Información documentada para el Sistema de Gestión de la Calidad
Información documentada
Las empresas y organizaciones tendrán como base del SGC información documentada. Dicha información tendrá que estar controlada y actualizada en todo momento.
Información documentada: generalidades
El término “información documentada” forma parte de la estructura común de alto nivel (HLS). También aparece en los términos comunes para las normas de los distintos sistemas de gestión. Puede incluirse información en cualquier formato y soporte, ya sea papel, digital o imágenes, entre otros, y que provengan de cualquier fuente.
El concepto de información documentada hace referencia a todo lo que antes se conocía como documentos y registros.
En el Anexo A, la norma ISO 9001:2015 aclara que, donde en las ediciones anteriores se mencionaban documentos, entre los que se encontraban manuales, instrucciones, procedimientos, especificaciones o planes de la calidad, entre, ahora se utiliza el término ya mencionado de información documentada.
Cuando anteriormente se hacía referencia a los registros, para hablar de aquellos documentos que evidencian la conformidad con los requisitos, ahora se utiliza el término mantener la información documentada.
Las empresas y organizaciones tendrán que determinar la información documentada que necesitan para que su Sistema de Gestión de la Calidad sea eficaz. La norma ISO 9001 define a lo largo de todo su texto aquella información documentada que necesita la compañía y que deberá mantener. Asimismo, será tarea y responsabilidad de la Organización establecer qué información documentada soporta su Sistema de Gestión de la Calidad, en qué medio, cuáles son sus fuentes y cuáles son sus formatos.
La información documentada necesaria en cada caso dependerá del contexto de la empresa u organización; de sus dimensiones; del tipo de productos y servicios que suministre; de sus riesgos asociados; de la complejidad de cada uno de sus procesos y de las competencias de los empleados y empleadas; de los posibles requisitos aplicables a los productos y servicios que suministre; de los medios con los que cuente para gestionar el conocimiento organizativo; así como de los recursos de los que disponga.
Creación y actualización de la información documentada
La norma ISO 9001:2015 define una serie de requisitos y de actividades de cara a que se asegure la correcta creación y actualización de la información del Sistema de Gestión de la Calidad. En base a esto, los documentos del SGC estarán:
- Identificados y descritos, a través de un título, una referencia, la fecha, el autor, la versión o edición o la descripción del tipo de documento, entre otros elementos.
- En un formato y soporte adecuados para su uso, ya sea en papel, en formato electrónico, como instrucciones en una aplicación informática, en un esquema gráfico o a través de una foto de un defecto, entre otros ejemplos.
- Revisados y aprobados para que se asegure que son adecuados. La evidencia de que dichos documentos han sido sometidos a revisión y aprobación puede ser una firma, la introducción en un software o la colocación en una carpeta de ficheros específica por una persona autorizada, entre otros.
Será una buena práctica a adoptar el hecho de que la empresa u organización determine una serie de reglas para la aplicación de la información de manera uniforme, en lo que respecta a la creación y actualización de los documentos.
Control de la información documentada
La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe controlarse. El control de la documentación tendrá que asegurar que la información esté disponible donde y cuando sea necesaria.
La Organización debe, asimismo, asegurar la protección de dicha información. La información documentada se protege frente a una serie de amenazas:
- Pérdida de confidencialidad.
- Cambios indeseados.
- Uso indebido.
- Extravío.
Para evitar estas amenazas, se definen una serie de reglas a aplicar. Cuando el soporte de la información sea digital habrá que establecer reglas de acceso y una serie de niveles para la lectura y edición.
La información documentada cuyo origen sea externo a la Organización se debe controlar igualmente.
Cuando se lleve a cabo la transición de soportes físicos a digitales las Organizaciones tendrán que disponer de un mayor conocimiento de las metodologías de control de la información en estos soportes. De esta forma es posible garantizar la seguridad y la integridad de toda la información.
Software para gestionar la información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad
Documentar el conocimiento de la empresa u organización implica una ventaja competitiva en los mercados actuales. Esto es así ya que las organizaciones, cada vez más, tienen que adaptarse con rapidez a los cambios del entorno.
El gestor documental del Software ISOTools permite gestionar la información documentada de la compañía desde la solicitud de creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Además, dispone de mecanismos para notificar acerca de cualquier cambio a todos los y las participantes del flujo en cuestión.
El Gestor Documental de la plataforma tecnológica ISOTools automatiza los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión de la misma.
