acciones preventivas en la organización?
La alta dirección debe concentrar esfuerzos en capacitar a su personal, asegurándose de que todos se encuentren familiarizados con los procesos y procedimientos. Esta es una iniciativa barata, pero tiene un gran impacto, minimizando la ocurrencia de fallas.
Se pueden aplicar otros ejemplos de acciones preventivas en una empresa como:
- Revisar y actualizar periódicamente los documentos de la empresa
- Realización de auditorías internas
- Mantenimiento regular de equipos y máquinas
- Planes de emergencia para desastres naturales u otros incidentes
- Comunicación frecuente entre los equipos involucrados
- Revisión de gestión
Acciones correctivas
En un escenario ideal, las acciones correctivas no deben ocurrir, ya que explican que hubo una falla en los procesos y el trabajo preventivo.
Sin embargo, es mucho más común de lo que pensamos que suceda. En este contexto, no se debe buscar a los culpables, sino buscar la causa que generé el daño. Esto evita que se generen nuevas incidencias.
El plan de acciones correctivas puede ayudarle a tomar decisiones inmediatas, como puede ser retener la producción y las ventas o la distribución, evitar el trabajo doble o la retirada del producto y los costos que supone.
Pero las organizaciones, cometen el error de llamar preventiva a la acción correctiva o considerar correctiva a la acción inmediata. Por ejemplo, hacer que una máquina averiada vuelva a funcionar es una solución, pero no aborda la causa raíz. Después de todo, dado que la acción no es verdaderamente correctiva, no es suficiente para prevenir la recurrencia.
¿Cuáles son los principales pasos para detectar acciones correctivas? Se debe identificar la causa raíz de las no conformidades. Se pueden adoptar diferentes metodologías como:
- 8D
- 5 porqués
- Ishikawa
- AMFE
Con las que poder identificar la causa raíz del incumplimiento en función de las respectivas necesidades comerciales. Son estos análisis los que le harán tomar las medidas adecuadas. Además, es necesario realizar seguimiento de las acciones llevadas a cabo y asegurarse de que la corrección sea efectiva y se haya evitado la recurrencia.
A la hora de identificar y eliminar los factores que contribuyen o provocan el problema, se da un gran paso hacia la mejora de los procesos internos de la organización y solo se debe contribuir para que no se repitan los errores.
La necesidad de tomar medidas correctivas siempre se debe ver como una oportunidad.
La implantación de medidas de calidad proactivas pueden ayudarlo a mantenerse informado de cualquier brecha y garantizar que se pueda llevar a cabo una verificación de eficacia adecuada con la que garantizar que el problema se resuelva.
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