ISO 9001 y la relación con los proveedores

Norma ISO 9001

ISO 9001:2015 está fundamentada en 7 principios de gestión de la calidad, siendo uno de ellos la gestión de relaciones. La gestión de las relaciones con las partes interesadas, como por ejemplo con los proveedores, logran el éxito sostenido de una organización.

En una organización cualquiera la relación que tiene con el proveedor es uno de los aspectos más importantes. Es esencial establecer una buena comunicación en toda la cadena de suministro de la organización, es algo verdaderamente necesario ya que tendrá repercusión directa en el producto o servicio que ofrezcan al cliente y en la relación con los mismos.

No todos los proveedores son igual de relevantes para una organización, es decir no inciden igualmente en el producto o servicio final. Por tanto existen diferencias en cuanto al impacto que pueden tener en la organización. Esto no quiere decir que la organización deba ser menos exigente con unos y más con otros, aunque siempre ejercerá un mayor control sobre los que actúan como subcontratistas. Todo dependerá del producto o servicio que una organización ofrece.

ISO 9001:2015 establece en su apartado 8.4 “Control de los productos y servicios suministrados externamente” que se deben tener en cuenta estos aspectos y a su vez atiende a elementos como el tipo y alcance del control de la provisión externa y la información que se les debe suministrar a los proveedores externos.

La norma habla de organizaciones ajenas que realizan productos o prestan servicios en el nombre de otra, es decir de subcontratación. Lo que hace ISO 9001:2015 en definitiva es ampliar el concepto de proveedores respecto a ISO 9001:2008.

Una buena gestión de proveedores radica sobre todo en una buena planificación y comunicación con todos ellos. Existen otros factores que intervienen aunque son menos destacables.

Planificación y comunicación con los proveedores

Respecto a la planificación de los proveedores es fundamental estar al tanto de la capacidad productiva de los mismos y constituir un plan de entregas adecuado.

Por ejemplo, si la organización no sabe cuántas piezas puede ofrecerle un proveedor por unidad de tiempo o cuantas horas de trabajo le puede dedicar, ésta puede llegar a saturar su capacidad productiva, corriendo el riesgo de que el proveedor no le pueda enviar a tiempo la partida prometida. Esto conlleva a que la organización tenga que aplazar sus procesos y vea perjudicada la entrega al cliente final.

En lo relativo a la comunicación lo ideal es tener un feed-back lo más limpio y transparente posible. La organización debe crear un canal para informar a los proveedores sobre los indicadores y parámetros más relevantes de este proceso.

De la unión y combinación de planificación y comunicación surge la necesidad de concretar la fecha para la que se necesita los productos o los servicios de cada uno de los proveedores de una organización.

Haciendo esto, tanto organización como proveedor podrán están informados sobre indicadores tales como:

Tasa de servicio.

Corresponde a la cantidad de piezas que son entregadas a tiempo o al porcentaje del servicio que se ha acabado en el plazo acordado.

El intercambio de información debe ser de forma periódica, debe indicar al proveedor qué número de artículos tiene pendientes, qué está ya entregado y los plazos que se acordaron.

Puede bastar con un registro en una base de datos simple en el que se comunique la información detallada, no hay que dedicar muchos recursos. Esta práctica ayuda a que la tasa de servicio adquiera valores optimistas y le evitará a la organización malos entendidos que desemboquen en pedidos no recibidos.

Tasa de rechazo.

Este indicador mide el número de piezas entregados por los proveedores de una organización y que no cumplen con las especificaciones o requisitos que se habían establecido.

Los proveedores deben ser conocedores de la tasa de rechazo que está percibiendo la organización y los motivos que llevan al rechazo de sus productos. Puede que el proveedor esté pasando por alto aspectos que no considera importantes y que en realidad son claves para la organización.

Son indicadores que podrá fijar cada organización según le sea conveniente.

En definitiva, si una organización no tiene una buena comunicación con sus proveedores podrá caer en no conformidades de sus productos o servicios que van a afectar al cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.

Por el contrario, si todo esto se realiza adecuadamente, además del cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO-9001, la organización obtendrá ventajas como:

Reducir costes.
Mejorar la tasa de servicio.
Disminuir la tasa de rechazo.
Fortalecer la alianza entre el proveedor y el cliente.
Reducir los plazos de producción.

Software para ISO 9001

Existen herramientas como el Software ISOTools que están diseñadas para llevar el Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 de una organización a lograr resultados excelentes. Este software se desarrolla en un entorno web con el objetivo de dar cumplimiento a cada uno de los requisitos de las diferentes normas ISO, facilitando su implementación, mantenimiento y mejora continua.

Recibe Nuestra Newsletter