ISO 9001: mejores prácticas para la gestión documental
Gestión Documental
La norma 9001, la norma de referencia internacional para la implementación de un sistema de gestión de la calidad (SGC), registró una modificación en septiembre del 2015 otorgándole en la actualidad una nueva estructura que modifica, elimina y añade nuevos requisitos. En este artículo nos centraremos en tratar esas modificaciones desde la Gestión Documental.
Una de las partes que más se ha visto afectada por este cambio es el punto 4.2, gestión de documentos y registros, con importantes modificaciones. Ahora podemos encontrar este epígrafe en el punto 7.5 bajo el nombre de información documentada. Pero, ¿Cómo afecta esta modificación al desarrollo de la norma y qué aspectos clave hay que tener en cuenta? ¿Es tan importante la Gestión Documental para el buen desarrollo de la actividad de nuestra empresa?
Factores determinantes
El nuevo Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001:2015 tiene que incluir la información documentada por la noma ISO 9001, más la información documentada que la empresa determine cómo necesaria. Hay que tener en cuenta en este último punto que el volumen de dicha información puede variar de una empresa a otra. Factores como el tamaño de la empresa, el tipo de actividad que realiza, los procesos, productos y servicios, junto con la complejidad de los diferentes procesos y la competencia de las personas, serán determinantes.
Creación y Actualización
El siguiente punto al que hace referencia la nueva edición de la norma 9001 sería el relativo a la Creación y Actualización de la información documentada, por lo que debemos asegurarnos de que: se realice su identificación y descripción correctamente, el formato y los medios de soporte sean adecuados, y por último revisarla y aprobarla según la adecuación de la norma.
Protección y Disponibilidad
La nueva norma ISO 9001:2015 también pone especial atención al control de la información documentada. La empresa debe tener en cuenta que se encuentre disponible y pueda ser utilizada cuando y dónde se necesite. Y por supuesto, esté adecuadamente protegida. Para llevar a cabo este proceso la empresa tiene que tener en cuenta procesos como el de acceso, distribución, recuperación, utilización, almacenamiento, conservación de la legibilidad, cambios y disposición.
Para conservar de forma correcta esta información la empresa debe protegerlas frente a agentes externos no propiamente autorizados, y también podremos incluir dentro de estos ficheros toda la información documentada de origen externo que se califique como importante y necesaria. En tal caso solamente se tendrá que identificar de forma correcta según su procedencia. Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de clasificarla sería el acceso a la información, que implicaría tanto la consulta y/o modificación de la misma.
Conceptos destacados
Términos como procedimientos y registros quedan desestimados por la nomenclatura información documentada. Sí encontraremos los términos mantener y retener como parte de la documentación y el registro respectivamente. También dejará de ser obligatorio el manual de claridad aunque las empresas pueden seguir usándolo si así lo desean.
Según la norma, la información documentada es información que debe ser controlada y mantenida por la organización. No se especifica ni el formato ni el soporte, simplemente deben ser aptos y aprobados. Se establecen requisitos concretos sobre la gestión y el mantenimiento de dicha información, sin especificar su alcance. Esto depende del tipo, tamaño y complejidad de la empresa y sus procesos, como hemos citado al inicio del artículo.
En resumen, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
– Es necesaria la creación y actualización de información documentada relativa a la empresa.
– Debe estar disponible y adecuada para su uso.
– Suficientemente protegida.
– Determinar el sistema que mejor convenga para la empresa en temas como su distribución, acceso, recuperación y uso.
– Debe almacenarse y conservarse adecuadamente.
– Hay que llevar un control de cambios.
– Hay que determinar cómo retenerla y ver cuánto tiempo estará disponible.
– El volumen y la capacidad de la información documentada dependerá del tamaño y la idiosincrasia de la empresa.
La adopción de un sistema de calidad, como el que nos proponen las normas ISO (Internacional Organization for Standardization), es una decisión estratégica fundamental para el desarrollo de una empresa a cualquier nivel. Aún más lo es estar al tanto de sus modificaciones y en un constante perfeccionamiento de la misma.
Plataforma tecnológica para la mejora de la ISO 9001
La norma nos propone seguir el control de toda información calificada como importante dentro de nuestra empresa para su correcto funcionamiento y eficiencia de la Gestión Documental. Sin duda un punto a tener en cuenta en la búsqueda de la excelencia dentro de nuestra organización.
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