ISO 9001: Procedimientos

Norma ISO 9001

ISO 9001 genera a veces una cantidad de documentación innecesaria en la organización que de algún modo hay que gestionar. La mayoría de las organizaciones creen que cuanta más documentación generen mejor cumplen con los requisitos de la norma ISO-9001.

Uno de estos documentos que se generan son los procedimientos, ISO 9001:2008 indica que la organización debe tener procedimientos documentados al menos para las siguientes actividades:

• Control de documentos.
• Control de registros.
• Auditoría interna.
• Control de productos no conformes.
• Acción correctiva.
• Acción preventiva.

Normalmente, una organización antes de implantar un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 ya cuenta con políticas o procedimientos para al menos controlar su documentación y asegurar que siempre se manejen versiones vigentes de los manuales técnicos y administrativos útiles para la organización. También suelen contar ya con procedimientos para controlar que sus productos se realizan tal y como se especificó en su planeamiento, y en caso de que no sea así, emprender las acciones necesarias para dar solución a los problemas detectados.

Entonces, ¿por qué si ya existen tales procedimientos los volvemos a escribir cuando implementamos un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001? ¿Por qué no los aplicamos simplemente y, si fuera necesario, los complementamos?

En el caso de que la empresa no tuviese estos procedimientos ya implantados debería hacerlo cuando desarrolle su Sistema de Gestión de la Calidad.

Al hablar de procedimientos, es importante tener en cuenta que puede que sean necesarios varios de ellos para documentar una sola actividad, o por lo contrario, que varios procedimientos sirvan para dar respuesta a varias actividades.

Entre la cantidad de documentos que genera el Sistema de Gestión de la Calidad, se encuentran los registros. Para que estos documentos no creen problemas adicionales, se debe tener en cuenta que un registro es la evidencia de que algo ocurrió.

Fíjense en el siguiente ejemplo. La evidencia que queda tras enviar el producto al cliente es la nota de remisión y la firma de recibido de la remisión. Es simple, no es necesario llevar este asunto a otros menesteres, un documento de uso cotidiano contiene un registro.

Todos los documentos, incluidos los registros, que constituyen el Sistema de Gestión de la Calidad ISO-9001 tienen que estar sometidos a un control. Este control no debe suponer un obstáculo para la organización ni para la fluidez de sus operaciones.

ISO 9001:2008 cita textualmente:

4.2.3. Control de documentos.

Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben ser controlados. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

• Aprobar la adecuación de documentos antes de su emisión.
• Revisar y actualizar los documentos en caso necesario y volver a aprobarlos.
• Garantizar que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.
• Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en su punto de uso.
• Garantizar que los documentos permanecen en todo momento legibles y fácilmente identificables.
• Asegurar que la documentación de origen externa que la organización considera como necesaria para ella está identificada y se controla su distribución.
• Prevenir el uso no intencionado de documentación obsoleta, para ello aplicar una adecuada identificación si es que se mantienen en la organización por alguna razón.

ISO9001 indica cosas de sentido común que, probablemente, la organización esté ya satisfaciendo mediante cualquier directriz de la misma.

No obstante si se da el caso de que la organización requiera de un procedimiento para controlar la documentación se podría expresar algo como lo siguiente:

En esta organización, los dueños de procesos y el gerente de área son responsables de definir qué tipos de documentos deben ser controlados debido a su impacto en la calidad del producto y la satisfacción de los clientes. Para ello estos responsables documentarán y llevarán a cabo las acciones esenciales para: y aquí se deberían citar todos los puntos anteriores.

No es necesario incluir más información que no aporta nada, con esto estamos simplificando información que tendremos que conservar y el trabajo para quien tenga que entender y ejecutar dicho procedimiento.

Si hemos podido leer el ISO/DIS 9001, último borrador publicado de la futura ISO 9001:2015 podemos comprobar que estos asuntos se han trasladado al capítulo 7, y referente al control de la información documentada, así es como esta nueva norma nombrará a la documentación, incluye:

Software para ISO 9001

En la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 siempre surgen obstáculos o problemas que la organización tendrá que solventar. Si usamos herramientas como el Software ISOTools estos problemas pueden evitarnos quebraderos que cabeza e incluso muchos de los costes que estos obstáculos implican.