¿Qué errores debemos evitar al realizar un plan de acción?
Plan de acción
Antes de llevar a cabo un plan de acción se deberá hacer un proceso de planificación, en el cual esté contemplado todos los factores que intervengan en el plan. Al finalizar el proceso de planificación, muchas de las organizaciones piensan que ya alcanzaron la meta, pero esto no es así.
¿Qué es un plan de acción?
Cuando nos referimos a un plan de acción es una ruta que nos ayuda a conseguir metas y objetivos. Haciendo la comparación con un viaje, hay muchos caminos para llegar al lugar donde tenemos previsto, pero para ello, debemos de seleccionar el camino en mejores condiciones y nos permita llegar de una forma más rápida y segura.
Para realizar un plan de acción sin errores debemos tener en cuenta una serie de pasos:
- Entender la no conformidad.
- Corregir para cerrar la no conformidad
- Analizar la causa raíz
- Establecer la acción correctiva
- Verificar la eficacia de la acción correctiva
¿Cuáles son los errores más habituales en la realización de un plan de acción?
No realizar un correcto análisis de la causa
En la mayoría de las ocasiones se elige como comienzo lo primero que se viene a la mente o en lo que la mayoría del grupo conoce. Esto no debe realizarse de esta manera, para hacer un correcto plan de acción debemos tener una causa contrastada y analizada que se utilice como pilar del plan. En ocasiones, al elegir un origen erróneo el plan no se adecua a la finalidad que queremos, haciendo aumento adicional tanto en presupuesto, esfuerzo y tiempo. Es por esto que el comienzo del plan merece un estudio previo, con todos los factores y conociendo realmente cuál es su causa.
Para ello se recomienda utilizar herramientas que nos ayuden a determinar la causa, ajustándose al tamaño y a la estructura de los procesos. Por ejemplo una de estas herramientas más usadas es el Análisis causa: Raíz, 5 por qué.
Aportar una corrección que no recoge todos los aspectos de la no conformidad
Para que la corrección sea completa deberá estar establecidos todos los aspectos recogidos de la no conformidad, ya que, si dejamos sin atender algunos de estos, las acciones futuras podrán no ser suficientes para erradicar el problema y de nuevo, malgastamos parte de nuestros recursos como son el tiempo, el dinero y el esfuerzo.
Es por ello, y sumamente importante leer todos los verbos y detalles que vengan esclarecidos en la no conformidad, así podremos autentificar que la corrección propuesta se den todas las acciones necesarias para su solución.
Programar las acciones sin tener en cuenta las prioridades, y la repercusión de cada actividad en otra.
Como en la mayoría de las situaciones, debemos conocer las prioridades a la hora de la toma de decisiones, es por esto, lo importante que es realizar una valoración previa y conocer que debemos solucionar con la mayor brevedad posible. Esta acción simple nos permite que la organización haga un cambio en el momento exacto, ya sea para no ser rechazada en la auditoría, salvar la vida de las personas, o por ejemplo, estar protegidos de un ataque cibernético.
Para tener en cuenta todas las actividades, un buen recurso es crear una lista donde se reúnan todas las actividades que se deben ejecutar y ordenar según su prioridad la ejecución de estas. Una herramienta sencilla de realizar y muy completa es la Matriz de Eisenhower, donde nos muestra que actividades se pueden realizar en paralelo y cuales de manera consecutiva.
Planificar sin tener en cuenta que ha sucedido anteriormente con las medidas implantadas y además no definir responsables de cada una de ellas y personal involucrado.
Cuando anteriormente algo ha salido mal lo tenemos en cuenta para no volver a equivocarnos de nuevo, y así evitar alargar los plazos y los recursos disponibles.
Es de vital importancia, que antes de comenzar a elaborar el plan de acción, tengamos en cuenta si hemos hecho alguno con anterioridad, qué fue lo que no salió como debería y por qué, así tendremos una visión clara de qué hacer y cómo.
Por ello, antes de instaurar una acción se debe realizar una memoria sobre su eficacia o consultar las partes interesadas, a esto lo llamamos “toma de decisiones con base de datos”. De esta forma todas las partes se encuentran organizadas y con conocimiento suficiente para la realización de la acción.
Realizar sin dejar evidencias claras y demostrables.
Cuando realicemos un trabajo o actividad, hay que dejar notificado en la plataforma correspondiente qué se ha realizado, el tiempo que ha conllevado y las personas que han formado parte de la actividad. Así, si dentro del proceso, ocurre alguna anomalía podremos identificar donde se encuentra el error.
Las formas más sencillas suelen ser las más eficaces, por ejemplo documentar a través de fotos, procedimientos, minutas… Pero estas por sí solas no tienen un gran valor, por lo tanto deberán ir acompañadas de documentos que validen esa acción.
No determinar las fechas de seguimiento tras la ejecución.
El seguimiento de la acción que se está realizando es muy importante. Con un seguimiento tras su ejecución podremos ver los primeros resultados y cómo evoluciona con las nuevas medidas adoptadas. Así, en el caso de ver alguna anomalía en el rendimiento, se podrá modificar y evitar situaciones no planificadas.
Para evaluar y determinar los tiempos necesarios para el cierre se suelen utilizar una serie de herramientas muchas veces gratuitas que nos permiten llevar de forma controlada estos procesos y con cierta disponibilidad para verlo de aquellas personas autorizadas. Algunos ejemplos de herramientas que podemos usar son: Asana, Google Calendar, Microsoft Excel.
Falta de cuantificación de la eficacia ante el plan de acción tomando en cuenta todos lo recursos utilizados (tiempo, personas, económicos, tecnológicos, entre otros)
Todo plan de acción se realiza buscando un cambio en alguno de los ámbitos, es por ello, la necesidad de conocer con datos reales que se ha conseguido y si, se ha conseguido tal y como se había planteado, en el tiempo, con el número de recursos establecidos, etc.
Para ello se recomienda utilizar revisiones por parte de la dirección y reuniones programadas donde se revisen en qué situación se encuentran los hallazgos. En dichas reuniones suelen aparecer una serie de preguntas cómo ¿se están ejecutando las acciones preventivas? ¿Tiene algún impacto en mis amenazas y oportunidades?, ¿se han generado acciones de mejora a partir de ese hallazgo?
Software ISOTools
En la elaboración de los planes de acción hay muchas ocasiones en las que aparecen numerosos problemas y nos requiere mucho tiempo conocer de donde proviene dicho problema y cómo debemos solucionarlo. Para ello, le recomendamos el uso del Software ISOTools, con se eliminará todo los documentos físicos y estarán disponibles allá donde lo necesite y las personas encargadas, reduciendo tiempo y esfuerzo.
