Aprendiendo de los errores. ¿Cómo sacar más rendimiento de la auditoría externa?

Auditoría externa

Si recientemente te has enfrentado a una auditoría externa puede que, en estos momentos, te encuentres ante la realización de un plan de acciones correctivas (PAC). Cómo hacerlo, para sacar más rendimiento, siguiendo estos pasos, es más sencillo de lo que pueda parecer en un primer momento.

Plan de acciones correctivas

Un plan de acciones correctivas (PAC) es el documento que habrá de ser entregado, una vez superada una auditoría externa de certificación o de seguimiento, a los organismos certificadores. En dicho documento se plantean cómo y de qué modo se van a solventar las no conformidades que se hayan podido plantear durante el transcurso de la auditoría.

Por tanto, el PAC se desarrollará y entregará siempre después del ejercicio de auditoria externa, en aquellos casos en los que hayan aparecido no conformidades.

Plazo de entrega

El plazo del que se dispondrá para la entrega del plan de acciones correctivas variará en función del organismo certificador ante el que nos encontremos, ya que no existe un tiempo unificado común a todos ellos. No obstante, puede decirse que el plazo de entrega del plan de acciones correctivas puede oscilar entre los 30 y los 90 días naturales como máximo.

Presentación de evidencias

Es bastante común y lo más normal es que en el momento de la presentación del PAC, se presenten de igual modo una serie de evidencias. Estas últimas irán dirigidas a justificar la implantación de las acciones correctivas propuestas.

Esto será necesario para las no conformidades mayores, para las menores no se suelen requerir evidencias, a no ser, que, de lo contrario, el auditor lo haya demandado por un motivo específico.

Pasos a seguir

A la hora de enfrentar el desarrollo de un plan de acciones correctivas puede ser de gran utilidad seguir esta serie de pasos.

El primer paso será entender correctamente la no conformidad. Hay que estar seguro que se entiende lo descrito con respecto a cada una de las no conformidades en el informe.

Para que no aparezcan dudas o cuestiones acerca del significado de las no conformidades será preciso hablar y preguntar al auditor en el momento en que se encuentre leyendo los hallazgos de la auditoría externa a su cierre. Esto otorgará la posibilidad de sacar el máximo rendimiento a dicho ejercicio.

Al momento del cierre de la auditoría externa, se podrán hacer todas las preguntas que se consideren necesarias relativas a las no conformidades. De este modo será posible hacer un buen trabajo posterior.

El segundo paso es la corrección para cerrar la no conformidad. Estas tendrán que ser resueltas lo antes posible, de manera inmediata. Esto se hará mediante la búsqueda de una corrección que elimine la no conformidad.

En tercer lugar, habrá que analizar la causa raíz de la no conformidad. Este paso podrá completarse mediante el estudio concienzudo de por qué se ha dado la aparición de la no conformidad. Será necesario preguntarse el porqué de la aparición hasta llegar al origen, a la causa raíz de la misma.

El siguiente paso, el cuarto, se basa en el establecimiento de la acción correctiva. Una vez superado el tercer paso de la identificación de la causa raíz, será necesario el planteamiento de una acción correctiva para la mencionada causa.

Cabe mencionar que este cuarto paso del establecimiento de la acción correctiva será muy sencillo de superar si se tienen bien identificadas la causa o causas principales, pues puede haber más de una. El planteamiento implica posteriormente la implementación de la acción.

Para ello también será necesario concretar de qué forma se va a llevar a cabo la acción correctiva. Entre otras cosas habrá que especificar quiénes serán los encargados de llevar a cabo el cambio. Además, habrá que indicar qué es lo que se va a cambiar concretamente.

Si se ha identificado más de una causa raíz, para sacar un mayor rendimiento de las no conformidades y de la auditoría externa en general, habrá que cuestionarse si con única acción correctiva es suficiente para la eliminación total.

El quinto y último paso consiste en verificar la eficacia de la acción correctiva propuesta. Esto no es más que comprobar si lo que se está implementando realmente funciona. Esto se podrá ver en el momento en que vuelva a darse una situación parecida a la que desencadenó la no conformidad. En este punto y gracias a la acción correctiva no debería volver a originarse la no conformidad ya que estaría corregida con dicha implementación.

Esta es la forma de comprobarlo. Si no se da de este modo significará que o no se ha hecho una buena implementación de la acción correctiva o que no se ha llegado a la verdadera causa raíz que propiciaba la no conformidad.

Una vez finalizadas las cinco fases hay organizaciones que envía el PAC al auditor y se olvidan de él hasta la siguiente auditoría. Para que esto no ocurra será conveniente registrar el PAC dentro del sistema de gestión como una no conformidad más. De este modo su repaso se hará más habitualmente.

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