Auditoría remota de un SGC
La auditoría remota ISO 9001, además de brindar comodidad, reducir costos y ofrecer un alcance prácticamente ilimitado, se presenta como una solución a los desafíos de desplazamiento y distanciamiento surgidos como resultado de la emergencia sanitaria.
Las auditorías remotas
Las auditorías remotas son procesos de auditoría que se realizan en una empresa utilizando herramientas de tecnología de la información y comunicación (TIC). En este tipo de auditorías, no es necesario que el auditor esté presente físicamente en el lugar que se está auditando, dentro de la misma organización.
Para llevar a cabo las auditorías remotas de manera efectiva y garantizar los estándares de calidad, exigencia y objetividad propios de la auditoría, es necesario implementar una infraestructura TIC adecuada.
Sin embargo, las auditorías remotas no se limitan únicamente a herramientas TIC. A continuación, queremos brindar algunos consejos para llevar a cabo este tipo de trabajo, ya que implica diferentes etapas, como la planificación o preparación, la ejecución y la clausura y finalización del informe, sin dejar de lado la importancia de mantener la confidencialidad en todo momento.
Preparación de una auditoría remota
La preparación es fundamental para lograr resultados exitosos en una auditoría remota. Es importante que el auditor tenga previo conocimiento del auditado y reciba la documentación necesaria para prepararse adecuadamente. Esto puede incluir manuales de calidad, organigramas, manuales de procedimientos, políticas, entre otros.
Además, es crucial tener en cuenta el cumplimiento de los requisitos y regulaciones de privacidad de datos y tratamiento de la información, como el GDPR en Europa, tanto a nivel nacional como internacional.
El auditor también debe mantener una reunión previa con los auditados, o un grupo representativo de ellos, para explicar cómo funcionará la actividad en la práctica y la forma en que se compartirán los documentos, detallando la solución tecnológica que se utilizará.
Es imprescindible que el intercambio de documentos cumpla con las regulaciones locales y globales de privacidad de datos. Además, se debe garantizar el uso de tecnología eficaz y probada para llevar a cabo recorridos virtuales y videoconferencias.
Esto implica enviar las invitaciones a tiempo a todos los participantes para que puedan planificar su participación. Los recorridos virtuales son la mejor manera para que el auditor pueda simular la experiencia de una auditoría presencial, por lo que es necesario contar con las herramientas adecuadas.
En cuanto al tiempo, este deberá ser el necesario para realizar los recorridos virtuales por las instalaciones. No hay motivo válido para que una auditoría remota tome más tiempo del que se emplearía en una auditoría presencial.
Ejecución de una auditoría remota ISO 9001
Las auditorías remotas se pueden dividir en secciones según sea necesario, asignando un tiempo adecuado para que el auditado responda las preguntas del auditor, recopile y transmita los documentos requeridos, y permita al auditor tomar notas y realizar recomendaciones verbales.
Al igual que en una auditoría presencial, el auditor realizará una sesión de apertura en la que participen todos los auditados, utilizando la herramienta de videoconferencia acordada previamente.
El auditor puede solicitar un recorrido virtual por la planta o las instalaciones, durante o después de llevar a cabo las demás actividades propias de la auditoría. Es ideal que los documentos solicitados estén disponibles anticipadamente en la cuenta de correo electrónico designada para tal fin. Sin embargo, esto no exime al auditado de obtener y enviar otros documentos que el auditor considere necesarios durante el desarrollo de la auditoría.
Las preguntas, entrevistas o solicitudes especiales se pueden llevar a cabo a través de plataformas de chat o videoconferencia. Es posible que algunos documentos, muestras de productos u otro tipo de evidencia se deban enviar por correo físico una vez concluida la auditoría remota.
La clausura y finalización de una auditoría
Para la reunión de clausura, también se puede utilizar la misma herramienta de videoconferencia que se ha utilizado hasta el momento. Es crucial programar y comunicar esta actividad con suficiente antelación para asegurar la participación de las personas clave.
Es fundamental que tanto el equipo auditor como los auditados comprendan que la labor realizada tiene la misma importancia y el mismo alcance que una auditoría en persona. Si surge alguna inconformidad o duda, este es el momento adecuado para plantearla y asegurarse de que quede registrada en los informes que presentarán los auditores.
Los informes de auditoría detallan los puntos de la norma a los que se ha hecho referencia durante todo el proceso de auditoría.
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