¿Cuáles son las etapas del proceso de transición de la norma ISO 9001?
ISO 9001
Si nos basamos en la guía ID9 que ha sido publicada en enero de 2015 por la IAF, podemos considerar las siguientes etapas claves para la transición de ISO 9001:
Las empresas certificadas pueden comenzar a preparase basándose en el borrador de la norma ISO 9001 que tenían disponible en ese momento. No obstante, se recomendó no llevar a cabo acciones significativas durante esta etapa ya que el DIS no era definitivo y podía tener muchos cambios en siguientes borradores.
Después de la publicación final de la norma ISO 9001, el Organismo de Certificación puede capacitar a sus auditores y comenzar a realizar las auditorías de transición.
El Organismo de Certificación no puede conceder ninguna certificación hasta que se encuentre acreditado para tal fin. Esta acreditación solo se puede otorgar después de que la norma sea publicada, lo que se esperaba para octubre de 2015 y que finalmente se produjo en septiembre de 2015. Por lo tanto antes de esa fecha era imposible conceder ningún certificado basado en la norma ISO 9001 2015.
Tres años después de que se publique la norma ISO 9001 2015, la antigua versión dejará de reconocerse y todos los certificados acreditados según dicha norma serán invalidados y anulados. En efecto, todas las certificaciones basada en la ISO 9001 2008 emitidas después de la publicación de la norma revisada expirarán en el mes de septiembre de 2018. Una empresa certificada bajo la ISO 9001 2008 perderá su certificación y debe comenzar un nuevo ciclo de certificación.
¿Quién define el proceso de transición?
La definición de un proceso de transición supone la implicación de cinco organizaciones en entes orden:
- ISO (Organización Internacional de Normalización)
- IAF (Foro Internacional de Acreditación)
- El Organismo de Acreditación
- El Organismo de Certificación
- La Organización Certificada
ISO (Organización Internacional de Normalización)
ISO define cuatro claves para que las normas sean revisadas:
- Publicación del borrador final de la norma ISO 9001, siendo un documento estable que permite que las empresas inicien los preparativos, se debe formar a los auditores y realizar auditorías de certificación.
- La publicación de la norma ISO 9001 2015, con la que se pueden emitir nuevos certificados.
- Retirar la versión anterior de la norma ISO 9001, desde la fecha de publicación las empresas se podrán seguir certificando bajo la versión antigua de la norma hasta marzo de 2017.
- Invalidez de la norma ISO 9001 2008, todos los certificados que existen pueden hacer referencia a antigua norma que dejara de ser válida tres años después. Todos los certificados bajo la ISO 9001 2008 serán cancelando una vez haya transcurrido el tiempo destinado a realizar la transición.
IAF (Foro Internacional de Acreditación)
La IAF ha publicado un documento orientativo para realizar la transición.
Se trata de un conjunto de instrucciones y recomendaciones que se pueden aplicar a los Organismos de Acreditación y a los Organismos de Certificación. Su alcance es muy amplio y de alto nivel, además proporciona más orientación que detalles.
El documento es orientativo y proporciona un marco que abarca todo el proceso de transición para una empresa certificada, el proceso de transición para los Organismos de Certificación, el proceso de transición parar los Organismos de Acreditación, además de la cronología facilitada por ISO.
Incluso a este alto nivel, algunas instrucciones pueden ser muy prescriptivas, como un requisito del Organismo de Certificación que ha sido acreditado para poder emitir el certificado según la nueva ISO 9001 2015.
El Organismo de Acreditación
El Organismo de Acreditación amplia todas las orientaciones de IAF para definir los requisitos específicos de los Organismos de Certificación acreditados. Dado que cada Organismo de Acreditación es independiente, al igual que los requisitos adicionales, que se basa en las propias prioridades actuales. No obstante, para los miembros de la IAF, los procesos y los requisitos deben ser muy similares.
El Organismo de Certificación
El Organismo de Certificación integra todos los requisitos y las orientaciones de ISO, IAF y el Organismo de Acreditación para definir el proceso de transición y las opciones que proporciona a las Organizaciones Acreditadas.
Desde ese momento, la calidad del proceso de transición se pone a disposición de las organizaciones certificadas, y dependerá de su pericia y experiencia para gestionar las transiciones de las normas ISO.
La Organización Certificada
La Organización Certificada trabaja con el Organismo de Certificación para realizar la mejora estrategia posible a la hora de realizar la transición. Se debe tener en cuenta que no todos los organismos de certificación pueden ofrecer todas las posibilidades de transición y toda la flexibilidad, puesto que no pueden tener la capacidad de gestionarlo de una manera apropiada.
Software ISO 9001
Para controlar este y otros aspectos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 una solución más que apreciable sería la automatización del mismo. Existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que realizan este trabajo de automatización, aportando beneficios como resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, impacto positivo en calidad, facilidad en la toma de decisiones, gestión del conocimiento o el ahorro de tiempos y costes.
