Sobre los roles, las responsabilidades y las autoridades en la organización en la ISO 9001

ISO 9001

Según la ISO 9001, en una organización o empresa, las personas que la forman son conscientes de lo que tienen que hacer o no, con qué autoridad y cuáles son sus responsabilidades. La alta dirección de una empresa u organización garantiza funciones, responsabilidades y autoridades, que son importantes para el Sistema de Gestión de Calidad.

Las funciones describen el rol de una persona en una organización. Las responsabilidades son asignadas para dejar de manera clara las obligaciones que se les reclaman en función del puesto que llevan a cabo. La alta dirección fija la autonomía de decisión que necesitan para llevar a cabo las tareas para conseguir los objetivos deseados para el Sistema de Gestión de Calidad.

Autoridad y responsabilidad

La autoridad se puede delegar. En cambio, la responsabilidad nunca puede ser totalmente transferida. Las autoridades pueden dar autoridad para realizar ciertas actividades, aunque la última obligación es dar respuesta por parte de la organización. Además, las personas que llevan a cabo estas responsabilidades deben comprometerse.

Esta parte de la norma ISO 9001 define claramente las funciones, responsabilidades y autoridades, como parte del SGC, que proporcione lo siguiente:

• Cumple con los requisitos de ISO 9001: 2015.
• Resultados esperados obtenidos del Sistema de Gestión de Calidad.
• Comunicar el rendimiento del SGC a la alta dirección y tener en cuenta las posibilidades de mejora.
• Impulsar el enfoque del cliente en toda la organización.
• Cada vez que se realizan cambios en el SGC, se mantiene su integridad.

Funcionamiento del SGC

La operación efectiva del SGC y sus procesos es el resultado de las contribuciones de una serie de personas en la organización que tienen responsabilidades y autoridad. Todos en la organización están claramente identificados y comprendidos para garantizar que funciona bien entre diferentes regiones y sus personas. La organización o empresa podría considerar usar un organigrama y una descripción de las responsabilidades y autoridades.

Dependiendo del enfoque de proceso, se deben precisar las autoridades y responsabilidades para asegurar que se logren los resultados planificados. En la versión de la ISO 9001 actual, se da prioridad a los resultados esperados del Sistema de Gestión de Calidad. Esto significa que las funciones, responsabilidades y autoridades asignadas son obligatorias para asegurar el enfoque al cliente en toda la organización.

La norma ISO 9001 no necesita información con documentos de los roles, las responsabilidades y autoridades. En cambio, si necesita información a través de documentos de la persona que autoriza los cambios en la producción y suministro del servicio, por ejemplo.

Asimismo, la organización determinará el alcance de la documentación que considera buena, teniendo siempre en cuenta los posibles requerimientos del cliente o requisitos legales, etc.

Demostración de conformidad

La norma ISO 9001 no requiere que la información de esta sección esté documentada menos:

• Al definir las autorizaciones requeridas por la norma.
• En el control de liberación de productos o resultados de incumplimiento.

A medida que aumenta la demanda de información documentada aumenta el tamaño o la complejidad de la organización, por lo que, a nivel de calidad, la conformidad tiene que estar asociada con el modo en que son definidas los roles, responsabilidades y autoridades de la empresa u organización.

En organizaciones más pequeñas, donde el riesgo es generalmente bajo, puede haber ciertas atribuciones de manera general y no detalladas, que pueden ser evaluadas a través de entrevistas.

En organizaciones más grandes, mayores serán los riesgos, donde puede haber distintos documentos. Por ejemplo, organigramas, descripción del puesto, actas de reuniones, etc.

Comparación con la edición anterior

La ISO 9001:2015 explica, a diferencia de la sección 5.5 de la norma ISO 9001:2008, que no todos los roles, responsabilidades y autoridades deben ser conocidos de manera individual, sino de manera colectiva, es decir de la organización. A parte de las responsabilidades y las autoridades, serán funciones conexas comunicarse con los compañeros, por ejemplo.

La imagen del representante de la dirección designado en la edición anterior, no se incluye en la norma ISO 9001:2015. Aún existen roles, responsabilidades y autoridades, pero es la alta dirección quien decide a quién asignar.

Esto tiene como objetivo fortalecer las obligaciones relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad bajo un grupo de personas, no solo un representante, gerente o gerente de calidad. Pueden ser asignadas a las personas que son responsables de distintos procesos y otras personas de la organización.

El rol del gerente de calidad es capaz de mantener roles, responsabilidades y autoridades que en un principio le concedieron, pudiendo mantenerse replicada en diferentes áreas de la empresa u organización. En relación con la gestión del cambio, se necesita que se asegure la integridad del sistema cuando los cambios se planifican y se implementan.

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