¿Cómo alcanzar la certificación en ISO 9001?

Certificación en ISO 9001

El cumplimiento en el mundo corporativo ha tomado contextos que permiten a la alta dirección priorizar la asignación de recursos que se requieren para implementar actividades o programas que lo alcancen.

Cabe señalar que existe cumplimiento obligatorio cuando es emitido por el gobierno y voluntario cuando es normativo.

Sin embargo, los dos modelos en algún momento comparten el carácter de ser obligatorios e involucran a la organización en el pago de sanciones económicas por incumplimiento, llegando en algunos casos a solicitar la paralización o cierre de la operación por el impacto que puede tener en terceros de manera negativa por los productos o servicios que ofrece.

Cuando una organización decide implementar un sistema de gestión de la calidad, el primer paso es realizar un diagnóstico inicial de ISO 9001, el cual consiste en revisar en detalle cada uno de los procesos para verificar cómo se ejecutan y si estos son efectivos en la obtención de resultados que en general beneficien a la organización.

Para la ejecución de un diagnóstico es importante tener en cuenta algunos aspectos como los que se enumeran a continuación.

Etapas de la certificación

• La aplicación del diagnóstico requiere de una planificación donde se describa detalladamente en un cronograma qué se va a inspeccionar y en qué fecha y hora con el fin de optimizar el tiempo que se destinará a esta tarea.
• Es necesario definir el método que se utilizará para recopilar la información. Las listas de chequeo permiten clasificar por grupos los ítems a evaluar y asignar campos para evaluar el cumplimiento y complementarlo con observaciones que ayudarán al equipo a identificar rápidamente el estado del proceso.
• El diagnóstico al momento de la aplicación se debe realizar con base en los requisitos de la norma ISO 9001 con el fin de identificar el nivel de cumplimiento que se tiene y poder documentar hallazgos correctivos o de mejora que contribuirán al sistema de gestión que se implementará.
• Finalmente, es necesario definir planes de acción que permitan cerrar los hallazgos identificados, donde es importante que participen todos los niveles de cada proceso, retroalimentándose continuamente y que el equipo adquiera la capacidad de identificar las fallas que se presentan en el normal funcionamiento.

Ejecución del diagnóstico inicial de ISO 9001

El diagnóstico de los procesos se puede realizar de varias formas, entre ellas:

• La Revisión de Campo que se realiza en las instalaciones físicas de la organización. A través de la observación se verifica cómo los integrantes del proceso realizan sus actividades. Permite identificar fallas u oportunidades de mejora.
• Se realizan entrevistas a los líderes de proceso y se recopila la mayor cantidad de información posible para identificar los aspectos más relevantes en los que se deben concentrar los esfuerzos.
• Otro medio que permite la identificación del estado de los procesos es la revisión documental. Aquí se requiere tener acceso a la base documental de la organización y verificar qué actividades están definidas y soportadas con base en registros.

Recursos para la certificación en ISO 9001

Un buen sistema de gestión de calidad es una parte esencial de la cultura de la organización. Proporciona una forma de garantizar que todas las actividades se realicen de acuerdo con los estándares establecidos por la alta dirección y que estén actualizados.

El establecimiento de un diagnóstico es uno de los primeros pasos a dar a la hora de implantar un sistema de gestión de la calidad. La ejecución del diagnóstico debe ser realizada por una persona con formación y experiencia en el sistema de gestión para que interprete correctamente cada requisito y tenga conocimiento de la estructura de documentos que muestran las actividades que se realizan.

Las organizaciones han evolucionado y adoptado herramientas tecnológicas que facilitan la ejecución de actividades donde se evalúa el cumplimiento.

Es importante que la alta dirección conozca y planifique los recursos económicos necesarios para la implementación de los programas o mejoras en la infraestructura del sistema de gestión de la calidad identificados a través del diagnóstico. Es recomendable hacer uso de diversos medios con el fin de ampliar el alcance de la revisión.

Plataforma tecnológica para ISO 9001

La norma ISO 9001 es una de las normas internacionales más importantes en el campo de la gestión de la calidad. Asegura que las empresas puedan controlar de manera fácil y efectiva el desarrollo de su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) a lo largo de todo su ciclo de vida, garantizando así beneficios óptimos.

Para facilitar y agilizar este proceso, las empresas utilizan el software ISO 9001. ISOTools permite administrar todos los aspectos de su SGC, incluidos:

• La definición de requisitos y procesos.
• El registro y certificación de productos/servicios.
• El seguimiento y control de procesos.
• La identificación y corrección de las no conformidades
• La documentación de los defectos encontrados durante la producción o la prestación del servicio.
• ¡Y mucho más!