Así es la estructura de alto nivel, los textos y los términos más comunes para la ISO 9001

La ISO 9001

La ISO 9001 fue la primera norma de sistemas de gestión en publicarse, allá por el año 1987. Su aceptación fue inminente a lo largo y ancho de todos los mercados del mundo.

La ISO 9001 se convirtió de este modo en la norma base de todas aquellas del sector de la calidad. Asimismo, propició que el término de norma de sistemas de gestión se adoptara como medio para la gestión de diferentes asuntos por parte de las empresas y de las organizaciones.

En la actualidad se han publicado más de 15 normas ISO relativas a los requisitos establecidos por los sistemas de gestión. Además, existen otras cuatro normas que cuentan con una aplicación sectorial: aceite y gas, software, automóvil y aparatos médicos.

De igual modo, existen normas que se encuentran en etapa de desarrollo y que están orientadas a los sistemas de gestión. En general, todas las normas ISO de este tipo comparten una serie de características y se acogen al ciclo PHVA orientado a la mejora continua. Lo que ocurre, no obstante, es que algunas de ella definen los mismos elementos, pero de diferentes formas y cambiando un mismo requisito de sección en función de la norma, en último término causando una sensación de confusión a los diferentes usuarios.

Anexo SL

En cuanto a la estructura de alto nivel, los textos y los términos, fue el modo que encontró la ISO, mediante el establecimiento en el Anexo SL, para resolver los diferentes problemas de confusión y desconcierto que esto pudiera llegar a ocasionar al usuario en cuestión. De este modo se alcanzó una base común para las normas ISO de sistemas de gestión en lo relativo a su desarrollo y adopción.

Esta es una vía muy válida que ha propiciado que se le facilite al usuario tanto la lectura y la interpretación de normas como la ISO 9001, así como la integración de sistemas de gestión en su empresa u organización.

Una visión común

Para alcanzar la armonización de todas las normas ISO activas de sistemas de gestión, el Comité Técnico de la ISO puso en marcha un grupo en el que se reúnen de manera conjunta todos los expertos de las diferentes Comisiones Técnicas. Este grupo se propuso una serie de metas tales como:

• Alcanzar una estructura de secciones comunes.
• Unificar los títulos y la secuencia de secciones.
• Alcanzar una serie de términos y definiciones comunes, así como el mismo texto para secciones que sean exactamente iguales en los diferentes sistemas.
• Lograr una misma visión para todos los sistemas de gestión.
• Ante posibles desviaciones en los diferentes sistemas, estas tendrán que estar justificadas y ser aprobadas por el Comité Técnico de la ISO.

Estructura de alto nivel

La ISO 9001 comparte con el resto de normas de sistemas de gestión una estructura de alto nivel, así como sus textos y la relación existente con el ciclo PHVA relativo a la mejora continua. Concretamente, la estructura de alto nivel cuenta en cada sección con un índice detallado.

Aunque es preciso que se respete el orden de los artículos, es posible añadir nuevos en cada una de las secciones. De igual modo, en los diferentes sistemas de gestión se puede añadir nuevo texto al que es común a todos ellos, ya sea en medio, antes o después, en caso de que sea necesario hacer cualquier tipo de especificación relativa al contexto de la norma.

En la actualidad, el término “información documentada” y conceptos como “contexto” o “enfoque basado en riesgos” han sido adoptados por la estructura de alto nivel en todas las normas de los diferentes sistemas de gestión. Estos elementos son adquiridos en el contexto concreto de la ISO 9001.

Los mencionados nuevos términos y conceptos construidos y desarrollados sobre la base de la norma ISO 9001 supusieron una serie de cambios con respecto a la versión de la norma del año 2008. Pese a todo, las variaciones introducidas en la última versión de la ISO 9001 no suponen la necesidad de modificar, por parte de las empresas y organizaciones, la documentación relativa a los sistemas de gestión para adaptarla a la estructura de alto nivel, los textos y los términos actuales.

Software ISO 9001

El contexto de las empresas y organizaciones es un elemento a tener en cuenta en la implementación de la ISO 9001. También es posible apreciar que en ocasiones se pueden generar problemas a la hora de documentar el contexto, procesos u otros elementos.

Por ello, es recomendable contar con el Software ISOTools Excellence, que permite eliminar todos los documentos físicos y ejecutar sus gestiones de forma simple y sencilla desde cualquier dispositivo.