Implicaciones de la alta dirección en el Sistema de Gestión de la Calidad

Alta dirección

El sistema de gestión de la calidad representa beneficios para las organizaciones al implementarlo, tanto para la organización en su conjunto como para las partes interesadas, independientemente de que certifiquen o no, ya que la estructura que brinda permite ordenar la ejecución de las actividades y define las responsabilidades que asumirán los equipos de trabajo de cada uno de los procesos.

Las metodologías para la delegación de tareas en la actualidad han cambiado, tomando un enfoque que permite a los miembros de un equipo cambiar la forma en que se comunican con el líder del proceso, sin afectar el canal regular definido para el flujo de información entre los diferentes niveles jerárquicos.

El líder pasó de ser una figura de autoridad, a ser la fuente para la búsqueda de soluciones en las situaciones de riesgo que se presentan en el proceso, contribuyendo con la orientación del equipo en la correcta ejecución de sus actividades. Cabe señalar que la persona que tenga este rol debe tener la experiencia y la formación necesarias que le permitan desempeñarse con eficacia.

Los líderes deben aplicar mecanismos para monitorear los resultados y cómo desde su proceso contribuye al cumplimiento de los objetivos corporativos, así como tener como principal referencia las metas que la alta dirección ha definido para garantizar la continuidad y la rentabilidad.

La alta dirección en la organización

La estructura de una organización define, en un primer nivel, los procesos, integrantes y funciones que estarán a cargo de dirigir la organización, vigilar el cumplimiento de los objetivos corporativos, y lo que se conoce como “alta dirección”. Este equipo de personas debe garantizar, a través de la planificación, la asignación de los recursos necesarios para que el sistema de gestión pueda funcionar.

Los recursos deben mantenerse para que dentro de una organización la gestión tienda a mejorar continuamente y no estancarse afectando su continuidad.

Comunicación de la alta dirección

La dirección de la empresa utiliza documentos para orientar a todas las partes interesadas a enfocarse en el cumplimiento de los objetivos. Los documentos más importantes son:

• Política

En este documento, la alta dirección comunica lo que se hace respecto a todas las partes interesadas, cuál es el propósito de la organización y cómo lo hará posible.

Con la definición de la política, la alta dirección da el punto de partida para que se cumpla el trabajo conjunto, quedando como responsabilidad interna. Este primer mecanismo se denomina objetivo, donde la definición debe basarse en el desempeño de los procesos como insumo para la planificación de las metas que se deben cumplir en el menor tiempo posible.

El segundo mecanismo se denomina recursos y se refiere a los recursos humanos, físicos y financieros, los cuales se definen como una forma de hacer posible el logro de los objetivos definidos en el primer mecanismo.

• Asignación de tareas

La asignación de tareas por parte de la alta dirección siempre relaciona plazos para su cumplimiento, donde el líder del proceso, como principal fuente de información para la dirección, comunica los resultados obtenidos de la gestión. Con esta información, la gerencia debe retroalimentar constantemente al equipo para implementar mejoras o corregir fallas.

La importancia de asignar tareas y plazos es que nos permite gestionar mejor nuestro tiempo, sabiendo lo que tenemos que hacer y cuándo hay que hacerlo. De esta manera podemos evitar perder tiempo innecesariamente en tareas o proyectos irrelevantes que no son importantes para el crecimiento de la empresa.

• Misión y visión

Cuando la alta dirección establece la misión y la visión de la organización, están definiendo la dirección en la que debe ir. También están estableciendo el marco de tiempo dentro del cual se seguirá esa dirección.

A partir de ahí, cada proceso contribuye a lograr el beneficio de todas las partes interesadas.

Para motivar al equipo de trabajo, es importante que comprenda su papel para contribuir a la mejora. Esto les ayuda a apropiarse de sus responsabilidades como mecanismos para contribuir y no como un mandato que puede generar resistencia.

La alta dirección debe definir y garantizar lineamientos de operación, pero todos los procesos deben contribuir en conjunto con el logro de los objetivos corporativos.

Plataforma tecnológica para ISO 9001

Como ya hemos discutido, una parte clave de ISO 9001 es la comunicación. Necesitamos poder comunicar claramente las instrucciones y expectativas, y debemos asegurarnos de que nuestros empleados estén en la misma página que nosotros cuando se trata de realizar su trabajo.

Para mejorar la comunicación entre la alta dirección y el resto de miembros o partes interesadas, no basta con tener una dirección de correo electrónico o un número de buzón de voz, se necesita un entorno en el que pueda asignar roles, responsabilidades, comunicar cambios y solicitar responsabilidades.

ISOTools es el software para ISO 9001 para Sistemas de Gestión, Gobierno Corporativo y gestión de riesgos. Esta herramienta permite mejorar la comunicación entre la alta gerencia y el resto de los miembros o partes interesadas al mantener a todos en la misma página con un mínimo esfuerzo.