Nueva ISO 9001 versión 2015 y la información documentada
Nueva ISO 9001 versión 2015
El borrador de la Nueva ISO 9001:2015 trae algunas modificaciones sobre lo que próximamente se llamará información documentada.
Los términos que vienen apareciendo en la vigente ISO 9001:2008 son “documento” y “registro”, y serán sustituidos con la aprobación de la Nueva ISO 9001-2015, por “Información documentada”.
El borrador define, en su apartado de términos y definiciones, la información documentada como la información requerida para controlar y salvaguardar algo de una organización.
Añade que la información documentada puede estar en soportada en cualquier formato y proceder de cualquier fuente.
Esta información puede referirse a:
- El sistema de gestión, incluyendo procesos
- Información creada con el fin de que la organización funcione correctamente.
- Evidencias de los resultados obtenidos.
Si seguimos leyendo el borrador de la Nueva ISO 9001 2015, veremos que deberá aparecer como información documentada:
- La política de calidad.
- Los objetivos de calidad.
- Pruebas de aptitud del uso de dispositivos de seguimiento y medición.
- Pruebas de las competencias personales.
- La confianza en los procesos operativos.
- La revisión de los requisitos de bienes y servicios.
- Información sobre proveedores externos, para monitorear su desempeño.
- Información sobre los procesos de desarrollo y la producción y prestación de bienes y servicios.
- Resultados del control de los cambios.
- Evidencias de los resultados.
- Evidencias de la implementación del programa de auditoría, de la auditoría y de sus resultados.
- Resultados de la revisión por la dirección.
- No conformidades y resultados de acciones correctivas.
La cláusula 7.5 recoge los aspectos relevantes de la información documentada, contiene tres sub apartados que dicen lo siguiente:
7.5.1 Generalidades.
El sistema de gestión de la calidad de una organización debe incluir:
- Información documentada requerida por la norma.
- Información documentada que la organización determine necesaria para la efectividad del sistema.
7.5.2 Creación y actualización.
Al crear y actualizar la información documentada de la organización debe ser apropiado:
- La identificación y descripción (título, fecha, autor…).
- Formato y los medios de divulgación.
- Revisión y aprobación de la idoneidad y suficiencia.
7.5.3 Control de la información documentada.
La información documentada, tanto la requerida por el sistema como la que determine la organización, deberá controlarse para asegurar que está disponible para usarla donde y cuando sea necesario, y que está protegida adecuadamente.
Para el control de esta información, el borrador de la Nueva ISO 9001:2015 propone que la organización responda a:
- La distribución, acceso, recuperación y uso.
- El almacenamiento y conservación.
- El control de los cambios.
- La retención y disposición.
ISOTools dispone de un módulo llamado gestor documental, el cual facilitará a la organización el control y mantenimiento de toda la información documentada que requiera su sistema de gestión de la calidad.
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