Comunicación interna y externa de información relevante en el Sistema de Gestión de Calidad
Sistema de Gestión de Calidad
Una empresa u organización comunica la información importante, de manera interna y externa, en el momento preciso. Será la empresa u organización quien decida las materias que son importantes para el Sistema de Gestión de Calidad, tanto de manera interna como externa.
Después, decide a quién le envía el mensaje y cuándo, además de decidir cuál es su público objetivo y el medio de comunicación al que va dirigido. En la mayoría de las organizaciones, los miembros que la forman, incluidos los directivos, dedican un tiempo a comunicar informaciones sobre temas relacionados con clientes, proveedores, requisitos legales, etc.
Comunicación interna y externa
El objetivo de la comunicación interna es que haya entendimiento y cooperación en la empresa u organización. De esta manera, podemos asegurar una implementación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad.
Por otro lado, en la comunicación externa encontramos diversos steakholders, como clientes, proveedores, inversores, accionistas, etc. Es la empresa u organización la que decide cuáles son públicos objetivos para llevar a cabo la comunicación externa de la misma, en el ámbito del Sistema de Gestión de Calidad.
El nivel de formalización y la necesidad de información documentada para la comunicación interna y externa, depende de la dimensión de la organización. Además, también es el responsable de definir la metodología más adecuada.
Obligaciones de la empresa
Le empresa u organización debe:
- Comunicar sobre aquellas cuestiones relevantes, como sus actividades, resultados obtenidos, etc.
- Establecer cuándo y dónde comunicar. Deben llevar a cabo alguna acción de comunicación o utilizar ciertas herramientas (como el uso de newsletter mensuales o intranet) para que todos los públicos que forman parte de la empresa u organización estén bien informados.
- Decidir a quién comunicar. Hay que definir bien cuáles son los públicos exactos de la empresa u organización.
- Elegir de qué manera va a comunicar. Se puede hacer presencialmente, o también a través de publicaciones, catálogos…
- Determinar quién va a comunicar. La responsabilidad de comunicar la llevará a cabo alguien que cuente con las cualidades profesionales que se requieren para este puesto.
La empresa u organización tiene la posibilidad de realizar un plan de comunicación, tanto interno como externo, en el que se recoja toda la información y todos los datos necesarios que sean de importancia para el Sistema de Gestión de Calidad o para los procesos de negocio de la compañía.
Demostración de conformidad
En este caso, la empresa u organización identifica la comunicación interna y externa para el Sistema de Gestión de Calidad, decide lo que hay que comunicar, cuándo, dónde, por qué, a quién…
También se podría llegar a obtener la comunicación interna a través de entrevistas a los miembros que forman parte de la organización u a través de cuestionarios para conocer la opinión de estos, acciones de mejora, recomendaciones, etc.
Comparación con la edición anterior
En esta edición, la comunicación es más amplia y adquiere relevancia con respecto a la anterior. Ahora, se tienen en cuenta tanto la comunicación interna como externa para el Sistema de Gestión de Calidad.
Software para ISO 9001
Con el objetivo de controlar de forma fácil y sencilla el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001, muchas organizaciones hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos resultados.
