10 causas de reprobar la auditoría externa

Auditoría externa

A la hora de enfrentar una auditoría externa hay que tener muy en cuenta las siguientes causas que pueden llevar a la reprobación de la misma.

Existencia de departamentos autónomos

El problema nace cuando dentro de la organización existen departamentos autónomos, que no otorgan la importancia que requieren tanto la estandarización como las necesidades generales de la empresa u organización. Este tipo de departamentos suelen ser un lastre para pasar la auditoría ya que apenas implementan métodos eficaces de comunicación.

Este escollo suele surgir cuando la dirección de no se preocupa lo suficiente por el funcionamiento de dicho departamento. Este es un motivo común por el que se puede reprobar una auditoría externa.

Incumplimiento de plazos

El incumplimiento de plazos puede ser otra de las cuestiones que lleven a la organización a reprobar una auditoría externa. Esto puede suponer una toma de decisiones tardía y dilatada, si no se cumple con los calendarios de trabajo anuales y trimestrales. Además, si el plan anual es inflexible y no se actualiza de manera periódica, acabará perjudicando al rendimiento de la organización. Es por ello que hay que contar con un cronograma de actividades en el que quede recogido un ordenamiento estricto. Cualquier dificultad o inconveniente que presente este debe corregirse lo antes posible sin dejarla pasar.

No contar con servicios de consultoría

El abogar por la plena independencia y la objetividad, careciendo de los servicios de una consultora puede llevar a la organización a la reprobación de la auditoria externa. Si esto a su vez va acompañado de reuniones estratégicas en las que no participa el personal de la organización como parte de estos grupos y la falta de participación en proyectos especiales, o dejar de lado las necesidades de los clientes, la situación se agravará más si cabe.

Mala planificación

La mala planificación por parte del personal de Sistema de Gestión de Calidad de cara a la auditoría puede llevar al fracaso de la misma. Es preciso la planificación minuciosa de cada detalle. Para ello, habrá que tener en cuenta que los diferentes sectores de la empresa podrán atender al auditor como es debido. Es muy importante que la auditoría no coincida con un evento importante de la empresa u organización.

Asumir una responsabilidad que no corresponde

Este es un error muy común. La responsabilidad de que el Sistema de Gestión vaya en sintonía con los criterios establecidos por la norma no puede recaer únicamente sobre el departamento de calidad, aunque sea este el encargado de liderar la auditoría una vez llegado el momento. Esta responsabilidad del cumplimiento de cara a la evaluación debe recaer sobre todo los sectores de la empresa en su conjunto, de lo contrario, la reprobación de la auditoría es muy probable.

Hablar de más

En ocasiones los nervios o la tensión pueden jugar una mala pasada de cara a la superación de la auditoría externa. De igual modo ocurre cuando se habla en exceso pensando que de este modo se demostrará al auditor un mayor conocimiento o experiencia. Para ellos es preciso que dejemos que sea el auditor el que hagan las preguntas que sean necesarias o nos demanden las evidencias que crean convenientes, limitándonos a responder a eso únicamente. El intentar distraerlos de su labor o intervenir puede jugar en nuestra contra.

Generar documentos innecesarios

Uno de los factores que puede llevar a la reprobación de la auditoría es la tendencia a generar documentos de más. Hay que tener presente qué documentos requiere la norma para el buen funcionamiento de los sistemas definidos y limitarnos a cumplir con ellos únicamente. Trataremos de prescindir de cualquier documento que carezca de valor real para la superación de la auditoría externa.

Actitud de competencia con el auditor

Un error grave es adquirir una actitud desafiante frente al auditor. Para controlar este tipo de actitudes que pueden jugar una mala pasada, no hay que perder de vista que este es el trabajo de un auditor. La evaluación no se está haciendo hacia nuestra persona.

Falta de involucración de la Dirección

Los directores suelen ser personas con una alta carga de trabajo y muy ocupadas. Sin embargo, su ausencia en el ejercicio puede ser una de las causas de reprobar la auditoría externa. Deberá estar presente en la reunión de apertura y de cierre de la auditoría. Además, es recomendable que también acuda al almuerzo con el auditor, en el que el ambiente será más distendido. Cabe tener en cuenta que a los auditores les suele agradar estar en contacto con las altas esferas de la empresa u organización.

Resistencia a las recomendaciones de mejora

Esta causa aparece en el momento en que el ejecutivo o responsable se opone a cualquier cambio sugerido por el auditor, negándose a aceptar cualquier sugerencia ofrecida orientada a la mejora de cualquier actuación. Esto es conocido como “resistencia al cambio”. Esta resistencia suele venir motivada por intereses personales o por hábitos en cuanto a modo de hacer las cosas, ideas, tareas o métodos. Se trata, principalmente, de miedo a lo desconocido incluso aunque vaya a reportar beneficios para la organización. El miedo al enfrentamiento de lo nuevo tiene un peso mayor para dichos ejecutivos y responsables que los aspectos positivos que pueda traer el cambio.

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