Planificación ISO 9001: acciones para abordar riesgos y oportunidades

ISO 9001

Existen una serie de resultados deseados en el proceso de planificación de la ISO 9001. En lo relativo a las acciones para abordar el riesgo y las oportunidades se trata de dar prioridad a las actividades y los procesos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de acuerdo con su impacto potencial en los resultados deseados.

De esta forma habrá que aprovechar las oportunidades que se vayan presentando. En cuanto a la aplicación y a la evaluación se puede empezar diciendo que la norma ISO 9000 define riesgo como el efecto de la incertidumbre.

Pese a que formalmente el riesgo tiene efectos negativos y positivos, en el día a día de la organización la preocupación más común es la de evitar o minimizar las consecuencias de los mencionados efectos negativos. El riesgo puede ser tratado considerando la probabilidad de que ocurra sí como las posibles consecuencias que pueda tener, lo que se conoce como criticidad.

Por su parte, se considera una oportunidad un período de tiempo, una circunstancia o una situación favorable para que alguna cosa ocurra. Una oportunidad para las organizaciones puede derivarse de una nueva tecnología, de nuevos proveedores, de cambios en el precio de los materiales o de la mano de obra, entre otros elementos.

Cómo abordar los riesgos y oportunidades

Será la Organización la que en la planificación del SGC, determine los riesgos y oportunidades. Para ello habrá que considerar la información resultante del análisis de su contexto, así como de las necesidades y las expectativas de las partes interesadas.

En este sentido hay que tener claro que los riesgos y las oportunidades pueden afectar a la capacidad de lograr los resultados deseados para el Sistema de Gestión de Calidad; pueden potenciar efectos deseables; tienen la capacidad de causar efectos indeseados que habrá que prevenir o reducir; y, además, permiten obtener mejoras. Los riesgos y oportunidades vinculados a los resultados deseados del SGC son los que influyen sobre la capacidad de suministrar productos y servicios que sean conformes, lo que a su vez aumenta la satisfacción del cliente.

Planificación

La planificación en la ISO 9001 debe asegurar que el sistema es dinámico y capaz de potenciar la mejora continua en el interior de la empresa u organización. La conformidad de los productos y servicios y la satisfacción del cliente son vitales para el correcto desarrollo sostenible de la compañía.

En la actualidad los clientes exigen, cada vez más, productos producidos de forma ambientalmente sostenible, como pueden ser embalajes con posibilidad de ser reciclados al final de la vida útil del producto. Esto se tendrá en cuenta en cada caso concreto dependiendo del contexto de la organización, así como de la naturaleza de los productos y servicios suministrados.

Determinación de riesgos y oportunidades

En lo relativo a la gestión de riesgos las organizaciones son libres de abordar este requisito como consideren oportuno. De cualquiera de las formas, las organizaciones deben asegurar que las prácticas adoptadas garantizan consistencia y coherencia en los resultados obtenidos.

Con ello los riesgos y oportunidades serán determinados independientemente de quién y cuándo se analice la información que haya disponible. En esta línea la organización deberá:

• Dar confianza para que el Sistema de Gestión de Calidad pueda alcanzar los resultados deseados en base a los riesgos identificados.
• Reducir y monitorizar los riesgos y maximizar las oportunidades identificadas mediante la implementación de las acciones pertinentes.
• Prevenir o reducir los efectos negativos mediante el análisis de la eficacia de las acciones implementadas asociadas a los riesgos y las oportunidades.
• Alcanzar la mejora a través de la reducción y monitorización de riesgos y maximización de las oportunidades.

Tratamiento de los riesgos y oportunidades

Será responsabilidad de la organización la planificación de las acciones a llevar a cabo que permitan reducir los riesgos y maximizar las oportunidades, en la medida de lo posible. No puede perderse de vista que las acciones deben ser proporcionales al potencial impacto que puedan tener los riesgos y las oportunidades.

Estas acciones se deberán incorporar en el diseño de los procesos para poder mitigar efectos no deseados y así maximizar las oportunidades. Entre estas acciones se puede destacar la implementación de controles, la definición de prácticas; la puesta en marcha de métodos productivos más robusto o la identificación de proveedores alternativos o complementarios.

La organización deberá tener claro en todo momento cuál es el objetivo de las acciones planificadas. Con ello la planificación dependerá del tipo de acciones, ya sean rutinarias o acciones puntuales.

En cualquier caso, la compañía tendrá que evaluar la eficacia de las acciones una vez implementadas, revisando si son necesarias otras nuevas o no. Es también importante cerrar el ciclo PHVA en lo que respecta a los riesgos y oportunidades. En su sección 10.2, la ISO 9001 exige que, al darse una no conformidad, los riesgos y oportunidades previamente identificados serán actualizados, si necesario.

Conformidad con la ISO 9001

Para demostrar su conformidad con lo establecido por la norma ISO 9001 la organización tendrá que demostrar que identifica de manera efectiva sus riesgos y oportunidades, considerándolos en la planificación de su SGC. Los riesgos y oportunidades que se determinen se deberán mantener actualizados en base al contexto y a las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Asimismo, se demostrará la monitorización de los riesgos y las oportunidades, contando con la incorporación de acciones para tratar los riesgos en sus procesos. Las acciones rutinarias se destinarán a prevenir o minimizar riesgos, o potenciar las oportunidades.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence. Esta herramienta tecnológica permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos resultados.